探析人事檔案管理面臨的問題及解決對(duì)策

雷宇晶

（齊齊哈爾市新聞傳媒中心，黑龍江 齊齊哈爾 161005）

1 人事檔案管理中存在的問題

1.1 人事檔案管理內(nèi)容質(zhì)量較低

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息的發(fā)展與我國(guó)人事制度的不斷完善，人事檔案管理工作的重要性日漸突出，面對(duì)新時(shí)代的人事檔案管理工作，我國(guó)不斷提高人事檔案管理工作的有效性，但在人事檔案管理工作不斷提高的過程中，當(dāng)代企業(yè)人事檔案管理工作收集的檔案材料質(zhì)量不高。許多企業(yè)中對(duì)干部人群的檔案材料收集較為集中，對(duì)普通群眾的檔案材料收集較少。人事管理工作需要豐富企業(yè)人力資源的內(nèi)容，需要對(duì)全體員工的資料進(jìn)行完善的收集，提高人事檔案管理工作的效率。當(dāng)代大部分企業(yè)中人員流動(dòng)性較強(qiáng)，許多企業(yè)的人事檔案管理沒有隨著人員的變動(dòng)及時(shí)進(jìn)行更新，補(bǔ)充新材料，許多人員的檔案材料只能反映人員過去取得的成績(jī)，對(duì)最近的工作情況記錄較少，不能為企業(yè)篩選優(yōu)秀的員工提供有效信息，降低企業(yè)工作效率。在部分企業(yè)中，人事檔案資料的記錄缺乏真實(shí)性，對(duì)員工的個(gè)人資料審查不夠嚴(yán)格，導(dǎo)致檔案管理工作的落后與消極。

1.2 人事檔案管理意識(shí)落后

隨著社會(huì)的進(jìn)步與科技的發(fā)展，當(dāng)代許多企業(yè)將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用在人事檔案管理工作中，但在部分企業(yè)中仍然使用較為傳統(tǒng)的手工操作方式，這樣的工作方式效率較低，與社會(huì)的發(fā)展已經(jīng)不相適應(yīng)。在我國(guó)部分企業(yè)中由于經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)有限，人事檔案管理設(shè)備不足，信息技術(shù)不能與人事檔案管理工作有效結(jié)合，提高企業(yè)人事檔案管理工作的效率。在部分企業(yè)中雖然人事檔案管理工作配備了一些管理設(shè)備，但在實(shí)際的工作中，許多人事檔案管理者不能很好地利用機(jī)器設(shè)備，提高人事檔案管理效率。在人事檔案管理工作開展的過程中，信息技術(shù)的使用可以有效提高企業(yè)的工作效率，完善傳統(tǒng)人事檔案管理工作帶來的不足，只有將人事檔案管理工作的內(nèi)容不斷與時(shí)代相結(jié)合，才能進(jìn)一步提高當(dāng)代企業(yè)人事檔案管理的有效性。人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的構(gòu)建可以有效提高人事檔案的真實(shí)性與具體性，為企業(yè)進(jìn)行人才篩選時(shí)提供有力幫助。

1.3 人事檔案管理方式不適應(yīng)時(shí)代變化

我國(guó)當(dāng)代就業(yè)制度的不斷調(diào)整，為人事檔案管理工作的開展帶來了新的挑戰(zhàn)，無論在工作意識(shí)還是工作方式上都需要不斷更新。傳統(tǒng)的人事檔案管理大多采用多頭管理制度，人事檔案過于分散，缺乏統(tǒng)一的管理平臺(tái)，甚至許多企業(yè)中對(duì)人事檔案的管理較為松懈，經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失等情況。多頭檔案管理制度將人事檔案分散化，不利于檔案管理人員明確責(zé)任，降低檔案管理工作的效率。社會(huì)中職業(yè)的多樣性要求當(dāng)代人事檔案管理工作更加具體，但傳統(tǒng)的人事檔案管理分類較為單一，許多人員的檔案并未形成系統(tǒng)的種類，無法反映不同種類人員的詳細(xì)信息，并作為人員分類的參考。許多企業(yè)中對(duì)人事檔案管理工作的開展按照傳統(tǒng)方式照搬，沒有結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況增添適合員工的內(nèi)容，檔案管理工作對(duì)企業(yè)人員的選拔不能產(chǎn)生有利幫助。

2 人事檔案管理中問題的解決對(duì)策

2.1 提高人事檔案材料質(zhì)量

人事檔案管理工作主要為收集相應(yīng)的人才信息，企業(yè)的管理層需要意識(shí)到人事檔案管理的重要性，強(qiáng)化檔案管理工作意識(shí)。面對(duì)當(dāng)代社會(huì)中的人才，企業(yè)需要建立良好的人事檔案管理工作制度，提升人事檔案材料的真實(shí)性與有效性。人事檔案管理工作人員需要積極宣傳檔案管理工作帶來的優(yōu)勢(shì)與長(zhǎng)處，提高企業(yè)人事檔案管理工作的地位，將企業(yè)員工的檔案材料及時(shí)進(jìn)行更新與補(bǔ)充，促使企業(yè)人事檔案的內(nèi)容為企業(yè)的建設(shè)提供內(nèi)在支持。人事檔案材料需要反映出當(dāng)事人的真實(shí)情況與個(gè)性化特點(diǎn)，在工作中的成就與事物也需要進(jìn)行記錄，確保個(gè)人資料的完整性。企業(yè)中的員工都會(huì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)力量，即使職位較低的員工檔案也需要及時(shí)記錄與更新，基層員工的工作往往更能體現(xiàn)出企業(yè)發(fā)展的整體水平，對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有重要作用。

2.2 增強(qiáng)人事檔案工作人員工作意識(shí)

面對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理工作出現(xiàn)的問題與漏洞，當(dāng)代人事檔案管理需要進(jìn)行完善，提高自身的工作意識(shí)，建立適當(dāng)?shù)墓ぷ魉枷?。多頭式的管理降低了人事檔案管理的責(zé)任制度，企業(yè)需要將多頭人事檔案管理制度進(jìn)行轉(zhuǎn)變，強(qiáng)調(diào)人事檔案管理工作者的責(zé)任明晰，節(jié)省不必要的人力物力。集中的人事檔案管理可以便于企業(yè)對(duì)人員資格的審查，提高人力資源工作的有效性，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作規(guī)范化。人事檔案管理在企業(yè)中的劃分需要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況適當(dāng)更改，做出最利于企業(yè)應(yīng)用的分類方式，提高人事檔案管理工作有效性。

2.3 建立時(shí)代化的檔案管理工作方式

社會(huì)的發(fā)展與科技的進(jìn)步促使各企業(yè)人事檔案管理一體化，將信息技術(shù)與人事檔案管理相結(jié)合是時(shí)代發(fā)展的必然要求，面對(duì)新的信息技術(shù)，企業(yè)中人事檔案管理工作人員需要不斷提高自身的綜合能力與專業(yè)能力，將信息技術(shù)與人事檔案管理相結(jié)合，提高檔案管理工作的有效性。在信息技術(shù)與人事檔案管理結(jié)合的過程中，工作人員也需要加強(qiáng)對(duì)個(gè)人檔案的保護(hù)，避免個(gè)人信息的泄露對(duì)當(dāng)事人造成不良的影響。先進(jìn)的方法與先進(jìn)的工作手段都會(huì)促使企業(yè)人事檔案管理工作的進(jìn)一步提高，開發(fā)更多的人力資源，適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需要。