做好紙質(zhì)文字檔案管理工作探討

馬曉蓉

（四川省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局地質(zhì)礦產(chǎn)科學(xué)研究所，四川 成都 610081）

信息技術(shù)時代，電子檔案管理已成大勢所趨，但目前的檔案管理工作仍處于紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的階段，電子檔案還不能完全取代紙質(zhì)檔案的存在和使用，且紙質(zhì)檔案自身的獨(dú)特優(yōu)勢使其在檔案管理過程中的重要性不容忽視，因此，如何在檔案信息化管理進(jìn)程中進(jìn)一步發(fā)揮紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢，對制定科學(xué)的地質(zhì)檔案管理對策與措施、提高與優(yōu)化地質(zhì)檔案信息化管理建設(shè)具有非常重要的指導(dǎo)意義。

1 紙質(zhì)檔案綜述

1）紙質(zhì)檔案的概念。紙質(zhì)檔案通常指以紙張作為載體的檔案，如公文圖紙、信札、電報、戶籍、賬冊、契約、證書、書稿、日記、筆記、家譜等的原本和原稿，以文字形式記錄的即為紙質(zhì)文字檔案。

2）地質(zhì)檔案。地質(zhì)檔案通常為地質(zhì)礦產(chǎn)勘探過程中通過勘測與排查取得和形成的關(guān)于勘測地的原始地質(zhì)資料、成果地質(zhì)資料及信息載體，是在礦產(chǎn)地質(zhì)勘查工作中不可或缺的重要基礎(chǔ)資料，這些資料形成于礦產(chǎn)勘測過程中，反映了勘查規(guī)律、發(fā)現(xiàn)過程、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、取得的成就及地質(zhì)工作的全貌，為日后的礦產(chǎn)地質(zhì)勘查提供了重要的參考作用。

3）紙質(zhì)檔案的重要性。紙質(zhì)檔案是用紙和筆所記錄的信息，具有很大的穩(wěn)定性，因?yàn)榧堎|(zhì)文字檔案所記錄的信息與紙張這一載體是不可分離、相互依附的，能夠?qū)⑿畔⑴c載體有效地結(jié)合在一起，不易被篡改，且紙質(zhì)檔案在專業(yè)人員的保管下能夠保存較長時間，不會輕易被破壞。因此，紙質(zhì)檔案從產(chǎn)生至今已存在兩千多年，且因上述的不可替代的優(yōu)勢，也將在目前的信息化檔案管理中仍舊占有一席之地。

2 紙質(zhì)檔案與電子檔案的區(qū)別

1）收集方式。紙質(zhì)檔案是對已經(jīng)存在的紙質(zhì)文件按時間、用途、類型等進(jìn)行分類和組卷、進(jìn)行編號和系統(tǒng)化的整理，而電子檔案則是通過計(jì)算機(jī)的磁盤對各類電子文件進(jìn)行分門別類的管理，通過數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，利用現(xiàn)代化的信息管理系統(tǒng)對檔案進(jìn)行檢索和查閱。

2）儲存方式。紙質(zhì)檔案以紙張作為載體進(jìn)行存儲、保管和利用，電子檔案則通過計(jì)算機(jī)對文字等信息進(jìn)行處理、傳遞和存儲，最終以電子郵件、光盤、硬盤、服務(wù)器等儲存方式形成的檔案。

3）保管方式。紙質(zhì)檔案需要配置檔案柜、檔案架、檔案盒、檔案裝訂卷皮、封面簽等一系列的檔案用品，甚至需要配備單獨(dú)的庫房用來保管檔案，保管起來比較消耗人力、物力和資金，而電子檔案則只需要配備服務(wù)器、計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備，投資花費(fèi)較少。

4）借閱方式。紙質(zhì)檔案的借閱是通過檔案總錄、卷內(nèi)目錄、項(xiàng)目類別卡等檢索工具，翻閱查找紙質(zhì)檔案位置從而獲取檔案中的信息資源，電子檔案則是從計(jì)算機(jī)的檔案管理系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵詞即可獲取檔案信息，較為便捷。

3 紙質(zhì)檔案管理工作的優(yōu)化策略

1）更新檔案管理理念。紙質(zhì)檔案與電子檔案都具有其各自的優(yōu)勢與劣勢，在目前“雙管模式”下的檔案管理中，地質(zhì)礦產(chǎn)勘查檔案管理工作者與管理者要與時俱進(jìn)，更新檔案管理理念，充分了解紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的優(yōu)勢與劣勢，二者并存管理，取長補(bǔ)短、相互促進(jìn)，為管理機(jī)制優(yōu)化提供決策基礎(chǔ)。

2）優(yōu)化管理機(jī)制。電子檔案管理是對紙質(zhì)檔案管理的全面提升，尤其是對紙質(zhì)檔案的借閱流程方面的改變最為突出，使得現(xiàn)在的文字檔案管理離不開電子檔案管理。在日常的地質(zhì)檔案管理過程中，將總錄、卷內(nèi)目錄、項(xiàng)目類別卡等檢索工具通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理形成電子檢索工具，就能使檔案借閱者迅速查詢到所需要的紙質(zhì)檔案的案卷位置，快速獲得檔案資料，提升檔案的查閱速度和效率。

