新時期血站檔案管理規(guī)范化提高策略

孫 麗

（淄博市中心血站，山東 淄博 255000）

檔案管理其實(shí)就是血站多種工作活動期間形成的一些具備保存價值的文件資料管理工作。這些文件囊括文字、聲音、圖標(biāo)、圖紙、光盤、磁帶以及硬盤等等[1]。檔案在一定程度上是歷史真實(shí)、準(zhǔn)確、客觀、理性的記錄，也是后來人明確先人工作想法、思維邏輯、問題解決的有力輔助，更是人們認(rèn)識世界變遷、科技水平提升、自然改造過程的成果與總結(jié)，在一定程度上可還原不同時間、不同地點(diǎn)客觀事物的原本面貌[2]。在知識經(jīng)濟(jì)背景下，檔案屬于寶貴信息資源，如何做好血站檔案的管理工作，也是時代背景下血站應(yīng)該仔細(xì)思索、分析的問題。

1 存在的問題

1.1 領(lǐng)導(dǎo)不夠重視

部分血站的領(lǐng)導(dǎo)并未認(rèn)識到做好血站檔案管理工作的必要性，即便全球多個國家已經(jīng)認(rèn)識到必須不斷更新檔案管理工作內(nèi)容、流程，提升檔案管理的有效性與安全性。但依然有些領(lǐng)導(dǎo)更重視那些投資回報更快、投資成效更理想的業(yè)務(wù)，無法將更多注意力投注在檔案管理工作上，在資金投入、基礎(chǔ)設(shè)施更新以及人員安排培養(yǎng)等方面也缺乏相應(yīng)的關(guān)注，導(dǎo)致相關(guān)工作進(jìn)展緩慢，繼而影響檔案管理工作的整體效率[3]。

1.2 管理手段陳舊

血站大多已經(jīng)裝備了計算機(jī)這一基本辦公設(shè)備，但是計算機(jī)的實(shí)際應(yīng)用情況并不理想。很多管理工作對計算機(jī)的應(yīng)用僅限于將檔案資料儲存流程簡單化，減少書寫頻率，從而達(dá)到管理目的。但是，計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用價值遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止這些，充分應(yīng)用信息化手段，應(yīng)掃描手段獲取以往保留的信息資料，可迅速將攝入的圖片轉(zhuǎn)化為文字，可縮短工作人員的檔案資料電子化時間，提升工作效率。但多數(shù)工作人員并不具備這一能力、這一意識，依然采用傳統(tǒng)的管理手段，導(dǎo)致檔案管理工作效率一般。

2 提升檔案管理的對策

2.1 提升對檔案管理工作的重視，發(fā)揮上行下效的作用

血站領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該認(rèn)識到檔案管理工作是一項長期工作，近期效果并不明顯，但從長遠(yuǎn)角度看，這是一項必須高效完成的工作，后來人繼續(xù)開展相關(guān)活動時可參考前人經(jīng)驗(yàn)，可輔助血站系統(tǒng)的進(jìn)步和發(fā)展。因此，血站領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從自己做起，主動學(xué)習(xí)各種管理理念、技能。充分認(rèn)識到更新管理理念、技能。改革檔案管理工作的必要性。并將這一變化落實(shí)到實(shí)際行動中，如制定檔案管理專項資金，并在第一時間將資金撥入相應(yīng)賬戶，不輕易挪動資金。資金到位后，要求檔案管理部門及時上交一份改革報告，明確檔案管理部門的改革內(nèi)容，積極輔助部門更新現(xiàn)有工作設(shè)備，制定有效培訓(xùn)活動，提升檔案工作人員的專業(yè)水平。

2.2 充分運(yùn)用信息化手段，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

信息化手段多種多樣，不同的信息化手段具有不同的應(yīng)用途徑與應(yīng)用策略。但在檔案管理部門充分運(yùn)用各種信息化手段，不僅可簡化檔案管理工作流程，還可迅速實(shí)現(xiàn)檔案電子化、信息化。血站在更新工作設(shè)備后，需組織工作人員學(xué)習(xí)相應(yīng)的信息化手段，并在培訓(xùn)活動后統(tǒng)一考核，明確告知工作人員達(dá)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，要求每一位工作人員能夠達(dá)標(biāo)并勝任崗位工作，可在崗位工作中充分運(yùn)用信息化手段，不斷提升信息化管理的有效性。如在現(xiàn)有檔案管理工作中充分運(yùn)用信息化設(shè)備，采用錄音、拍照等方式記錄更多有用的信息，并將這些信息轉(zhuǎn)化為文字、圖片，記錄到相應(yīng)檔案記錄中。并按照年限、類別、關(guān)鍵詞將所有檔案分類，保證使用檔案時可在第一時間獲取電子版本檔案，縮短檔案尋找時間，提升檔案的實(shí)際應(yīng)用價值。

2.3 提升檔案管理工作人員的整體素質(zhì)，強(qiáng)化其工作水平

檔案管理工作人員的整體素質(zhì)與工作責(zé)任心直接影響檔案管理工作整體水平與效率，更是促進(jìn)檔案管理順利改革的關(guān)鍵。血站需認(rèn)識到工作人員在檔案管理工作中的重要價值。結(jié)合新時代背景，積極引入具備計算機(jī)技術(shù)與信息化技能的檔案管理專業(yè)出身人才，鼓勵人才積極結(jié)合血站現(xiàn)有檔案管理狀態(tài)，進(jìn)行安全、有效的改革工作，不斷改進(jìn)、提升檔案管理工作效率與質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案管理的價值。若無法在第一時間引入相應(yīng)人才，則需詳細(xì)調(diào)查現(xiàn)有檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)、計算機(jī)技術(shù)、信息化手段、先進(jìn)檔案管理理念等等，明確相關(guān)情況后，制定符合檔案管理工作人員調(diào)查結(jié)果的培訓(xùn)活動，或是選取責(zé)任心強(qiáng)、學(xué)習(xí)能力強(qiáng)的工作人員前往檔案管理質(zhì)量好、完成檔案管理改革、落實(shí)檔案管理信息化的血站進(jìn)行學(xué)習(xí)，掌握相應(yīng)的技能后，輔助血站內(nèi)部完成改革工作，從而提升檔案管理工作人員的整體素養(yǎng)與綜合能力。最后，還需完善現(xiàn)有檔案管理崗位培訓(xùn)制度，增加各個血站檔案管理交流會，不斷創(chuàng)造機(jī)會讓工作人員再學(xué)習(xí)，提升其專業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)技能，滿足崗位實(shí)際需求。

3 結(jié)束語

現(xiàn)今，我國血站的血站檔案管理工作中存在領(lǐng)導(dǎo)不重視、管理手段陳舊等多種問題，積極采用有效手段解決這些問題，提升血站檔案管理工作效率、工作質(zhì)量是非常有必要的，領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度、檔案管理信息化以及檔案管理工作人員這三方面需著重處理。