人工智能在檔案管理工作中的應用

龐 俊

（中海油能源發展股份有限公司工程技術湛江分公司，廣東 湛江 524057）

人工智能的技術在如今已經應用到了多個方面中，不管是大型的工廠生產還是普通的企業辦公，人工智能技術都為這些項目提供了更方便的服務。而且人工智能技術還在不斷地發展，已經被應用到了檔案管理的日常工作中，在檔案管理的信息化工作中，人工智能不僅可以滿足信息化的所有要求，還具有高效、低成本、安全的優點，應用人工智能技術可以提高管理人員的工作效率，減少檔案工作人員的工作量。

1 人工智能應用

人工智能是一門結合了許多計算機技術、管理方法、理論和相關應用技術的開發和研究的學科。在信息科學技術中，人工智能是一門很特殊的學科，它的發展可以讓機器模仿人類工作，協助或代替人類相關工作的進行，并且還可以對智能進行深入的研究，對人工智能進行技術優化，將人工智能技術應用到許多的行業工作中，提高工作效率。人工智能的應用十分的廣泛，不僅可以對自然語言進行編輯、對圖片進行識別，還可以對語音進行識別，靠著這些智能技術執行命令，實現操作的智能化。人工智能顧名思義，就是對人類的行為、意識、思維方式等進行模仿和研究，這項技術可以保證人類各項工作的順利展開。

2 人工智能技術的行業應用能力

我國的人工智能技術正在飛快的發展，技術逐漸成熟，可以滿足大部分的行業要求，對行業管理方式方法進行優化，廣泛的應用在各行各業的技術中，可以對圖像、音頻、文本等進行數據處理，保障智能化和簡化行業程序。在我國，有一些具有代表性的人工智能水平已經處于世界領先水平，隨著人工智能技術的發展，人工智能已經可以滿足檔案管理的要求，對傳統的檔案管理和方案進行優化創新，解決了工作效率低下，管理人員工作量大的問題。同時，人工智能已經應用到了機器視覺、語音識別、數據挖掘、自動駕駛的場景中，不只提高了行業的水平水準，也提高了人們生活的水平，保證了人們方便快捷的生活，同時在應用中發揮出了自己絕佳的價值。

3 人工智能在檔案管理工作中的實際應用

3.1 檔案管理中的智能檢索和分類

多媒體數字檔案和文本類的數字檔案信息資源是信息化數字檔案管理的兩個內容，在信息化的工作中，人工智能技術可以提高工作的效率。應用機器學習、自然語言處理和模式識別可以對相關的資料檔案資源進行分類和檢索，加強了檔案管理的能力，可以在需要調度檔案時快速地找到需要的資源。人工智能的歸納檢索功能是十分強大的，可以對不同的類型關系進行搜索，也可以對資源的屬性和標注過的文本樣本幾何進行搜索，還可以應用語音、視頻、圖像等數據進行識別，對新媒體檔案的信息進行搜索查找，檢索出相應的資源檔案。這是人工智能技術的一大功能，可以促進行業的智能化和簡單化。

傳統的信息檢索技術在如今已經無法滿足人們的需求了，必須要對傳統的技術進行改革創新，這樣才能適應信息飛速增加的今天。人工智能技術可以幫助人員對信息進行檢索，在極短的時間內進行信息提取，提高了人員的工作效率，同時依靠人工智能技術對信息進行分類管理也可以提高提取效率，更好地對信息進行分類，方便日后的使用。在我國，對檔案信息的分類管理還需要按照方案分類法進行，采用字段混合索引的方式可以保證準確的排序結果，這樣可以保證最優結果在列表前，更加準確地對信息進行提取，保證檔案的檢索效率和準確性。

3.2 檔案價值的智能鑒定

不僅可以利用人工智能建立普通的數據庫，還可以建立專家的數據庫，對專業的信息進行更加方便快捷的提取，獲得優質的知識，對決策提出更加深刻嚴肅的要求，從推理問題、判斷問題入手，模擬專家進行決策，將專家的作用發揮出來。建立相似的專家數據庫，可以讓人更加清楚專家的決策方式、決策思維等，為自行的決策提供參考價值。建設專家系統對人工智能技術的要求更高，需要深度了解計算機操作，具有大量的檔案工作經歷，除此之外，還應該具有理論知識基礎，首先，在構建專家系統初期，需要構建知識庫，對專家的決策方式思維進行收集，可以采用傳統的文字，也可以采用新媒體技術，例如視頻、音頻等進行錄入，然后還要對系統進行改良和完善，具體的操作是在系統中輸入任務，將出現的答案與檔案中專家的檔案進行對比，不斷地改進檢索的方式和規則，對知識庫進行優化管理。

3.3 智能安全管理

在檔案的管理中，安全性是需要重視的問題，檔案中的數據一旦被不法分子利用，后果不堪設想，借助計算機系統的數字化管理和檔案信息的儲存手段，可以保障人工智能系統的信息安全和隱蔽性，利用人工智能技術可以對安全性進行提高，例如可以設定人臉識別、聲音識別、指紋識別等生物識別技術對數據檔案庫進行保障，保證系統中的檔案安全，避免出現不法分子非法獲得檔案的問題，對進入檔案庫的人員進行嚴格的管控，增強了檔案庫的安全性，同時還可以減少相關人員的身份核驗時間，為相關人員提供了方便。此外人工智能技術還可以對數據庫進行監督和管理，實現嚴密的監控和智能識別，對異常的情況自動排查并報警，提高了安全性，保證檔案庫的安全性和隱秘性，這樣也可以減少監控人員的投入和工作量。在人工智能技術中加入防火墻可以有效地防止病毒進入數據檔案庫盜取信息，對可疑的程序進行攔截，防止不法分子對網絡的信息進行竊取，威脅數據庫的安全，保證網絡的信息安全，提高檔案的安全性。

3.4 智能共享檔案中的信息資源

隨著人工智能的發展，檔案管理可以利用技術發展的成果，為用戶提供線上線下的服務，利用人工智能的語音識別技術和自動語言加工技術，可以只利用用戶的語音在相關的信息庫中進行搜索，改變了用戶的檢索方式，為用戶提供了更方便的檢索方式。新型的檢索方式由三個部分組成，它們是環境、執行系統、學習系統三個部分。在學習系統中，對信息進行錄入，用海量的知識圖譜技術，對圖片信息進行組織、標記和檢索挖掘，對其進行分析利用，并建立相關的檢索規則。在學習系統中對信息進行修改，對知識庫中的信息進行檢索，最后優化推送和答案輸出，共享檔案信息，滿足人們的需求。

4 結語

從上面的分析來看，對檔案的管理是十分復雜的，在傳統的工作中只能單純地依靠員工進行工作，不僅浪費了大量的時間和精力，還不能保證檢索的正確性，而在如今，時代技術飛速的發展，人工智能技術發展，可以利用人工智能技術對檔案進行管理，減少人員的工作量，實現行業的改革轉型，利用先進的人工智能技術還可以保證檔案管理的高效性，優化檔案的管理流程，提高檔案管理的安全性，保證行業與人工智能技術的良好結合。