加強社區(qū)檔案管理工作的幾點思考

左穎雙

（山東省萊陽市城廂街道辦事處城市社區(qū)管理中心，山東 萊陽 265200）

社區(qū)檔案指的是相關社區(qū)管理組織在各種居民自治活動中保存的具有較大價值意義的文字、圖片、影像資料等形式的歷史記錄，其能夠真實的反映出社區(qū)內居民的日常生活情況與變化，所以加強社區(qū)檔案管理工作對于管理社區(qū)、建設新型社區(qū)、構建和諧社會等方面都有著極為重要的作用。

1 建設適應社會需求的新型社區(qū)檔案管理模式

1.1 加強并進一步完善現(xiàn)有的社區(qū)檔案管理體制，提高監(jiān)督力度

現(xiàn)存的社區(qū)檔案管理體制較為獨立，沒有很好的與其他基層組織進行鏈接，這也就導致在處理相關工作的過程中總是需要花費較多時間和進行較長的流程步驟，工作效率比較低下。所以想要加強社區(qū)檔案管理工作就首先要注意改善現(xiàn)存的社區(qū)檔案管理體制，加強其與民政部門、社保部門、其他檔案部門之間的聯(lián)系，通過連接各個部門，完善社區(qū)檔案管理體制工作規(guī)劃，各部門之間互相進行監(jiān)督指導檢查等工作。

隨著時代的變化，社區(qū)檔案管理部門也由過去的單位性部門轉變?yōu)榱松鐣圆块T，在進行完善社會檔案管理工作的時候，不要忘記社會性才是其的根本屬性，要貼近群眾，走進群眾，融入群眾。此外在進行完善社區(qū)檔案管理工作的同時還要注意構建一個健全的監(jiān)督系統(tǒng)，針對社區(qū)檔案管理工作的特殊性和重要性，出臺相關的政策法規(guī)，對平日的社區(qū)檔案管理工作進行監(jiān)督[1]。

1.2 統(tǒng)籌規(guī)劃好社區(qū)檔案管理工作，加強管理工作協(xié)調性

由于我國人口基數(shù)大，各個地區(qū)存在的社區(qū)規(guī)模、數(shù)量等也大相徑庭，這就導致社區(qū)檔案管理主體混亂、檔案資料較為分散。在現(xiàn)如今的諸多工作中想要調用相關檔案資料流程繁瑣，花費時間長，要想盡快改變這一現(xiàn)象就必須要將各社區(qū)檔案資料整合，實現(xiàn)社區(qū)檔案資料的互通共享，在嚴格管理社區(qū)檔案資料的同時簡化工作流程，于此時還需要做好社區(qū)檔案資料借閱記錄管理，了解每一份外借檔案的流向。此外上級行政部門也要定期對社區(qū)檔案管理工作進行監(jiān)管，通過行政管理職能做好社區(qū)檔案管理的統(tǒng)籌規(guī)劃工作，將社區(qū)檔案管理系統(tǒng)中的各部門職能有效分割，在讓其明晰自身所擔負的職責同時也能更好地與其他部門進行協(xié)調溝通，以此為根據(jù)構建一個條理清晰且高協(xié)調性的社區(qū)檔案管理網絡。

2 推動社區(qū)檔案管理現(xiàn)代化數(shù)字化建設

隨著科學技術的不斷進步，數(shù)字化網絡已經成為當今時代的熱門，各個領域中都可以見到其的身影。在傳統(tǒng)的社區(qū)檔案管理工作中，承載社區(qū)檔案管理資料的載體大多是紙質、錄像帶或者是照片等，這些載體隨著時間的推移以及調用次數(shù)的增加，往往會出現(xiàn)不同程度的損壞，所以必須盡快將數(shù)字化現(xiàn)代化網絡引入社區(qū)檔案管理工作中。將社區(qū)檔案數(shù)字化不僅更有利于相關檔案資料的保存，更可以降低工作人員的工作壓力和工作難度，對于使用答檔案的人員來說也更加方面，縮短了相關流程步驟，極大的提高了工作效率[2]。

在過去的時間里，所儲存保留的社區(qū)檔案信息涉及領域光、人數(shù)多，數(shù)量十分龐大，將其轉化為數(shù)字化現(xiàn)代化信息的工作量極為艱巨，所以相關工作人員可以先將其中較為重要或者使用次數(shù)較多的檔案資料進行數(shù)字化，也可以根據(jù)社區(qū)居民的需求來進行，以此來提高服務居民的工作效率。其次因為社區(qū)檔案數(shù)字化現(xiàn)代化轉換技術含量較高，難度較大，相關部門可以外包給社會上那些信譽好、技術水平高、業(yè)務能力強的公司，但是要注意的是，所承接任務的公司在進行數(shù)字化建設的過程中必須時刻與社區(qū)檔案管理人員進行溝通，及時進行協(xié)商討論，保證社區(qū)檔案數(shù)字化現(xiàn)代化建設的順利進行。

3 建設滿足民眾需要的社區(qū)檔案體系

3.1 檔案自主化服務工作

在將社區(qū)檔案數(shù)字化現(xiàn)代化的同時，社區(qū)檔案管理部門還可以采購相關的數(shù)字化設備，如檔案查詢自助機等，或者是購買一些電腦放置在社區(qū)檔案室內，并加裝一系列專門服務于數(shù)字化檔案信息的軟件。還可以聘請專業(yè)人士，建設一個社區(qū)檔案信息查詢網站，以上這些措施都可以極大的方便居民進行檔案查閱。

3.2 提高工作人員業(yè)務水平

想要居民認同社區(qū)檔案管理工作，較為重要的一點就是要保證相關工作人員的業(yè)務水平合格，現(xiàn)如今有很多檔案工作人員在進行工作的時候存在著服務態(tài)度惡劣、問什么都不知道、玩手機打游戲等現(xiàn)象，這些行為是在抹黑整個社區(qū)工作。所以相關部門必須要加強對現(xiàn)有員工的業(yè)務水平培訓和意識形態(tài)培訓，保證其在工作時可以正確、精準的完成檔案咨詢借閱工作，與此同時還要注意對應聘人員綜合素質的評定工作，以此來保障社區(qū)檔案管理部門能夠更好的為人民 服務。

3.3 召集志愿者加大對檔案管理宣傳力度

社區(qū)檔案作為見證了社區(qū)發(fā)展歷程的重要載體，一直以來都不受人們的重視，除了因工作需要而查閱借調之外，日常中并沒有多少人愿意了解，故而檔案管理部門可以召集青少年志愿者前來參加社區(qū)檔案整理工作，并根據(jù)本社區(qū)檔案特點進行宣傳，在讓更多的人對社區(qū)檔案感興趣同時，還能讓其增加對社區(qū)的歸屬感和親切感，這對于將來的社區(qū)工作開展有著較大的幫助作用[3]。

4 結語

社區(qū)檔案管理作為一項基礎性的社區(qū)工作，雖然一直未得到應有的重視，但是其一直在發(fā)揮著自身的價值，隨著國家對于基層社區(qū)建設力度的加大，加強社區(qū)管理工作也被提上了日程。雖然在相關工作進行的過程中出現(xiàn)了一些不足，但是為了更好的服務人民群眾，必須要克服困難，順應時代的發(fā)展潮流推動社區(qū)檔案管理工作的完善和進步。本文主要對加強社區(qū)檔案管理工作的幾個要點進行了簡要概述，如有不足之處望相關人士予以斧正。