行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化分析

高建秀

（河南省南召縣城關(guān)鎮(zhèn)政府，河南 南陽 474650）

行政單位的檔案部門需要記錄的材料和信息涉獵范圍很廣，如政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會等相關(guān)材料都需記錄在案，這些檔案對我國的各方面發(fā)展都具有重要的意義。在信息化廣泛普及之前，廣泛使用的是紙質(zhì)檔案，在保存和檢索等方面都有諸多不便，因此，當(dāng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)運(yùn)用在檔案管理中時，將為其帶來翻天覆地的改變，但同時也對檔案工作人員提出了新的要求，唯有改變思維方式、提高技能水平，才能實現(xiàn)檔案管理的高效化、科學(xué)化。

1 行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的意義

事業(yè)單位是由政府利用國有資產(chǎn)設(shè)立的社會服務(wù)組織，想要做好服務(wù)、適應(yīng)社會發(fā)展，就要進(jìn)行改革創(chuàng)新，將科學(xué)化、信息化的工作思想和方法付諸實踐，提出傳統(tǒng)工作模式中過時、復(fù)雜、低效的做法。從目前行政事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，依然是存在著各種各樣的問題和不足之處的，想要將科學(xué)化徹底落實到位，還有很長的一段路要走，中間涉及很多繁雜的工作和需要學(xué)習(xí)的理論和技能，這就要求相關(guān)工作人員要解放思想、積極探索，將科學(xué)化管理理論與實際工作相結(jié)合，制定并執(zhí)行符合時代要求的、規(guī)范的、符合本單位情況的管理方法，并在實踐的過程中不斷發(fā)現(xiàn)、思考和解決期間出現(xiàn)的種種問題，逐步完成檔案管理工作的科學(xué)化。因此，行政事業(yè)單位看重檔案科學(xué)化管理的意義在于，這既是社會發(fā)展的大勢所需和根本要求，也是行政事業(yè)單位改革和發(fā)展的重要保障和有效途徑[1]。

2 行政事業(yè)單位信息化檔案管理中存在的問題

我國行政事業(yè)單位目前的檔案管理現(xiàn)狀相較于其他做得好的發(fā)達(dá)國家仍有一些不足，尋其根本原因還是因為經(jīng)驗不足、重視不夠、制度不健全，再加之檔案管理工作內(nèi)容較多較雜，所以管理起來難度較大，主要存在的問題如下：

1）檔案管理制度不健全。在當(dāng)下的行政事業(yè)單位的檔案管理工作中，還是有很多單位和工作人員沒有意識到科學(xué)化管理的重要性，因此對相關(guān)制度的革新和擬定不加重視，致使檔案管理體系無法建立，制度不貼合日常工作，管理流于形式化。與此同時，監(jiān)管部門也無法發(fā)揮其有效的監(jiān)管作用，對于出現(xiàn)的問題和錯誤無規(guī)可依，導(dǎo)致檔案管理工作不到位。檔案管理工作不受重視，究其原因是因為這是一項不創(chuàng)收的基礎(chǔ)工作，因此行政事業(yè)單位從領(lǐng)導(dǎo)到基層工作人員都輕視這項工作，認(rèn)為就是簡單的資料整理和保管，從上到下都缺乏深入鉆研和認(rèn)真對待的積極性。

2）檔案管理人員綜合素質(zhì)較低。行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化必將對相關(guān)工作人員的工作技能與水平提出更高更新的要求，否則將無法完成轉(zhuǎn)型與發(fā)展。但就目前的情況來看，我國行政事業(yè)單位的檔案管理人員普遍專業(yè)水平和學(xué)習(xí)能力較弱，再加之行政事業(yè)單位改制導(dǎo)致的人員流動，和全員上下對檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致相關(guān)工作人員積極性較差。部分年齡較長和學(xué)歷較低的人員對于新事物的接受程度較低，進(jìn)度較慢，學(xué)習(xí)信息化設(shè)備的操作較困難。另外，大部分行政事業(yè)單位出檔案管理工作人員在上崗前未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，也是影響其專業(yè)程度的原因之一。

3）檔案管理現(xiàn)代化水平不高。隨著先進(jìn)的科技逐漸進(jìn)入到各行各業(yè)，行政事業(yè)單位的檔案管理部門也會引進(jìn)各種各樣的相關(guān)設(shè)備，但還是由于不能進(jìn)行充分的功能開發(fā)和利用，導(dǎo)致實際工作的現(xiàn)代化水平較低。再加之缺乏與實際工作情況總結(jié)出來的系統(tǒng)性管理模式，無法充分開發(fā)已有的檔案資料，檔案管理結(jié)構(gòu)也盲目而混亂，沒有科學(xué)有效的管理手段，這樣的現(xiàn)狀就導(dǎo)致行政事業(yè)單位的檔案管理水平一直沒有得到提高和改善[2]。

