基于人事檔案代理服務工作經驗的檔案管理淺析

尹承志

（衡東縣人力資源和社會保障局，衡東縣勞動人事爭議仲裁院，湖南 衡陽 421400）

今年以來，我中心在縣委、縣政府的正確領導下，緊緊圍繞服務好單位或個人委托的檔案管理和人事代理等業務為主題，主抓檔案整理和傳遞工作。維護和促進了社會穩定發展做好引才、聚才、扶才、優才工作。

1 大力加強檔案管理建設，順應社會發展趨勢

一是建立健全檔案管理制度，強化檔案管理工作。為使我縣人事檔案管理工作逐步走向制度化、規范化、科學化。我中心結合省市局的要求，再結合我局的實際情況，建立健全和完善了檔案管理的制度。制定了檔案工作人員崗位職責、檔案保密、檔案保管、檔案查閱、檔案鑒定銷毀等制度，為檔案工作進入科學規范的管理創造了有利條件。我們在實際工作中，嚴格執行檔案工作的各項制度，保證了我縣人事檔案工作的有序開展。二是加強制度建設，完善管理措施，認真抓好落實，嚴防泄密。認真貫徹執行《檔案法》和人社部發【2014年】90號文件，定期做好人事檔案整理工作，確保檔案的完整性和安全性。今年來，我們共整理人事檔案入庫352多份，借閱檔案242人次，轉遞檔案61份。

2 提高人事管理服務，滿足社會人才需求

人事代理工作是人事工作的新生服務項目，在近些年的工作中，被廣大企事業單位和個人逐步了解并接受，新建企業和大中專畢業生逐年增多，對人事代理工作提出了更高需求，面對挑戰，我們采取不同方法開展工作。一是對企事業單位通過告知的方法，大力宣傳人事代理服務，對不同企業分析一個告知一個培訓一個，使其真正全面了解人事代理的好處。二是對流動人員和畢業生廣而告之，對其發放宣傳頁，讓他們都了解人事代理的相關政策、服務和權益，擴大服務范圍。三是主動吸收，由于絕大多數大中專畢業生畢業后都外出就業，只重視畢業證，很少關心檔案所在，更不知人事代理一說，存在“棄檔”，在工作期間發現有此現象的，進行信息統計。想方設法聯系檔主，講解代理政策，勸其辦理代理手續，通過努力為不少已超過自主擇業期的大中專畢業生及時辦理了代理手續。到目前為止，我中心今年已收流動人員檔案1454份，辦理轉編調動700來份。

3 認真做好其他事項，努力完成局領導交辦的任務

根據上級文件精神指導，局領導安排我中心于9月27日開始。開展對以“招聘、介紹工作”為名從事傳銷活動的專項整治活動，我中心通過在局辦事大廳電子顯示屏發布招聘信息下加注打擊防范傳銷宣傳標語；招聘會現場醒目位置懸掛橫幅標語等多種形式開展整治活動，以便完美完成局交辦任務。

根據局領導安排在10月11日讓我中心協助縣組織部梳理流動人員黨員情況，并在10月13日上午提交組織部。由于安排的任務時間緊，任務重；需從將近9000余份檔案中逐一查看核實，我中心人員通過1天1晚，加班加點按時完成流動黨員清理任務。

4 存在的困難和問題

4.1 衡東縣人力資源服務中心流動黨員情況

衡東縣人力資源服務中心管理機關事業單位事業編制人員檔案4420份；流動人才檔案3854份，流動人才檔案中高校畢業生檔案3836份，事業單位辭職（辭退）人員檔案18份，3854份流動人才檔案中有黨員檔案210份。

中心沒有成立黨支部，在中心工作的黨員屬于局機關支部，高校畢業生在檔案托管以后其組織關系全部轉到就業單位黨支部或者戶口所在地鄉鎮村（居委會）黨支部。

4.2 中心管理流動黨員存在的困難

1）人員力量不夠。中心只有5位工作人員，需要管理服務8274份檔案，還要負責對用人單位提供公共就業服務和就業指導。對用人單位用人提供招聘服務和相關事物代理工作。

2）沒有活動場地。中心只有三個辦公室，正常辦公和檔案借閱都很擠。

3）缺少專業的黨務工作人員。

4）中心沒有獨立財務，缺少經費。

5）黨員去向掌握難和活動開展難，黨員托管檔案以后出去工作，無查檔案需要基本不回來，更換手機后也不會告知，平時節假日回老家也是來去匆匆。黨員分布廣、流動性大，使活動開展難，并且對活動的配合不強。

4.3 資金困難問題。

我中心近9000余份檔案管理及其日常定期維護工作財政一直沒有預算經費。

4.4 機關事業單位不及時歸檔，檔案存在不完整或丟失問題

在工作過程中部分機關事業單位檔案不能及時歸檔，造成個人檔案不完整，還有個別檔案丟失。在下一步我中心將進行一次機關事業單位檔案整理，存在人力和經費不足問題。

4.5 建議

1）流動黨員以戶籍地或者就業單位管理為主，一是流動黨員常回戶籍地，聯系方便，信息靈通，不會存在失聯現象。二是現在的村（社區）黨員年齡普遍偏大，年輕黨員的加入，調整了年齡結構，使黨支部年輕化。三是村（社區）原有黨員學歷普遍偏低，高校畢業黨員的加入，理論水平更高、素質更好。四是現在民營企業也成立了黨支部，就業黨員直接在工作 單位黨支部參加組織生活，充分發揮黨員的先鋒模范作用。

2）黨組織關系轉移比較繁瑣，異地轉移需要跑四五個部門，要二三天時間，以至于部分黨員干脆不轉組織關系，造成工作單位管不了，組織關系所在單位也管不到，耽誤參加組織生活和交納黨費。建議簡化程序，能開通網上轉移組織關系最好。

5 下步工作的實施

一是為流動人員服務好，加強人才信息和企業需求無縫對接，解決高校畢業生就業問題和企業引才、聚才難題。

二是專業技術人員評定工作將開展，在推薦評審工作過程中，認真做好資格審查工作，嚴格審核學歷和專業工作年限，杜絕弄虛作假現象發生。

三是開通網上調檔、機要轉檔。與郵政機要室銜接好機要轉檔事宜，同時申請財政專項資金。