提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略

劉 磊

（河北平泉經濟開發(fā)區(qū)管理委員會，河北 平泉 067500）

1 前言

事業(yè)單位是我國行政服務性單位中的重要組成部分，在新時代下其作用越來越高，可以說人們的日常生活與工作離不開事業(yè)單位的協(xié)助和服務。現(xiàn)階段，在信息技術的應用下，事業(yè)單位將獲得更好的服務能力和辦事效率，特別是針對檔案的管理工作，信息化的檔案管理將更好的代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案管理，發(fā)揮出更好的管理價值。為了能夠更好地發(fā)揮信息化的優(yōu)勢，本文針對提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設進行研究，提出幾點策略。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化的特點

首先，檔案管理信息化意味著在存儲環(huán)境上具有更大的優(yōu)勢。傳統(tǒng)的檔案管理中，紙質檔案占據大比例，且其存儲和管理也是通過人工錄入的方式，而在長時間的存儲下，紙質檔案極容易變薄和變脆，這就使得在事業(yè)單位在工作中會遇到較大的阻礙，包括檔案的查找、采集和錄入等。而信息化建設下，檔案將通過電子版形式錄入到磁盤中，這就意味著其錄入工作效率更高，存儲空間更大，數(shù)據保存能力更強，也更方便工作人員去查找。其次，通過信息化的管理系統(tǒng)可更好的達到檔案數(shù)據的管理和應用效果，提高檔案數(shù)據的共享性和利用率。工作人員只需要通過相應的查找程序就可以快速的找到自己所需要的檔案文件，這極大地縮短了在查找、翻閱檔案上的時間，提高了事業(yè)單位服務工作的效率[1]。

3 目前事業(yè)單位檔案信息化建設存在的問題

首先，事業(yè)單位關乎民生，大多單位的檔案信息管理系統(tǒng)也已經建設完成，但是實際工作中很多工作人員對于信息化管理系統(tǒng)的理解不深刻，對檔案信息化管理也不夠重視，檔案的信息更新和模塊設置都較為落后，甚至很多單位的檔案信息化管理系統(tǒng)存在長期不更新維護的情況，這極大地影響到了單位的工作效率。其次就是信息化平臺的使用頻率不高。因為施工信息化管理的本質意義就在于提高管理效率，減少管理成本和管理工作量，從而更好的完成檔案管理工作，促進檔案管理工作能夠更加高效。而就目前來看，信息化平臺的應用率并不高，很多工作人員還不熟悉信息化工作模式，導致信息系統(tǒng)無法發(fā)揮其優(yōu)勢。最后，信息化系統(tǒng)由于涉及了數(shù)據安全，其數(shù)據的傳輸、共享等都存在有丟失、偷竊等的風險，這對于事業(yè)單位來說影響極大，而實際工作中很多事業(yè)單位并不重視信息化系統(tǒng)的風控工作，也沒有做好維護和保養(yǎng)，很多單位的信息化管理系統(tǒng)都已經過時，不再具備較好的風控能力[2]。

4 提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設的策略

4.1 提高管理人員素養(yǎng)

檔案管理工作可以說是一項后勤工作，其雖然不直接與事業(yè)單位的服務工作掛鉤，但是卻極大的保障了事業(yè)單位的日常工作，所以管理人員必須要明確檔案管理的意義，認清檔案管理信息化的趨勢，并且要以積極的熱情來面對新管理模式。一方面，管理人員必須要加強自身的專業(yè)素養(yǎng)，對單位上下文檔有較為清楚的了解，并且具備更好的責任意識和服務態(tài)度，積極學習信息化技術，并提高自身的計算機操作水準。另一方面，管理人員必須要熟練操作信息化管理系統(tǒng)。為了能夠促使管理人員能夠不斷提升自己，單位也需要將檔案管理工作納入考核之中，建立起完善的考核、獎懲和激勵制度，培養(yǎng)出更加具有專業(yè)能力、自認意識和符合崗位需求的信息化管理人才[3]。

4.2 建設信息化管理系統(tǒng)

檔案管理工作對于事業(yè)單位來說具有重要的作用，其信息化不僅僅是意味著檔案管理工作的高效，更加意味著事業(yè)單位能夠緊跟時代，利用新知識來提高內部管理效率，所以事業(yè)單位必須要加強自身的信息化管理系統(tǒng)的建設。一方面，企業(yè)必須要引進信息化管理系統(tǒng)，并完成單位內部的硬件建設，加大相應資金的投放，確保單位上下能夠充分的納入信息化管理的范疇之中。另一方面，信息化的管理已經不再局限于計算機，在移動設備上也可以很好的完成，所以單位可以通過開通相關社交平臺的賬號、與技術單位合作來開發(fā)APP等方式來完成檔案的信息化管理。當然，在軟件方面，單位還需要選好技術單位或企業(yè)，建立起長期的合作關系，確保信息化系統(tǒng)的維護和 保養(yǎng)。

4.3 規(guī)劃信息化建設

為了能夠促進事業(yè)單位檔案管理的信息化，事業(yè)單位必須要明確當下的信息化技術發(fā)展，了解一些先進技術的使用效果，并積極學習一些新的技術，同時，單位領導必須要做好單位內部信息化建設的規(guī)劃，檔案管理人員也需要提出自身的建議，建立起符合發(fā)展需求的管理模式。當然，信息化建設需要有專業(yè)人員的參與，這需要單位能夠招納新的技術人員，確保管理模式的靈活性和可擴展性，進而確保其信息化管理系統(tǒng)能夠更加的符合單位實際發(fā)展的需求[4]。

4.4 建立起安全與風控系統(tǒng)

數(shù)據時代最需要防范和注意的就是數(shù)據安全。在信息化管理系統(tǒng)中，盜竊和丟失是最嚴重的兩個問題。所以在建設信息化系統(tǒng)中，單位必須要加強安全管理，提高使用人員的安全意識，加強信息安全建設。由于有些事業(yè)單位涉及了國家機密信息，掌握著一些國家的機密文件，所以對于這些文件來說則更加要做好加密和保護工作。單位要設立相應的安全制度，管理信息系統(tǒng)相關人員，并建立起網絡防火墻，進而保護好數(shù)據。

5 結束語

綜上所述，本文探討了事業(yè)單位檔案管理信息化的特點，分析了現(xiàn)存問題，并提出了建設事業(yè)單位檔案管理信息化的一些策略。可以說，只有加強檔案管理的信息化建設，保護好檔案信息，進而提升事業(yè)單位檔案管理的能力，才能夠提高我國事業(yè)單位的辦事效率，促進我國事業(yè)單位的發(fā)展。