基層醫療單位檔案管理信息化的建設與優化措施分析

劉福皊

（成武縣南魯集鎮衛生院，山東 菏澤 274200）

檔案管理是基層醫療單位日常工作中的重要環節，對于保障和推動各項工作高質量完成具有至關重要的作用。因此，在信息技術飛速發展的當下，要充分運用先進的信息技術手段，推進基層醫療單位檔案管理信息化建設，提高檔案資源的保存率和利用率，從而促進單位檔案管理工作的不斷完善和優化。

1 檔案管理信息化建設的特點

1.1 數字化

信息化的檔案管理工作模式與傳統人工式的管理模式相比，其自身最主要的特點就是能夠將紙質的檔案信息轉化為數字化的數據信息，這樣不僅有利于相關工作人員的查閱，而且更方便工作人員的檔案管理。這種數字化的檔案管理形式，主要是在數據庫的基礎上開展的，而數據庫則是相關單位借助信息技術建立起來的，它能夠對各種檔案信息進行有效的整理以及科學的分類，使得檔案信息的存儲更加規范，避免了檔案管理過程中的混亂情況，提高了檔案管理的工作 效率。

1.2 智能化

在信息化的檔案管理工作中，智能化是其自身的附加特點，由于這一工作模式本身就具有數字化的特征，使得整個信息化的檔案管理也逐漸衍生出智能化的搜索及篩選功能，與傳統檔案管理工作中人工查找與檢索的方式相比，智能化會讓檔案查找與搜索工作變得更加便利。比如，相關企單位的工作人員若想查找某份檔案資料，只要在管理數據庫中輸入關鍵詞，就能夠快速找出與相應的檔案資料或者與其相關的檔案資料，這也為檔案管理人員省下不少時間與精力，使其能夠更好的兼顧其他檔案管理工作環節。

2 基層醫療單位檔案管理信息化建設的問題

2.1 沒有足夠的重視

現階段的基層醫療單位在進行檔案管理信息化建設時，相關領導還沒有認識到該項工作的重要性，對于該項工作形成了很大的阻礙。有一些基層醫療單位雖然建立了相關的信息化檔案管理平臺，但是卻沒有重視相關的更新維護工作，對平臺運行的穩定性造成了很大的影響。另一方面，一些領導覺得檔案管理信息化建設對單位的發展重要性不大，所以對檔案管理信息化建設的重視程度較低，對檔案管理信息化建設工作造成了很大影響。

2.2 檔案管理信息化的配套設施不夠完善

在我國基層醫療單位的檔案管理中，檔案管理部門的人員流動性大，所以在檔案信息的保留與管理中這一方面有許多的誤差，而且檔案管理部門的配套設施也不完善，所以有些材料在收集和整理的時候不夠全面，如果往更嚴重的方面來說，甚至會對檔案保存的安全受到影響，并且也會導致工作的效率降低，因此，基層醫療單位的管理層在對配套設施的完善上面要加強重視，但是有部分基層醫療單位的管理層對這項工作不夠重視，落實程度不夠，就不能很好的提高工作的效率。

3 基層醫療單位檔案管理信息化建設優化措施

3.1 樹立正確的建設理念，充分認識檔案信息化的重要性

現階段，對于基層醫療單位的領導來說，想要使其了解到檔案信息化建設的重要性，就必須要從兩個角度著手：首先要對其進行相應的專業培訓，基層醫療單位的領導作為單位的核心，其必須要充分了解基層醫療單位的相關建設內容，不要求很高的專業性，但是應該要有所了解，這樣才能夠對員工進行更好地管理。主要相關領導可以了解到檔案信息化建設的相關內容，就一定能夠引起相應的重視，進而推動檔案信息化的建設水平。其次就是讓基層醫療單位領導認識到檔案信息化建設緩慢的危害，可以例舉其他國家的一些案例，特別是歐美等先進國家都深受其害，進而使單位領導能夠認識到其中的危害，提高警惕，更好地進行相關建設工作，提高檔案管理信息化水平。

3.2 提高工作人員自身的素質

如果只有好的配套設施，工作人員沒有過硬的技術的話，就無法完成檔案管理信息化建設這項工作，對于工作人員來說，首先就是要對計算機的操作進行熟練的應用，對網絡信息化的一些理論知識也要掌握，工作人員一定要快速轉變傳統的思想，積極的學習新的工作方法，努力的提升自身的計算機素養和水平，以便于更好的工作，在平常的工作中，計算機操作水平比較高的工作人員，也要積極的給一些計算機操作不熟練的工作人員，灌輸一些基本的計算機操作理論知識，并教給他們實際的操作技術，以防他們在遇到問題時，能夠妥善的解決。

3.3 相關的配套設施進行完善

想要做到良好的檔案管理信息化建設，不僅要在人力上下功夫，而且還需要完善的配套設施，如果僅僅在工作人員身上下功夫，而沒有重視配套設施的完善，那么檔案管理信息化建設，也沒有辦法很好的進行，要想擁有好的設備，就要花費更多的資金，不管是設備的購進，還是設備的升級優化，都和資金脫不開關系，只有不斷的升級和完善設備，才能讓配套設施的安全方面和搜集資料的準確方面得到很大的提高，打個比方說，如果配套設施沒有升級或者優化，在工作的時候，輸入資料和存儲信息的時候，其中一些步驟就會出現一些漏洞，或者是大大小小的錯誤，一旦出現問題，工作就無法順利的進行，就會影響到工作的進程，也有可能會出現資料丟失的情況，配套設施如果沒有及時的優化和更新，就會影響工作的效率，所以，基層醫療單位必須對配套設施的完善引起高度的重視。

4 結束語

綜上所述，基層醫療單位的檔案管理信息化建設能夠使檔案管理工作的質量、效率得到進一步提升，進而更好地推動了基層醫療單位的可持續發展。所以，在進行檔案管理工作的過程中，單位必須要重視檔案管理信息化建設，對其中的問題進行深入分析，并通過相應的解決措施來完善信息化建設，以此來提高檔案管理工作水平。