電子檔案安全保護措施的局限性及對策分析

孫 越 楊云可

（成都市城市建設檔案館，四川 成都 610000）

1 局限性

1.1 管理觀念老舊單一

電子檔案都是以電子文件的形式出現，一般包括普通的Word文檔、Excel表格，要求嚴格的有視頻、圖像及聲頻等，通常有原檔案和副本兩種保存方式。通常情況下通過網絡就可以收集、歸檔、傳遞、保存和管理電子檔案，但實際管理操作過程中，部分工作依然延用紙質檔案管理方式管理電子檔案，如檔案基礎信息靠人工錄入等，這種單一老舊的管理觀念及方法已經無法滿足不斷變化的電子檔案管理需求[1]。

1.2 保存壽命有待延長

盡管很多電子檔案都可以通過拷貝、網絡傳輸等存儲在相應的網盤或者服務器里面，但因存儲空間、網絡暢通性等的影響，會使得在傳輸過程存在部分檔案信息丟失、遺漏或者保存壽命縮短等，所以保存壽命還有待延長成為電子檔案安全保護的一大難題。

1.3 保護措施有待完善

就當前來說，關于紙質檔案的安全保護措施已經得到完善，但關于電子檔案安全保護，因為電子檔案起步晚等原因[2]，所以其保護措施并不完善，只是建立了基礎信息安全保護系統，相應的安全保護法律法規及制定等并沒有得到完善，也沒有完善的檔案損壞處理方法，導致各種電子檔案損壞后得不到及時修復。另外，因為網絡的開放性，導致電子檔案在通過網絡傳播、保存時容易被盜取和泄露，使得信息丟失、遺漏，不利于電子檔案的準確度、安全性提升。

1.4 自然保存因素產生的不利影響

首先，異常溫、濕度會使得存儲電子檔案的設備出現故障，從而導致檔案信息損壞。例如光盤、磁帶載體、在異常溫、濕度影響下會出現磁性降低、載體壽命縮短等現象，使得被存儲的信息丟失。再如，因為光盤載體多數都選用鋁、塑料及多碳材料作為載體材料，所以在高溫作用下會發生變形、彎曲，導致數據讀寫準確度受到影響；在濕度大的保存環境下磁帶載體還會出現移位、變形,使得記錄信息遺失。其次，灰塵影響。灰塵不僅會對電子檔案產生物理損壞，還會造成化學損壞和生物損壞，其中物理損壞包括在整理、保存和利用的過程中，隨著檔案的移動和翻閱，就會引起塵粒與檔案制成材料的摩擦。這種摩擦會使紙質材料起毛，長期翻閱必將影響字跡的清晰度；在照片檔案中，由于感光層中有明膠，而明膠是從動物的皮、韌帶、骨頭中提煉出來的，機械強度比較低，易被微小的機械力損傷，留下劃痕，從而使影像模糊。對于磁帶檔案來說，塵粒沾附在記錄了信息的磁層表面，在播放時可使信號失真，噪音增大，當塵粒隨著磁帶的行進而進入磁頭縫隙后，會造成磁短路，使磁帶上的信息重放不出來。對于電子檔案來說，沾附在磁盤、光盤上塵粒也同樣會增加機械磨損，造成音像模糊，嚴重時會使數據失真；另外，對計算機硬件也有一定程度的磨損。；化學損壞包括腐蝕、降解等，由于大氣灰塵粒徑小，表面積大，吸附能力強，可以將空氣中的有害物質吸附在它們的表面，或呈酸性或呈堿性。當它們落在紙質檔案上時，就會增加紙張的酸性或堿性（增加酸性的概率大），使紙張變黃，逐漸喪失強度，最后碎裂成粉末，紙張上的字跡也模糊不清，對于照片檔案來說，由于照片的乳劑層中有銀，空氣中的過氧化物、臭氧均可引起銀的氧化或硫化而使照片上出現污漬，導致影像模糊褪色。對于電子檔案來說，空氣中的有害氣休和塵埃沉積和吸附在光盤表面，分解出酸性化合物或氧化物，腐蝕破壞光盤載體，致使光盤老化，造成電子檔案文件信息丟失，盤體損壞，壽命縮短。

1.5 管理人員專業能力及綜合素質不高

與紙質檔案管理相比，電子檔案保存有著更加嚴格的技術、理論要求，這就要電子檔案管理人員不僅需要擁有傳統檔案管理知識，還要擁有新的電子檔案管理的方法和技術，能夠高效處理檔案。

2 對策

2.1 完善相關標準

為了推進電子檔案管理，我國制定了“CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理”要求和“電子文件歸檔及電子檔案管理規范”標準,前者規范了CAD電子文件的光盤存儲和保管，后者對電子文件、電子檔案的收集、整理、歸檔、移交、保管等方面進行了細致的規定[3]。

2.2 重視并加強電子檔案安全防護工作

第一，嚴格把關信息存儲載體制成材料，電子檔案制成材料的質量直接關系到電子檔案載體的保存壽命的長短；第二，從環境和設備的安全、良好的室內環境、機器設備和儲存空間適宜溫度環境等方面保證計算機網絡系統的實體安全；第三，從使用權限、文件屬性、登錄限制等方面保證計算機網絡系統的運行安全，這樣的話就有利于服務器文件、數據的保護[4]；第四，重視、做好數據庫備份與恢復工作,確保數據庫、檔案信息的完整性、安全性；第五，安裝防毒軟件、防范網絡病毒等。

2.3 加強對相關工作人員的電子檔案管理知識教育及技能培訓

檔案管理部門應該要加強自身業務訓練，對檔案人員電子文件和電子檔案管理知識的培訓。同時，組織檔案人員去相關單位培訓學習、交流，取長補短，促進好的經驗推廣，從而培養更多高素質、高能力的檔案人員。

2.4 加強電子檔案的電子拷貝保護力度

雖然電子檔案本身具有便捷性、廉價性的優點，但由于電子檔案對電子計算機有極強的依賴性，而電子計算機可能會由于外在的病毒侵入、內在的系統紊亂等原因發生故障，造成電子檔案損壞而難以恢復，這就要求電子檔案的保管人員在保管過程中，實施“雙保護措施”[5]。而由于電子拷貝保護具有便捷性，能夠保留對電子檔案檢索的便捷性的特性，因此，電子檔案保護人員可以借助于硬盤、光盤等外在的承載方式，實現對電子檔案的二重保護。

3 結語

總之，要想做好電子檔案的安全保護及管理工作，檔案管理時需要對紙質檔案和電子檔案的差異有著一定程度的了解。此外，做好檔案管理工作不僅需要遵守檔案管理基本原則，還要以電子檔案自身特性為依據創建獨特的保管方法、技術和標準。只有這樣，才能說明檔案管理人員認識到了電子文件、電子檔案管理的必要性及紙質檔案管理的重要性。當社會上出現大量電子檔案時，檔案管理人員不僅重視電子檔案管理,也重視紙質檔案管理,合理、科學的開發各類檔案資源，不僅可以為社會提供更優質的服務，還促進電子檔案時代的檔案事業的發展。