檔案行政管理部門在人事檔案管理中的作用

姚欣欣

（臨沂市沂水縣馬站鎮人民政府便民服務中心，山東 沂水 276400）

人事檔案是干部、企業職工、學校以及軍人等檔案的總稱，隨著社會結構以及經濟結構的不斷轉變，在人事檔案管理中會出現大量的“棄檔”以及“扣檔”的現象，并且一些偽造、涂改以及撤換的違法行為經常會發生，因此，人事檔案方面的糾紛案件也越來越多。在這種背景下，在人事檔案管理過程中，發揮檔案行政管理部門的作用是非常重要的。

1 什么是檔案行政管理部門

檔案行政管理部門是具有政府行政管理職能的檔案事業管理機構，縣級以上地方各級人民政府檔案行政管理部門，實行地域管轄的管理原則，管理本行政區域內的檔案事業，并具體負責四項主要的管理職責，貫徹執行法律法規和方針政策是地方檔案行政管理部門自主的行為，縣級以上地方各級人民政府檔案行政管理部門監督和指導檔案工作，具有地域性，只能在本行政區域內進行，在檔案理論科學技術研究、檔案保護、檔案教育、檔案宣傳和檔案干部培訓方面的組織與指導職責。

2 當前檔案行政管理部門對人事管理存在的不足

2.1 檔案管理的重要性認識不夠

部分領導對人事檔案管理工作的認識都存在著一些誤區，認為人事檔案工作就是保管的事務性工作，不是單位的主要工作，只要不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。甚至有些領導認為檔案工作只是檔案部門的事，對檔案工作不聞不問，自己不想管也不愿管。因此，往往容易忽視人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入議事日程，檔案工作不研究沒安排，檔案問題得不到解決，場所、經費、人員沒有保障，檔案工作自然就做不好。

2.2 人事檔案收集工作力度不夠

要想管理好人事檔案，就要有一套完整的收集歸檔工作管理制度。然而部分單位根本就沒有這樣的制度，從而導致檔案管理人員執行不嚴格，收集歸檔工作被動、不及時等現象。在收集歸檔的材料方面，就會發現要么材料不全面，要么有些材料在內容和形式上是雷同的，如大部分單位搞的鑒定、考核和評價材料，套話多，費話多，不能準確反映每個人的真實情況，人事檔案管理形同虛設。

2.3 檔案收集滯后，行政工作和檔案管理缺乏創新

在事業單位的人事工作中充分發揮檔案的作用，既要求管理人員具備豐富的理論知識和實踐經驗，也給檔案管理能力提出了新的要求。在人事工作中發揮檔案的憑證價值和參考價值，第一點就需要豐富的人事檔案資源支撐。但當前我國事業單位在檔案的收集和保管上還較機械化，對檔案收集的種類、格式要求沒有進行針對性的優化和調整，這也導致了大量低價值檔案資料的出現，而在其中挖掘出有利于人事工作的參考資料，就需要消耗過多的人力物力，大大降低了檔案管理和人事工作的效率。第二就是需要專業的人才支撐。目前，事業單位中還存在著對人事基礎理論知識掌握不牢的情況。

2.4 檔案管理人員工作動力不足

檔案管理應該屬于一種服務型工作內容，為人們提供人事檔案的借閱、移交、更新、歸檔等服務。實際工作中，工作偏于被動，都是人們用到檔案時，才來到檔案管理部門進行操作。還有，材料審核不嚴格，導致部分人在補充材料時，容易出現造假的行為。并且，工作具有密閉性，檔案管理工作缺乏同外界的接觸，加上工作缺乏技術含量，單調地進行檔案收發、裝補、取放、審查等工作，容易使檔案管理人員墨守成規、安于現狀。

3 人事檔案管理模式的創新途徑

3.1 創新人事檔案管理的觀念

人事檔案管理人員的管理理念要不斷進行創新，融入改革的力量，探索人事檔案管理的新渠道和新途徑，運用發展的眼光看待人事檔案管理中存在的問題，構建新型管理模式，以適應社會發展和檔案發展的要求。樹立為人才服務的觀念。在人事檔案管理工作中，應始終貫徹執行以人為本的服務觀念，滿足人才的需求，促進人才的發展，逐漸轉移政治本位的思想，強化為人才服務的意識和理念，運用高質量的服務，滿足對人才的需求，運用先進的服務方式，更好地挖掘人才。單位和個人都要重視人事檔案管理工作，將其放在重要 地位。

3.2 保障人事檔案的資料完整全面性

當前人事檔案工作中仍然存在檔案材料缺失、信息量不足的問題，無法準確有效的反映個人的全面信息，失去了人事檔案信息資源的功能和服務的意義。針對現狀應變被動等待為主動工作，發現問題及時解決問題，切實改變人事檔案因內容的陳舊不全面而造成的檔案利用的局限性，根據工作發展需要充實人事檔案內容，如；組織填寫履歷表，對現缺失材料和手續不完備的檔案主動積極聯系有關檔案當事人或相關業務部門補充。日常工作中檔案行政管理部門也要積極聯系人事材料形成部門，主動搜集應歸檔案資料，完善檔案內容，提高資料全面性。

3.3 不斷創新事業單位人事檔案管理理念

在日常工作中，所涉及檔案管理內容諸多，應用傳統檔案管理方式與理念，勢必會降低事業單位檔案管理有效性。因此，在當前檔案行政管理部門在人事檔案管理工作中，首先，應充分關注“理念先行”，將優化事業單位人事管理理念放在首要位置，并在這一過程中，促使事業單位人事檔案管理理念創新，進而使人事檔案創新獲得得到理念支持。其次，在全新人事檔案管理理念支持下，一定要不斷提升人事檔案管理工作重視程度，將更多服務精神，融入于當前事業單位人事檔案管理工作中，只有給予人事檔案管理工作高度重視，并逐步優化以往人事檔案管理工作模式，賦予人事檔案管理工作全新定義，在不斷反思與學習中，對人事檔案管理理念加以創新，進而達到扭轉工作思路的作用與目的，從細節處著手，使人事檔案工作得到全面優化與更新，進而充分發揮人事檔案管理工作的重要性與價值。

3.4 人事檔案信息化對保障人事檔案知情權的促進作用

檔案管理模式需要進行改革，檔案行政管理部門應利用制度應與時俱進，在遵守國家相關法律法規的同時，把有利于廣大人民群眾作為管理工作的出發點和落腳點，保護公民了解人事檔案信息的知情權，增加透明度，放寬服務對象。檔案行政管理工作應以人為本，對人事檔案信息數據庫中的一些非保密信息，如出生年月、參加工作時間、入黨時間、學歷、職稱、年度考核情況等向個人開放。首先，應允許個人知道自己檔案的目錄內容，知道自己的檔案袋里究竟放了些什么。其次，應允許向個人開放人事檔案信息中的部分內容。查檔人員利用計算機在不接觸原始人事檔案的條件下查閱檔案，不僅可以提高查閱檔案速度，還有利于保護人事檔案實體本身的安全。

4 結束語

檔案行政管理部門在人事檔案管理中起到重要作用，檔案行政管理工作要不斷改革，適應時代發展。根據國家發展形勢及各級各地人員需求，提供合理的人力資源。使得人事檔案管理工作能夠充分發揮自身的積極作用。