關于提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略探討

白愛鵬

（延壽縣網絡輿情信息中心，黑龍江 哈爾濱 150700）

隨著時代的進步和發展，事業單位在發生著巨大的轉變，近幾年最明顯的變化就是事業單位中的檔案數量在急劇的提升，所以在新的背景下若是繼續使用傳統的管理方法很難滿足最新的需求，使得整體管理效率大大的降低。細心者不難發現，當下在事業單位中信息化管理建設的任務十分的艱巨，所以當下的事業單位管理人員應該做到與時俱進，將更多的先進技術引入到信息化管理中，保證其對事業單位檔案管理的促進作用。

1 事業單位檔案信息化管理的意義

事業單位以往進行檔案管理時僅僅將是保留檔案的紙質內容，但是不難發現很多的檔案需要在日常經常的使用，所以十分的容易造成損壞的現象。當下，事業單位檔案管理工作中，管理人員逐步的摒棄了以往的管理模式，更多的將信息化手段引入了檔案管理中，這樣一來極大的提升了檔案管理的整體效率。

2 事業單位檔案管理信息化建設中存在的阻礙

1）專業人才十分的匱乏。進行檔案管理工作的開展需要檔案管理人員的積極和專業性，工作人員的整體水平可謂是直接決定著工作整體上的質量。筆者發現，當下進行檔案管理的人員中很多都是跨專業工作，整體上專業技能低，還有些檔案管理人員整體上的年齡比較的大，所以很多時候依舊是使用傳統的檔案管理方式進行檔案管理，專業現代化的檔案管理知識十分的匱乏。面臨當下越來越多信息化管理的要求，傳統的檔案管理手段已經很難適應新時代的要求，整體上十分的不利于事業單位的發展。與此同時，一些檔案管理人員在進行檔案管理的過程中缺乏認真的態度，在工作的過程中難以有效的履行工作職責，嚴重的影響了整體工作的開展。

2）信息化建設沒有統一規范。當下，很多事業單位對檔案管理信息化建設重視程度在提升，但是在進行實施的過程中，其使用的管理系統卻和其他部門不同，所以在進行工作的過程中無論是整體上的兼容性和適應性都不夠理想。事業單位檔案建設信息化不夠規范極大的影響了檔案共享的進行。

3）改革過程中的不足。當下的事業單位為了更好的適應時代所需在不斷的進行改革，但是在進行檔案信息化管理改革的過程中工作做的不到位，其研究的力度整體上不到位，所以在工作中即便是制定了一定的策略，也很難適應自身實際的發展需求。與此同時，在當下很多的事業單位中負責檔案管理的人員在使用技術時明顯有著一定的認知上的差異，難以將先進的技術高效的使用，所以使得整體的工作效率并不高。

3 事業單位檔案信息化管理水平提升的方法

1）提升檔案管理人員的專業技能。不難發現，當下一些事業單位在進行檔案管理的過程中依舊是使用傳統的方法，事業單位內部的檔案管理人員使用的管理方式十分的落后，沒有很好的辦法去滿足最新的需求。隨著時代的進步，使用傳統的檔案管理方法很難做好檔案管理的工作，當下檔案的特點不僅僅是整體上數量比較的多，種類上也在發生著一定的變化，所以事業單位的管理人員應該在新的背景下采用更加完善的檔案管理方法，意識到信息化檔案管理的重要的意義。隨著我國技術水平近幾年不斷的進步，很多的事業單位都引進了最新的技術和設備想要高效的使用這些設備就應該注重對檔案管理人員的綜合水平提升，保證其能夠高效的使用這些設備，為此相關領導可以邀請一些專家或者是學者來到單位的內部展開培訓的工作，為了保證職工整體學習的積極性，可以對表現好的采取一定的獎勵，對不認真進行工作的中應該進行懲罰，這樣一來整體上學習的積極性就會提升，檔案管理水平也會隨著提高。

2）提升檔案管理現代化意識。當下想很好的保證事業單位的檔案管理工作進行，相關的人員就應該轉變自身的思想和整體上的工作態度。我國經濟發展總的來說在逐步的加速，所以當下人們對事物的認知水平也在提升，這對于檔案管理的工作是一個達到挑戰。當下各種思潮在不斷的興起，我國事業單位檔案管理工作應該隨著時代的進步不斷的進行變化，相關人員應該跟上時代的腳步，對檔案管理技術記性更加深入的掌握，從而逐步的進行工作上的創新和改進。

3）科學制定檔案管理信息化建設的規劃。想要實現事業單位檔案的信息化管理，保證事業單位檔案管理整體上的水平更高，就應該制定更加科學管理的規劃，這樣事業單位檔案管理工作就可以依據科學的步驟進行，從而保證檔案信息化建設的水平更高。

4）加大資金的投入。想提升檔案的信息化建設水平，就應該注重加強整體資金的投入，資金總的來說對信息化建設的影響很大，所以財政部門應該加大對檔案信息化建設工作的支持。事業單位應該和當地的政府溝通好，當雙方達成一致之后再明確實現檔案信息化管理的價值，使得政府將檔案信息化建設作為建設工作的重點去做。檔案管理部門在進行信息化設備使用的過程中應注意對自身檔案管理的實際情況進行分析，切不可只是追求設備的數量和先進性，更重要的應該是能夠有效的服務于檔案管理的工作。

5）注重相關網站的建設。提升檔案管理的水平應該注重相關基礎平臺的建設，逐步的完善網站。相關的負責部門應該提升對檔案網站的整體重視程度，深刻的將網站和事業單位的實際進行結合，當出現新的檔案時應該對信息進行及時的更新。在網站的建設完成之后還應該注重后期的維護工作，運行的過程中應該對存在的問題進行及時的改進和更新，這樣一來就可以有效的防止惡意侵入的情況再次出現，使用這種方式進行檔案的管理不僅僅會提升事業單位整體上的使用效率，還能夠有效的防止信息的泄露，但是應該注意的是，在其運行的過程在中應該注意及時的對電子設備進行殺毒，一定要做好檔案的備份工作，將重要的檔案存于可移動硬盤中，這樣可以有效的防治由于信息化設備出現故障出現的信息丟失。

4 結束語

總而言之，隨著時代的進步和發展，我國當下的各行各業在進步，當下事業單位應該提升整體的檔案管理水平，在這個過程中需要對工作理念和模式進行一定的改進和創新，這樣便可以提升事業單位檔案管理信息化水平。在實際的工作中檔案管理人員應該樹立新的觀念，這時提升事業單位檔案管理有效性的關鍵，使得職工在日常去積極地學習檔案信息化管理的相關技術，從而整體上提升單位內部的檔案管理水平。筆者認為，想要更好的滿足當下的需求，就應該充分的利用檔案資源，在工作的過程中盡可能的做到檔案的共享，提升檔案的使用效率，信息化在這個過程中起到的作用就是操作簡單和管理成本低，可以極大的提升事業單位的整體工作效率和水平。相信隨著技術水平的不斷進步和各項制度的不斷完善，我國的檔案信息化管理水平將會更上一層樓。