企業檔案重建的實踐與思考

李靈芝 王 瀚 王 旭

（江蘇油田礦業開發有限公司，江蘇 揚州 225100）

1 檔案現狀及存在問題

1）檔案管理工作的現狀。由于歷史的原因，筆者所在單位的檔案管理存在許多問題，諸如管理無標準，檔案無歸屬，管理無專人的現狀。（1）管理無專人。由于歷史的原因和企業面臨的用人緊張狀況，公司一直沒有專職檔案負責人。各級單位都是兼職負責，一直缺乏專業的檔案管理者。隨著企業管理的高要求，檔案管理的上臺階，進一步挖潛檔案的利用價值等，原有的檔案管理模式已經不能滿足企業管理的需要。（2）管理無標準。公司沒有統一的檔案管理標準。規章制度不完善及相應管理機構不健全。（3）檔案無歸屬。即檔案沒有統一的歸屬管理地點。零散分布在多處。2015-2016年文件雜亂堆放在庫房，2017年以來文件沒收集。

2）檔案管理工作存在問題：由于檔案管理存在以上所述的種種弊端，造成了現實中的諸多問題。（1）管理缺乏，檔案情況不明。因公司未設專人管理檔案，各級單位也沒人負責。工作沒有正規交接，2001年以前的文書檔案既沒有目錄也沒有數量。其中還有41個柜子的改制企業會計檔案，沒有清單，沒有交接手續等等系列問題（2）檔案缺失，影響工作開展。比如基建檔案不但推放在幾處，還缺失嚴重。2019年11月，天然氣加氣站項目后續建設的時候，以前的圖紙，規劃等資料沒存檔，項目建設管理人員，多人多次來查找，費時費力，還無所獲，再去聯系以前的設計單位，直接影響項目進度。在今年企業依法合規經營要求油田房屋都要辦理或變更不動產權證的工作中，有多棟房產因建設資料缺失，無法辦理權證，為企業留下隱患。（3）管理難度大，利用難度大。由于存在上述客觀狀況，公司檔案管理難度非常大，檔案的利用價值也大打折扣，利用效率也非常低。

2 解決方案及實施措施

2.1 專人負責

筆者有幸負責檔案的重建整合、管理工作。檔案有哪些種類？工作從何入手呢？要解決這些問題，發現應該突擊學習檔案知識。這時剛巧上級部門舉辦為期兩天的檔案培訓，向老師咨詢拷貝了檔案相關管理文件，發現涉及的標準規范及制度規定從國家到行業再到油田共有134個，并且大部分內容都多達幾十頁。檔案術語138個[1]，每個術語對應的工作，操作規范等，業務性很強，極度需要經驗。通過突擊學習、參加培訓、自學摸索等方式，在公司管理者的支持下，經過一年多的努力，建章立制，狠抓落實，著重從“收，管，用”三個方面下手，取得了理想的效果。

2.2 理念落實

建章立制，落實制度。把各科室的檔案工作統一歸口檔案室，列入年度工作考核內容。

2.3 專業管理

經過縝密考察，采取了以下六個環節的重建整合措施，

1）收集（歸檔）。先深入理解企業檔案的定義和意義，然后有針對性的統籌分析公司各部門開展各項業務和工作中形成的資料種類及價值辨識，確定了四個“W”方法收集，即“What”——收什么、“Who”——誰來收、“Whom”——向誰收、“When”——何時收。2019年以來共收集九大類10052件。

2）整理。這部分工作是檔案管理最主要的業務量，工作量非常龐大，內容繁雜，涉及整理標準多[2]。傾力完成了2015-2019年文書類和維修2356件檔案的初步整理。并且邊整理邊摸索思考完善管理的方案。為檔案管理水平的持續提高形成良性循環。

3）保管。所有檔案庫房，配備了二氧化碳滅火器、防蟲皂、溫度計、濕度計等等[3]。根據會計憑證檔案的現狀，設計購進會計檔案柜，完善了會計檔案的保管，重點檔案實現特殊保護。