紙質(zhì)檔案作為原始性證據(jù)，其存在也能使得電子檔案有據(jù)可依，能夠?yàn)殡娮訖n案的真實(shí)性和法律效力提供有效、可靠的保障。地質(zhì)檔案管理時，要根據(jù)自身的實(shí)際情況和工作需要，按標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案格式盡快完成紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化，使二者建立良好的互動關(guān)系和管理機(jī)制，提高地質(zhì)檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性和便捷性，使檔案管理向著制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展。

3）積極推動數(shù)字化管理。電子檔案可以借助紙張打印的形式向紙質(zhì)檔案快速轉(zhuǎn)化，而紙質(zhì)檔案則可通過掃描或者計(jì)算機(jī)輸入等方法轉(zhuǎn)換為電子檔案，在現(xiàn)行的兩種檔案并行的檔案管理模式中，基于這一數(shù)字化轉(zhuǎn)化方式能夠提升地質(zhì)檔案管理的質(zhì)量和效率。而紙質(zhì)地質(zhì)檔案通過掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等一系列電子數(shù)碼設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化加工時，可以將模糊、褪色的字跡依靠數(shù)碼技術(shù)進(jìn)行恢復(fù)，改變個別檔案的孤本狀態(tài)，充分發(fā)揮檔案的資源共享功能。同時，在實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化轉(zhuǎn)變之后，檔案還可以上傳至互聯(lián)網(wǎng)，供使用者無限期的查詢與使用，減少紙質(zhì)檔案因頻繁使用而造成檔案損害，能夠延長紙質(zhì)地質(zhì)檔案的使用壽命。

4）及時完善與改進(jìn)檔案的存儲設(shè)施。紙質(zhì)檔案的安全和完整保存需要一定的設(shè)施和基礎(chǔ)來作為保障，長時間積累的地質(zhì)勘查檔案案卷的庫房、檔案架等，要定期進(jìn)行除蟲、干燥、清潔；及時增加新的檔案架放置新增加的檔案，避免出現(xiàn)檔案堆砌難以查找的情況；保存檔案的庫房盡量與辦公室分開，且配備防盜系統(tǒng)、滅火裝置，以應(yīng)對突發(fā)的檔案室安全事故；對出現(xiàn)損壞的檔案，做到及時地裝裱、過塑等修復(fù)，盡可能地延長紙質(zhì)檔案使用壽命。

5）檔案管理人才培養(yǎng)。地質(zhì)礦產(chǎn)勘查檔案資料有著強(qiáng)大的專業(yè)性，因此從事地質(zhì)檔案管理的工作人員和管理者除了需要具備足夠的科學(xué)檔案管理知識外，還需要培訓(xùn)學(xué)習(xí)相關(guān)地質(zhì)礦產(chǎn)勘查的專業(yè)知識和檔案信息化管理技術(shù)，充分理解檔案管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化和信息化建設(shè)內(nèi)容，將紙質(zhì)檔案和電子檔案兩者的優(yōu)點(diǎn)充分結(jié)合起來，優(yōu)化地質(zhì)礦產(chǎn)勘查檔案管理工作。

在條件允許的情況下，引進(jìn)復(fù)合型檔案管理人才，承擔(dān)起檔案的安全防控工作，使紙質(zhì)檔案得到周密的保護(hù)，紙質(zhì)檔案的使用過程中，要求明確處理檔案管理、調(diào)用、登記、變更等任務(wù)，確保檔案無遺失、無損毀，擅長紙質(zhì)檔案的相關(guān)維護(hù)和搶救工作，確保紙質(zhì)檔案的安全使用。

6）加強(qiáng)信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。對地質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化、信息化建設(shè)是一個漫長而又持久的工作，除了需要制度、人員方面的配合和協(xié)作，還需要強(qiáng)有力的技術(shù)支持。運(yùn)用高質(zhì)量、高性能的掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等完成紙質(zhì)檔案的數(shù)碼化，依靠高速、便捷的信息化網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)便利的檔案調(diào)取和查閱，利用云平臺做好檔案的存儲，構(gòu)建和更新防火墻，謹(jǐn)防病毒感染、惡意入侵等帶來的檔案信息篡改、刪除等情況，為檔案的管理工作提供安全的環(huán)境。

4 結(jié)束語

紙質(zhì)地質(zhì)檔案是在地質(zhì)礦產(chǎn)勘探時重要的記錄文件，檔案管理工作者要充分運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，開拓思維，提升業(yè)務(wù)水平，用一套科學(xué)合理的檔案資料管理體系，做好紙質(zhì)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化，加速紙質(zhì)地質(zhì)檔案的數(shù)字化進(jìn)程，通過通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代高科技手段發(fā)揮出檔案的共享特性，將檔案管理工作提升到一個新的現(xiàn)代化水平，為地質(zhì)礦產(chǎn)勘查事業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的檔案查閱服務(wù)。