新時(shí)期加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的探索

王旭燕

（青島市嶗山區(qū)總工會(huì)，山東 青島 266000）

伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和人才的大規(guī)模流動(dòng)，尤其是民營(yíng)企業(yè)的高度發(fā)展，很多機(jī)構(gòu)對(duì)人事檔案的重視程度不足，導(dǎo)致大量勞動(dòng)糾紛產(chǎn)生。對(duì)事業(yè)單位而言，檔案的嚴(yán)謹(jǐn)性并不亞于民營(yíng)企業(yè)，檔案中記錄的所有內(nèi)容都與員工利益息息相關(guān)。人事檔案記錄著人才的培養(yǎng)、發(fā)展、晉升和獎(jiǎng)懲細(xì)節(jié)，是事業(yè)單位選人用人的重要依據(jù)，做好人事檔案管理工作，對(duì)夯實(shí)事業(yè)單位發(fā)展的基礎(chǔ)，起到舉足輕重的作用。

1 事業(yè)單位人事檔案管理面臨的問(wèn)題

隨著事業(yè)單位改革的步伐加快，事業(yè)單位的開放程度增強(qiáng)，對(duì)人才的吸引力度不斷提高，來(lái)自社會(huì)各界和高校畢業(yè)生群體的優(yōu)秀人才，成為事業(yè)單位人才建設(shè)的核心力量。在新時(shí)期的背景下，人事檔案的復(fù)雜性和多變性為檔案管理工作帶來(lái)了新挑戰(zhàn)，當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理主要面臨以下幾個(gè)問(wèn)題：

一是事業(yè)單位接收的檔案缺乏規(guī)范性。事業(yè)單位新員工入職后，需要辦理人事檔案接收，主要分為兩種來(lái)源，即大學(xué)生檔案和在職人員檔案。大學(xué)生檔案的管理相對(duì)比較完善，但卻存在部分檔案的缺失，比如高中時(shí)期的材料缺失，以及大學(xué)時(shí)期的各類表格、成績(jī)單等重要信息，存在個(gè)別重要資料缺失以及不重要資料全放入檔案袋的情況，增加了額外工作量。在職人員的個(gè)人檔案管理存在較多漏洞，由于曾在企業(yè)或社會(huì)團(tuán)體工作過(guò)，但相關(guān)單位的人事檔案管理制度不完善，比如合同、工資表、個(gè)人履歷、獎(jiǎng)懲信息、職稱資料等未及時(shí)存檔等，在事業(yè)單位檔案接收時(shí)經(jīng)常被發(fā)現(xiàn)。尤其是事關(guān)個(gè)人發(fā)展的工資表、參保證明、勞動(dòng)合同等，一旦缺失有可能影響今后的薪酬待 遇等。

二是事業(yè)單位的人事檔案管理信息化水平不足。信息化的普及為各項(xiàng)工作的開展，提供了極大便利，但人事檔案具有特殊性，且各單位的檔案存量較大，尚未實(shí)現(xiàn)完善的信息化管理。目前尚有個(gè)別單位不重視人事檔案的信息化管理，導(dǎo)致員工在職稱評(píng)審、職務(wù)晉升和人才選拔中難以與上級(jí)單位實(shí)現(xiàn)電子化數(shù)據(jù)的無(wú)縫對(duì)接，需要工作人員查找紙質(zhì)材料，難免會(huì)出現(xiàn)信息的缺漏，工作效率也受到嚴(yán)重的影響。對(duì)個(gè)別紙質(zhì)檔案管理不完善的單位來(lái)說(shuō)，還容易出現(xiàn)紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)移時(shí)出現(xiàn)丟失、破損的問(wèn)題，為今后的人事管理工作埋下了隱患。當(dāng)然，不少單位已經(jīng)啟動(dòng)了檔案信息化管理工作，但電子信息的更新不及時(shí)，與上級(jí)或下級(jí)單位的數(shù)據(jù)共享程度不足，導(dǎo)致信息化建設(shè)的價(jià)值無(wú)法得到充分體現(xiàn)。