4）信息化水平低。信息時代的科學(xué)化管理意味著一定會融合信息化的元素，但目前很多行政事業(yè)單位還是沒有自己的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和管理平臺，大部分工作還是依賴人工完成，在檔案材料的保管上，仍然沒有借助計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的強(qiáng)大儲備能力，紙質(zhì)版材料不進(jìn)行電子化歸檔，導(dǎo)致保管起來費(fèi)時費(fèi)力、容易丟失破損，檢索和使用起來不便利、效率低，影響一系列工作的有序進(jìn)行。也沒有配備相關(guān)的專業(yè)操作人員，導(dǎo)致信息化水平一直得不到應(yīng)有的提高。

5）得不到應(yīng)有的資金支持。由于很多行政事業(yè)單位不重視檔案管理工作，因此在這方面的投資也相對較少，這就導(dǎo)致管理設(shè)備得不到應(yīng)有的更新和維護(hù)，無法滿足科學(xué)化管理的訴求。人工進(jìn)行登記和管理的紙張在保管上有諸多不便，可能存在丟失、破損、錯漏等情況，從而對行政事業(yè)單位造成損失，影響其快速發(fā)展的進(jìn)程。

3 行政事業(yè)單位實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化的措施

1）建立規(guī)范化制度。要想實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，就要先將制度規(guī)范化起來，讓所有相關(guān)工作人員和監(jiān)督人員的工作有規(guī)可依，從而改變原先散漫的工作態(tài)度和混亂的工作狀態(tài)，獎罰分明的激勵制度也可以對工作人員的行為產(chǎn)生鼓舞和約束。同時，也要改變行政事業(yè)單位對檔案管理工作的認(rèn)知，加強(qiáng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，讓相關(guān)人員了解檔案工作的必要性，從而加強(qiáng)重視。

2）加強(qiáng)人才培養(yǎng)與引進(jìn)。行政事業(yè)單位中檔案管理人才的缺失是導(dǎo)致其發(fā)展不利的主要原因之一，想要改變這一現(xiàn)狀，就要加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)和教育。可以邀請專業(yè)講師對檔案管理工作人員進(jìn)行宣講和培訓(xùn)，定期組織講座和實踐教學(xué)等，幫助他們正確認(rèn)識檔案管理工作的重要性，學(xué)習(xí)相關(guān)理論知識，學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在檔案工作中的運(yùn)用，并學(xué)會熟練使用相關(guān)信息化設(shè)備，提高科學(xué)化檔案管理水平。在招聘新員工時，可適當(dāng)設(shè)置相應(yīng)的門檻，保障新入職人員的專業(yè)素質(zhì)，為檔案管理部門注入新鮮的、有活力的血液。

3）增加管理投資，升級專業(yè)設(shè)備與工作環(huán)境。在行政事業(yè)單位檔案管理部門以往的工作中，由于單位的重視不足，因此沒有獲得足夠的資金支持，專業(yè)設(shè)備陳舊，工作環(huán)境不佳，必要的培訓(xùn)和教學(xué)也沒有得到設(shè)置，導(dǎo)致工作效率低下，人心渙散。要想實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，就要加大投資力度，更新技術(shù)設(shè)備，優(yōu)化工作環(huán)境，加強(qiáng)培訓(xùn)，讓工作人員在現(xiàn)代化的工作環(huán)境里工作，也能提高積極性，促進(jìn)行政事業(yè)單位檔案管理工作的活力發(fā)展。

4）提高信息技術(shù)的引入程度。行政事業(yè)單位想要實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，就必須要實現(xiàn)其現(xiàn)代化和信息化，這就要求硬件設(shè)備到位的同時，工作人員也要會操作、勤鉆研，建立起完整的信息化網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，及時更新技術(shù)，保障檔案管理工作的全面性和及時性，才能促進(jìn)行政事業(yè)單位的不斷發(fā)展[3]。

4 結(jié)語

如今，行政事業(yè)單位的檔案管理工作依然存在很多問題，管理制度不健全、工作人員不專業(yè)、現(xiàn)代化和信息化水平不高、投資力度較小等都是阻礙其科學(xué)化發(fā)展路上的絆腳石。但信息時代的來臨、科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，對檔案管理工作提出了更高的要求，這就促使行政事業(yè)單位檔案管理部門要不斷轉(zhuǎn)變思想、健全制度、克服困難，讓檔案管理工作走上科學(xué)化、信息化、現(xiàn)代化的臺階，緊跟時代的發(fā)展步伐，為行政事業(yè)單位的發(fā)展和進(jìn)步提供推動力。