事業單位檔案管理規范化措施探究

辛國芳

（鄒平市婦幼保健院，山東 鄒平 256200）

近年來，在社會經濟穩步發展的背景下，我國各大事業單位呈現了快速的發展態勢。與此同時，隨著事業單位工作的深入，所產生的檔案信息資料越來越多，如果依舊采取傳統的紙質檔案管理模式，則難以起到高效的管理效果，也不利于檔案管理規范化的實現。因此，為了提升事業單位檔案管理規范化水平，首先應該規范檔案管理工作，然后引進現代化管理理念及技術，進一步推動檔案管理規范化、信息化、制度化發展[1]。由此可見，本文圍繞“事業單位檔案管理規范化措施”進行分析研究具備一定的價值意義。

1 事業單位檔案管理中存在的問題分析

1）檔案管理工作重視程度有待提高。部分事業單位并沒有正確認識到檔案管理的重要性，認為檔案管理不屬于中心工作范疇，在這方面無需投入過多的人力、資金及物資，這導致檔案管理模式革新受阻。在領導層不重視的情況下，檔案管理制度不完善，檔案管理工作流于形式化，檔案管理人員在工作過程中，存在明顯的敷衍現象，對檔案管理的重視度不足，責任心缺失，影響到檔案管理工作水平。

2）檔案管理方法滯后。在傳統的事業單位檔案管理工作模式中，大部分資料為紙質文件，無法長期儲存，易霉變，被蟲鼠啃噬，導致信息丟失，而且，大量紙質文件累積，不便整理，查找資料也極為困難，整體管理水平較低，檔案資料無法得到有效利用。當前，大部分事業單位步入信息化管理階段，但是由于財政投入有限，檔案信息化管理設施不齊全，部分設備過于陳舊，硬件設施、軟件系統相較落后，網絡系統存在諸多安全隱患，影響到檔案整理、分類、儲存、開發工作效率，檔案資料不齊全，更新速度慢，無法發揮應有的指導價值[2]。

3）檔案管理人員業務水平有待提高。隨著各事業單位檔案文件的不斷累積，檔案管理工作量會越來越大，如果采用傳統的人工管理方式，工作效率低下，且對于檔案信息的利用率也比較低，所以，信息化建設是目前各大事業單位檔案管理工作發展的必然方向。此外，當前部分事業單位的檔案工作人員大多由辦公室工作人員兼職，缺乏信息化檔案管理意識、知識和技術，無法勝任檔案信息化管理工作，阻礙了檔案信息化建設的進程。

2 事業單位檔案管理規范化措施分析

1）充分重視檔案管理，完善檔案管理制度。檔案是實驗單位工作過程的見證，領導層必須正確認識到其價值，充分重視檔案工作，增加資金投入，按照規范建設檔案室，檔案室必須滿足防盜、防火、防塵、防潮、防霉、避光、防有害生物、防污染等安全標準，將業務活動中所積累的資料，及時歸檔，按照日期、模塊分類存檔，設置編碼，統一管理。同時，建立健全相關管理制度，依照《檔案法》、《檔案資料管理保密規定》、《檔案查閱利用制度》、《檔案設備維護使用制度》及《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等文件指示，制定符合事業單位現狀及未來發展的檔案管理制度，規范檔案工作的具體流程及執行方案，進一步起到提升事業單位檔案管理工作水平的作用。

2）引進信息技術，構建檔案管理信息平臺。在事業單位檔案工作中，應該與時俱進，引進現代化檔案管理理念、手段、方式、方法，創新檔案管理模式。在檔案管理信息化建設過程中，相關事業單位通過引入適合自身檔案管理需求的數據模式，再根據財政預算，采購相關信息設備，比如說計算機、打印機、掃描儀、攝影機、專用微機等，創造合適的電子檔案儲存環境，構建檔案管理信息平臺，明確檔案信息化管理要求，全面提升了檔案管理服務水平。同時，為保障信息安全，應選擇安全系數高的硬盤、移動硬盤、光盤、磁盤等存儲介質，同時，完善權限設置，合理定義不同功能模塊的操作權限，對系統數據展開分層管理，同時，設定賬戶權限等級，數據庫管理人員可瀏覽后臺數據，具有數據編輯、管理權限，其余用戶只能查詢權限內的檔案信息。此外，還應該完善數據平臺防御機制，定期優化、升級系統，安裝防火墻、殺毒軟件、IT監控軟件等[3]，以防信息泄露、數據丟失或被篡改。

3）優化檔案服務體系，提升信息利用率。檔案的建設與管理，是為了更好地利用，相關事業單位應該利用現有平臺，為單位內部及相關部門提供檔案查閱服務。如若想要查閱檔案原件，必須辦理查閱手續，填寫《檔案查閱申請表》，經相關部門負責人批準，在指定位置，有檔案管理人員在場的情況下，查閱檔案，查閱者不得私自復制、涂改、拍照、劃線、損毀、調換文件，一經發現必將嚴懲[4]。與此同時，信息化背景下，事業單位檔案利用迎來新的契機，在檔案管理信息化建設的形勢下，檔案資料可實現實時開放共享，單位內部的工作人員，可以直接進入局域網，查閱日常工作所需參考的文件資料，單位外有需求的人，可以登錄相關事業單位所屬的官方網站上，進入相關目錄，登陸其檔案信息平臺，檢索、閱讀權限范圍內的檔案資料，這樣有效簡化了檔案利用的流程，便利了人民群眾，讓事業單位能夠充分發揮維護區域和諧穩定的職能。

4）完善檔案管理機構設置，提升工作人員業務水平。檔案管理工作政策性、原則性極強，管理人員必須具備極強的政治責任心，具備嚴格的政治紀律意識，對待工作認真負責，對待客戶友善和藹，主動為人們服務。相關事業單位應該完善檔案管理機構設置，配備在業務素質、政治素質上合格的檔案工作人員，推動檔案工作的落實。而且，檔案信息化建設，對于檔案管理人員專業水平提出了不一樣的要求，為了讓相關崗位上的工作人員，能夠勝任檔案信息化管理工作，單位應該引進在專業素質、信息素質上達標的優秀人才，完善人力資源管理，做好崗位培訓、在崗繼續教育等工作，定期組織人員參加業內培訓及學術交流會，讓檔案管理人員學習計算機技術、數字化技術、云計算技術等相關軟件、硬件設施的使用，不斷更新檔案管理人員的知識庫與技能庫，確保其能夠掌握當前檔案信息化管理工作中所用的技術軟件及設施。此外，還需要強化網絡安全教育，提升檔案管理人員網絡安全防范意識，進一步保障電子檔案儲存、利用的安 全性[5]。

3 結語

綜上所述，在事業單位發展過程中，會積累大量的各種類型的檔案資料，隨著時間的推移，文件資料不斷累積，數據規模逐步擴大，數量及種類增加，采取傳統的事業單位檔案管理模式，儲存容量有限，管理效率低下，信息查閱困難。隨著計算機、互聯網的發展、普及，事業單位檔案管理信息化建設進程逐步推進，大量紙質檔案轉化為電子檔案，事業單位應健全檔案信息化管理制度，規范檔案管理工作，進一步全面提升檔案管理及服務水平。