自然資源檔案的特點及管理工作實踐路徑思考

宋金偉

（山西省汾陽市自然資源局，山西 汾陽 032200）

自然資源管理部門在開展各項工作的過程中，會留下很多重要的檔案資料，這些檔案資料包括文字資料以及影像資料等等，對自然資源管理工作具有非常重要的作用，如果這些檔案資料出現缺失、損壞等現象，將會給自然資源管理工作造成嚴重不便，因此應該針對自然資源檔案的實際特征進行深入分析，進而采取針對性地管理措施，保證自然資源檔案的完整性。

1 自然資源檔案的特點

1）長期性。很多自然資源檔案都需要長期進行妥善管理，一些檔案資料需要經過大量的時間才能編制完成，而長期性也正是自然資源檔案的主要特點之一。例如在農村土地資源管理工作中，工作人員開展工作時不僅僅要對各項資料進行嚴格審查，同時由于土地資源管理工作直接關系到農民的實際利益，因此工作人員在核查資料的基礎上，還需要開展一系列的勘察測量工作，然后還要進行準確的計算，在此過程中，測量和計算會經歷很長的時間，并且會留下大量的檔案資料，檔案管理人員想要切實做好檔案整理、歸檔等工作，也需要長時間對資料進行收集整理，由此可見，自然資源檔案具有長期性特點。

2）易變性。在自然資源管理工作中，涉及地籍管理等工作環節，地籍管理檔案是國土資源檔案中的重要組成部分，檔案數量十分龐大，并且這些國土資源檔案涉及的內容十分復雜，具有很強的易變性。例如在國土資源檔案管理工作中，一些地籍檔案與人們的生活和工作存在緊密聯系，如今社會經濟發展較快，人們生活和工作的變動也較為頻繁，因此地籍檔案的變化也較多，剛歸檔不久的檔案資料，可能在短時期內就會出現變化，此時相關檔案就要進行更新，進而保證地籍檔案的準確性，由此可以看出，自然資源檔案具有易變性特點[1]。

3）重復性。與原來的國土資源部門相比，目前自然資源部門的職能更加豐富，因此檔案資料數量也更多，自然資源部門在開展各項工作時，不同工作項目在工作內容方面有時會存在重合的現象，在這種情況下，不同工作項目產生的檔案資料會存在一定的重復性。例如在土地資源管理工作中，土地審批過程中往往需要查閱該塊土地涉及的各項資料，由于不同工作項目的檔案資料存在重復性，因此可能有很多工作項目的檔案資料都涉及該塊土地，這樣一來，土地審批過程中就需要廣泛收集該塊土地涉及的各項資料[2]。

4）時效性。自然資源部門在實際工作中，需要解決海域資源以及土地資源利用過程中出現的糾紛，在處理海域糾紛、土地糾紛以及礦產糾紛的過程中，自然資源部門需要廣泛查閱各項檔案資料，將檔案資料作為解決糾紛的有力依據，在此過程中，很多檔案資料都具有一定的時效性，因此在解決各類糾紛時，工作人員需要充分考慮到檔案資料時效性，這樣才能科學的解決糾紛。

2 自然資源檔案管理工作的現狀

1）創新意識有待提高。自然資源部門組建之后，檔案管理人員面臨的檔案資料數量更多，并且檔案資料的種類也更加豐富，因此檔案管理人員面臨著很大工作難度。由于受到傳統工作模式的影響，一些檔案管理人員未能及時創新工作方法和工作理念，這就導致檔案管理人員在開展工作時效率不高。自然資源檔案與其它一些檔案不同，自然資源檔案所記錄的內容十分廣泛，而且需要進行長期記錄，因此自然資源檔案管理人員的工作量較大，如果不能積極創新工作思路，自然資源檔案管理工作的效率很難提高[3]。

2）信息化程度有待提高。目前信息化技術的普及和應用，給自然資源檔案管理工作帶來了很大便利，同時也對檔案管理人員的專業水平提出了更高要求，就目前來看，一些自然資源檔案管理人員在信息化技術操作方面還存在不足，不能夠熟練運用計算機設備以及現代化辦公軟件，這就在很大程度上降低了自然資源檔案管理工作的質量和效率。除了工作人員專業水平的原因之外，導致自然資源檔案管理工作信息化程度偏低的另一個主要原因，就是自然資源部門信息化設備不夠完善，如今信息化、智能化設備的應用越來越廣泛，但是在自然資源檔案管理工作中，信息化設備尚且不夠完善，這不僅影響檔案管理工作的信息化程度，同時也降低了自然資源檔案管理工作的實際效率。

3 自然資源檔案管理工作的措施策略

1）創新工作思路。自然資源部門日常工作中涉及的檔案資料數量很多，檔案種類也比較復雜，檔案管理人員的工作量較大，因此想要切實做好自然資源檔案管理工作，就一定要積極創新工作思路和工作方式。例如，應該將人工收集整理資料的模式轉變為電子化收集，這樣可以提升自然資源檔案管理工作的效率和質量。還可以將影像多媒體檔案于文字檔案相互結合，從而代替單一的文字檔案，降低檔案管理人員的工作強度，提高工作效率，節約檔案管理人員的時間和精力。此外自然資源部門內部各部門之間應該保持信息通暢，各部門之間應該積極進行溝通，這樣有利于確保檔案資料的完整性，也可以促進檔案管理工作的工作效率。

2）加強工作人員的教育培訓。自然資源部門要加強檔案管理人員的教育培訓，幫助檔案管理人員掌握現代化工作方法，通過定期開展培訓活動，不斷提升檔案管理人員的專業素養，一些自然資源檔案的保密級別較高，因此要增強檔案管理人員的保密意識以及自律意識、責任意識。另外自然資源檔案管理工作的工作量較大，因此要增強檔案管理人員的專業能力，提高檔案管理人員分析鑒定、立卷、著錄等工作的質量和效率。

3）加強信息化建設。自然資源部門應該通過技術培訓，提高檔案管理人員信息化技術操作能力，使檔案管理人員能夠熟練運用計算機設備以及各類辦公軟件，同時應該努力完善信息化設備，從硬件條件以及軟實力方面增強檔案管理工作的信息化程度，實現部門之間、地區之間的信息共享，強化資源整合，這樣一來，就能夠在很大程度上提高檔案信息查詢的速度，提高自然資源部門檔案管理工作的實際效率。主要注意的是，在信息化建設過程中，一定要高度重視網絡完全等問題，自然資源檔案具有保密性，因此要合理運用各種網絡安全技術，確保檔案信息的安全性。

4）完善管理體系。自然資源檔案管理工作離不開體制保障，只有建立完善的管理體制，才能使自然資源檔案管理工作有據可依。然而就現階段來看，我國的自然資源檔案管理工作還缺乏完善的制度標準，這就導致檔案資料在數量和內容方面存在一定的隨意性和盲目性，也使得檔案管理工作中容易出現遺漏等現象，因此以后要加強體制建設，明確各部門的職責，建立各部門合作機制、責任機制，建立統一的制度標準，為檔案管理工作提供保障。

4 總結

自然資源管理工作中涉及的檔案資料非常多，因此檔案管理工作面臨著很大的工作量，在檔案整理、歸檔等環節中，檔案管理人員往往需要投入大量的時間和精力，如果不能高質、高效完成檔案管理工作，將會影響自然資源部門其他工作的順利進行。本文在此分析了自然資源檔案的特點及管理措施，希望對相關工作有所啟示。