三是事業(yè)單位缺乏專業(yè)的檔案管理人才。不論是人事檔案還是工作檔案，對(duì)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案管理工作并不是簡(jiǎn)單的日常資料匯集工作，而是要通過(guò)對(duì)各類資料的匯集、挖掘、分類、整理，將檔案資料的內(nèi)在價(jià)值挖掘出來(lái)。當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理人員，大多數(shù)都不是科班出身，并且日常缺少專業(yè)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，檔案管理工作成了類似于“倉(cāng)庫(kù)管理員”的屬性，檔案入庫(kù)后邊很少再被利用。非專業(yè)的檔案管理人員，缺少對(duì)檔案細(xì)節(jié)的把握，不熟悉檔案領(lǐng)域的法律法規(guī)和政策，不利于人事檔案發(fā)揮推動(dòng)人才升級(jí)的積極作用。

2 優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理的建議

2.1 加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)提升管理人員水平

事業(yè)單位的人事檔案管理，是事業(yè)單位開展人才工作的基礎(chǔ)，人事檔案中的學(xué)歷、晉升、職稱、獎(jiǎng)懲和其他個(gè)人信息，經(jīng)過(guò)綜合性分析后，可以真實(shí)反映出員工的個(gè)人工作能力，是事業(yè)單位人才選拔和員工晉升的重要依據(jù)。通過(guò)大數(shù)據(jù)研究，還能以人事檔案的資料為基礎(chǔ)，研判事業(yè)單位的人才儲(chǔ)備質(zhì)量，為今后的人才建設(shè)提供指導(dǎo)。這些工作的開展，都離不開具有較高專業(yè)水準(zhǔn)的檔案管理人員，除了具備基本的管理能力之外，管理人員還要具備創(chuàng)新能力和信息化能力，不斷完善檔案管理的細(xì)節(jié)，利用信息化建設(shè)提高檔案的使用質(zhì)量和管理水平，充分發(fā)揮人事檔案在事業(yè)單位管理中的基礎(chǔ)作用，以檔案推動(dòng)人才管理，以人才管理推動(dòng)事業(yè)單位的創(chuàng)新發(fā)展。為此，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)力度，對(duì)專職和兼職的檔案管理人員進(jìn)行不同層次的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)不同部門之間以及與上級(jí)機(jī)構(gòu)的銜接，實(shí)現(xiàn)合理的人才流動(dòng)和信息互通。

2.2 加強(qiáng)基層人事檔案的信息化建設(shè)

一是要夯實(shí)事業(yè)單位人事檔案的信息化基礎(chǔ)建設(shè)，圍繞上級(jí)單位的信息化系統(tǒng)特點(diǎn)，開發(fā)基層的檔案管理系統(tǒng)，務(wù)必要實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)對(duì)接和電子資料的共享，避免技術(shù)問(wèn)題導(dǎo)致的系統(tǒng)隔離。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，各級(jí)單位之間要加強(qiáng)溝通，選擇類似的數(shù)據(jù)庫(kù)，并建立互通機(jī)制、共享機(jī)制和人才培養(yǎng)機(jī)制，讓信息化管理成為基層人事檔案管理的主流手段，打造信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

二是要升級(jí)事業(yè)單位人事檔案的電子化效率。人事檔案在管理過(guò)程中，要形成電子檔案的轉(zhuǎn)化機(jī)制，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并通過(guò)卷宗分類，實(shí)現(xiàn)專屬網(wǎng)絡(luò)的查詢，對(duì)個(gè)別有條件的事業(yè)單位，應(yīng)該實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案同時(shí)歸檔的工作機(jī)制，提高事業(yè)單位人事檔案的電子化效率，便于管理、查詢、轉(zhuǎn)移和使用。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位的人事檔案管理工作在新時(shí)期面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，專業(yè)人員和信息化及建設(shè)的要求越來(lái)越高，但在信息化社會(huì)中，人事檔案的電子數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移、使用越來(lái)越迫切，因此事業(yè)單位管理人員不僅要做好檔案的內(nèi)容管理、資料管理，更要?jiǎng)?chuàng)新管理手段，提高人事檔案的應(yīng)用效率，確保人事檔案在內(nèi)部管理、人才戰(zhàn)略升級(jí)、員工晉升和職稱評(píng)審中，發(fā)揮更加積極的作用。面對(duì)工作中存在的問(wèn)題，各級(jí)機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)資金、制度、人才的保障，提高人事檔案管理水平，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性、檔案更新的即時(shí)性、檔案使用的高效性。