4）統計。查清了歷年文書檔案數量，完成了全部文書檔案的統計，累計完成卷數1070卷，件數9874件。相當于對原存檔案進行了一次盤庫。后續隨時歸檔隨時做好統計。

5）利用。初步將歸檔資料全部實現了快速檢索、借閱登記。主要是職能部門、體系內審、審計等時的查閱，行使依法合規經營及經營風險管憑證作用。經過檔案的重建與加強管理，檔案查閱從2016年的16人次增長到2020年的262人次利用率顯著提高。

6）鑒定。公司初步擬定了成立鑒定小組。基于對檔案庫存的清查，分析各類檔案的后續價值，結合檔案保存期限標準甄別鑒定預銷毀檔案等[4]。

3 取得成效及下步建議

3.1 檔案管理的成效

1）制定了本單位完善的檔案管理制度。實行了檔案管理的標準化、制度化。從建章立制到責任落實等等，將檔案管理上升到企業管理高度。

2）重建了一套完整的檔案管理體系。包括正規的檔案室，檔案的“收、管、用”細則等等。實現了從無到有的管理制度，從零到整的管理細則，從無序到規范的歸檔模板。做了大量艱苦細致的工作，取得了有效的檔案管理成果，發掘了檔案的有效價值。

3.2 檔案管理的建議

1）樹立全員的歷史觀和檔案意識。檔案管理不是某一個部門、某一個人的事，檔案工作的歷史觀、意識觀，需要繼續加強和普及。全員意識是成功進行檔案管理的基石。

2）健全檔案管理網格。從公司管理層面提高檔案管理意識，建議成立由公司副總掛職小組長、下屬各級單位分級負責的檔案管理網絡。利于考核工作及源頭負責制的落實。

3）檔案管理工作的挖潛和細化。繼續落實制度化。包括制訂檔案收集原則、界定歸檔范圍、確定歸檔時間、明確歸檔要求、控制歸檔措施五大塊的制度化控制。一是堅持收集原則：（1）堅持“誰形成、誰整理、誰歸檔”原則。（2）堅持“應收盡收、應歸盡歸”原則。為適應依法治企及信息資源風險防范的要求，公司全業務范圍內有價值的，要收盡收全。二是界定歸檔范圍：（1）有查考和利用價值的文件材料。2）公司內部形成的各類紅頭文件、白頭文件。包括會議記錄、合同（協議）、總結、報表、公司登記年檢材料、權證等。三是確定歸檔時間：（1）管理類文件（文書檔案），次年4月30日前。（2）基建維修類項目，竣工1個月內，重點工程項目按中石化建設工程檔案管理規范執行。（3）科技項目檔案，項目驗收或評定后一個月內。（4）重要事件，隨時歸檔。四是明確歸檔要求：（1）完整：包括文件材料收集要全面；項目、內容、過程要全面。（2）準確：文件材料是實際的真實反映。如圖物相符；電子文件與紙質文件一致。（3）有效：歸檔文件要符合規程要求。如簽署、蓋章完備性、最終版。（4）原件。歸檔文件不得隨意更改替換。不建議從專業系統里的掃描件或照片下載歸檔。（5）歸檔文件應有利于長久保存、圖文字跡清晰。五是控制歸檔措施：將檔案工作“四納入”，實現可追溯性。各職能部門將文件材料歸檔納入部門工作計劃，納入領導工作議程，納入相關崗位職責、納入業務考核。

4）建立大數據檔案信息管理的可能性。隨著大數據時代的來臨，企業的發展決策越來越依托于數據，目前筆者正在做一個大膽的構思，如果以檔案為突破口，建立健全電子檔案系統并能有機整合目前的ERP、EPBP、內控系統、合同系統等等，實現一個總出口，使檔案成為企業的有效數據中心，不僅僅實現了檔案管理的自動化、精確化，而且可以有效提高工作效率，并且將為管理層決策、業務部門數據利用等提供更便利、更快捷、全方位數據支持。