疾病預防控制機構專業技術人員業務檔案管理工作的難點與對策

鐘宇權

（新疆維吾爾自治區博州精河縣疾病預防控制中心，新疆 博爾塔拉蒙古自治州 833300）

疾病預防控制機構是屬于公益性的事業單位，這其中主要以技術人員作為基礎，那么對于技術人員的業務檔案管理也就是在對日常的疾病預防工作當中形成的一種信息資源，能夠真實的反映出他們的工作能力與技術水平。而檔案的管理不僅可以幫助疾病控制機構選出優秀的技術人員，而且也是促進機構自身發展的重要基礎，所以有著至關重要的作用。

1 專業技術人員業務檔案管理工作的概述

1）專業技術人員業務檔案管理工作的內涵。專業技術人員的業務檔案屬于人事檔案的一種它是還有一個作用就是能夠作為技術人員參與工作或者是活動的材料，主要保管的信息有：術人員的個人情況、學歷學位、執業證書以及招聘書等等，這些信息都是檢驗技術人員能力的關鍵，而且無論是他們在崗任職還是日后離崗，都會有相關的記錄。開展這項工作能夠最大化的證明技術人員專業素養，然后對他們的能力有一個全面的認知，有利于日后的培訓工作，而且對于疾病預防控制機構的可持續發展也有著決定性的作用。

2）專業技術人員業務管理工作的特點。疾病預防和管理的技術人員他們的檔案必須要具備真實和保密原則，與其它檔案不同的地方是工作上由他們擅長和研究的具體方向，這些材料經過搜集和分類，可以幫助防疫部門在人力資源的調配上提供理論依據，而且也有利于開展一些預防工作。再者是對于工作效率方面，通過業務檔案可以讓這些專業技術人員協調在一起，就比方說負責某一個疾病研究的幾個技術人員結合到一起進行研發，這樣可以整體的提高疾病部門的工作效率，然后更有效的為人民服務[1]。

2 疾病預防控制機構專業技術人員檔案管理工作的重難點

1）人員管理制度不完善。疾病預防管理部門當中的工作十分繁雜，包括預防、檔案管理、科研以及衛生等部門，他們之間是互相滲透且融合的，而且每一個部門之間都需要技術人員作為支撐，再加上工作當中每一個環節有可能需要調撥其它方向的技術人員，這些都需要業務檔案作為支持。雖然說我國大部分疾病預防管理部門在檔案管理上也建立了相關的制度，但是并不完善，而且很多部門中還是依靠著人工對檔案信息進行搜集、整理以及傳送，這樣不僅會消耗大量的人力，而且還容易出現資料丟失的情況。在實際的工作當中，沒有把檔案進行科學的歸檔，而是通過紙質版隨意擺放，不留有專業的管理人員進行整理，在查閱的時候十分復雜，比方說某個技術人員要晉升需要去調檔案審查，就需要耗費很大的功夫，十分不方便。

2）檔案搜集不科學。檔案的搜集在疾病預防管理部門當中很重要，因為這牽扯到專業技術人員的各種信息和調動，主要有三個部分影響。第一個是因為在資料搜集的時候內容比較多，而且每年的考核也會增加材料，再加上這些技術人員的科研與貢獻，這些都需要有效的進行記錄并搜集，那么就為工作增加了很大的困難。第二個是很多檔案管理人員都是由部門里比較閑置且年齡較大的工作人員擔任，他們的目的就是混日子，工作并不積極，這樣就會導致檔案的搜集效率十分低下。第三個是檔案管理條件不完善，檔案一般都是紙質版的，在保管的時候會受到環境的影響，而且在搜集或者查找文件的時候都會出現變動，這樣一來管理的不合理就很容易出現檔案的丟失情況出現。

3）檔案利用效率低。要想將專業技術人員用到刀刃上，那么他們的專業能力必須要了如指掌，這就凸顯出了檔案管理的重要性，應當不斷的對檔案管理進行優化并引進先進的技術水平才能實現高效的管理和利用。但是紙質版的檔案無論是保管、搜集還是查找都十分不方便，這樣就會導致檔案的利用效率低下[2]。

3 專業技術人員業務檔案管理工作的對策分析

1）完善信息搜集制度。對于檔案信息的搜集制度應當從四個方面注意：第一是要遵從人力資源管理的原則，在進行檔案搜集的時候有嚴格的制度，并把搜集的時間和地點都記錄在冊，然后明確每一位專業技術人員的能力和所屬部門，這樣就可以為日后的分工打下良好的基礎，而且也能有效的利用其中的信息。第二是需要大力的宣傳對專業技術人員業務檔案的管理，使他們都能認識到這一工作的重要性在，這樣在檔案搜集的時候就會受到積極配合，然后提高檔案的真實性和有效性。第三個是在日常的搜集工作中需要把專業技術人員的個人簡歷全面的記錄，如果中途出現了一些變化，也應當及時的補充，并做好記錄。第四個是疾病預防管理部門應當明確自身的工作方向，在搜集檔案的時候也要以工作為中心，具體到每一位專業技術人員的職能，并把檔案管理的質量也融入到年終考核當中，以此來促進管理人員的工作積極性。

2）建立科學的管理機制。在建立檔案管理部門的時候需要制定科學的管理體系，比方說技術人員的排序上可以按照姓氏，也可以按照姓氏開頭的字母，這樣有利于日后的人員查找。但是為了避免有一些技術人員在資料上有相同之處，需要把他們的家庭、學歷以及資格證書都記錄上，便于日后的區分。在分類排序完成后，就要著手于這些檔案的存放，應當按照保管錄入的時間為主，將其利用計算機技術儲存到電腦當中并排序，為了安全起見同時也要把紙質版的檔案封存，并由專門的檔案管理人員進行保存、查找以及調取。如果專業技術人員調轉部門或者離職，為了避免出現空擋的情況應當及時的更新[3]。

3）積極引進信息技術。現如今信息化技術逐漸普及并在各領域當中受到廣泛的利用，它其中的一些功能對于疾病預防控制部門的業務檔案管理來講有著很重要的利用價值。因為過去傳統紙質版的檔案管理不僅需要耗費人力物力以及財力，而且管理的效率也較低。因此，在引進現代化管理手段以后，就能夠建立電子檔案，這樣一來檔案錄入就直接打字或者是口錄局可以。更改的時候通過搜索引擎直接搜索并在計算機上更改，租后查找也十分的方面。而且利用計算機進行檔案工作依然要保持著人力資源管理的方式，對于專業技術人員的檔案管理工作者應當及時的培訓，內容是他們的工作能力、計算機操作能力以及綜合素養，這樣能夠為高效的檔案管理奠定基礎。而且企業的內部也應當建立有關檔案的平臺，各部門在調取技術人員的檔案時直接向檔案管理人員發起申請，獲得同意以后即可查看或者調取。而且還有一種方法就是為了滿足于各部門總管在檔案管理調取上的方便，可以設置許可證，也就是獲得許可證的領導可以隨時查看檔案，但是無權更改，這樣一來在技術的支持下就能夠促進檔案管理工作的質量提升[4]。

4 總結

綜上所述，疾病預防管理部門的工作是直接服務于大眾的，為了提高工作的效率內部的專業技術人員業務檔案管理這一部門是重中之重，只有不斷的進行優化并建立嚴格的監管機制才能促進其有效運行，并提高疾病預防管理部門的服務質量。