電子檔案管理

沈 潔

（運城市社會體育指導中心，山西 運城 044000）

在傳統(tǒng)檔案管理中，往往采用人工的方式對紙質(zhì)檔案進行整理與保存，這不僅會加大工作人員的負擔，而且也容易導致檔案的丟失或者信息遺漏等問題，不利于為檔案使用者提供可靠的保障。電子檔案則是通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對相關(guān)資料和文件進行收集、整理和歸檔，從而以數(shù)字化的形式對檔案加以保存和管理。這不僅能夠減小占用空間，而且可以通過便捷的備份操作保障檔案的安全，在查詢和調(diào)用方面也更加方便。機關(guān)單位在新時期發(fā)展中面臨的挑戰(zhàn)逐漸增多，應(yīng)該以電子檔案管理為突破口，提高整體管理水平，通過電子檔案總結(jié)工作經(jīng)驗和教訓，制定未來發(fā)展規(guī)劃。

1 電子檔案管理的基本要求

首先，需要保障電子檔案的完整性。機關(guān)單位的檔案文件涉及范圍較廣，因此給收集歸檔和管理工作帶來了較大的難度，應(yīng)該確保電子檔案的完整性，這是提取有價值信息、為決策提供依據(jù)的關(guān)鍵。很多文件時常處于動態(tài)化的過程當中，如果未能及時收集和整理，將會導致丟失問題的出現(xiàn)。應(yīng)該統(tǒng)一管理形式和機制，確保其良好的完整性。其次，應(yīng)該保障電子檔案的真實性。相較于紙質(zhì)檔案而言，雖然有助于收集歸檔便捷性的提升，但是對于檔案的修改也更加容易，因此在工作中應(yīng)該全面保障真實性，通過權(quán)限設(shè)置避免出現(xiàn)失真問題。確保電子檔案的原始狀態(tài)，尤其是在光盤和影像制作中需要更加 謹慎。

2 電子檔案收集歸檔的要點

注重在日常工作當中及時收集相關(guān)資料和文件，保障電子檔案收集歸檔的時效性，避免由于時間過長而導致資料的丟失問題。電子檔案的收集歸檔更加便捷，不需要對多項紙質(zhì)文件進行整理，大大減輕了工作人員的負擔。應(yīng)該對電子檔案的組卷和編號等操作予以創(chuàng)新，從傳統(tǒng)思維模式當中擺脫出來。采用單份文件歸檔的方式開展電子檔案的組卷歸檔工作，同時應(yīng)該通過即時歸檔的措施保障檔案的完整性和真實性。當前數(shù)據(jù)類型呈現(xiàn)出多樣化的特征，包含了大量的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)等等，因此應(yīng)該運用大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)統(tǒng)一化管理，提高收集歸檔的處理效率。

3 電子檔案管理的措施

1）劃分歸檔范圍。對于歸檔范圍的劃分，可以實現(xiàn)檔案的分類管理，在提高工作效率的基礎(chǔ)上，能夠避免出現(xiàn)資源浪費的現(xiàn)象。機關(guān)單位的無紙化進程逐步加快，應(yīng)該注重簡報、信息和調(diào)研刊物等內(nèi)容的特點，根據(jù)其價值確定保存方式，實現(xiàn)對重要信息資源的分類管理。在電子檔案歸檔范圍的劃分中應(yīng)該做好與紙質(zhì)檔案歸檔的有效協(xié)同配合，加快辦公軟件功能的開發(fā)，通過歸檔標引的方式為查找提供便捷。以發(fā)文、系統(tǒng)內(nèi)收文、調(diào)研和報告等電子文件為重點組織歸檔工作。此外，還包括了網(wǎng)站資料、應(yīng)用軟件數(shù)據(jù)、攝影材料等等。在電子檔案管理中應(yīng)該嚴格按照歸檔范圍開展工作，做好與紙質(zhì)檔案歸檔的區(qū)分和協(xié)同，充分發(fā)揮數(shù)字化管理的優(yōu)勢。

2）設(shè)定保管期限。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，保管期限的設(shè)定往往以卷為單位，使得各類文件的保管受到影響，存在一定的混亂問題。而在電子檔案管理中，對于保管期限的設(shè)定則更加合理，通過單文件保存的方式實現(xiàn)針對性保管，從其自身價值入手確定合理的期限，能夠真正發(fā)揮文件資料的價值。按照長期保管和短期保管類型劃分收發(fā)文，而對于調(diào)研文件、信息和簡報等則可以根據(jù)機關(guān)單位的實際要求確定年限。應(yīng)該注重對管理系統(tǒng)自動檢索功能的優(yōu)化，對于超過保管期限的檔案進行集中化處理。在對檔案進行分類時，則能夠以保管期限為依據(jù)，便于檔案的查找和統(tǒng)計等，真正提高檔案管理的整體水平。

3）明確開放級次。對于檔案的合理利用，可以為使用者提供豐富的信息依據(jù)，加快機關(guān)單位和社會發(fā)展。因此應(yīng)該明確電子檔案的開放等級，在保障檔案保密性的基礎(chǔ)上，提高檔案的利用率，使使用者能夠通過遠程檢索和查閱的方式滿足工作需求。具體而言，可以將電子檔案劃分為公開閱覽、申請借閱和保密文件三個等級。針對公開閱覽的電子檔案，則可以為局域網(wǎng)用戶提供具體的目錄和內(nèi)容，政策性文件多屬于此類。應(yīng)該對系統(tǒng)的檔案借閱模塊予以優(yōu)化，改善使用者的網(wǎng)上檢索和查閱體驗。而對申請借閱的檔案，則主要是提供目錄，內(nèi)容仍舊保密，通過借閱通知單的提交借閱檔案。對于保密文件而言，則不對外開放，設(shè)定了檔案查閱的權(quán)限。按照開放級次的差異性，通過光盤或者服務(wù)器實現(xiàn)電子檔案的分類保存，滿足管理和借閱需求。

4）保障檔案安全。保障電子檔案的安全，能夠避免給機關(guān)單位造成損失，維護社會的穩(wěn)定發(fā)展。尤其是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有復雜性的特點，檔案文件在歸檔整理中容易受到黑客攻擊、網(wǎng)絡(luò)病毒等影響，一旦造成檔案的泄露，則會帶來難以挽回的損失。因此，應(yīng)該加強對網(wǎng)絡(luò)安全防護的重視，通過定期備份的方式避免意外丟失。注重對網(wǎng)絡(luò)權(quán)限的設(shè)定，運用防火墻技術(shù)、身份識別技術(shù)等加強網(wǎng)絡(luò)化管理，降低信息化系統(tǒng)運行中的風險。同時，應(yīng)該加快檔案管理制度體系的構(gòu)建，通過制度約束規(guī)范工作人員的操作行為，防止由于操作方式不當導致檔案安全性和保密性受到威脅。

5）提高人員素養(yǎng)。電子檔案管理對于工作人員的專業(yè)能力也提出了更高的要求，因此應(yīng)該通過專業(yè)化培訓，使其掌握專業(yè)管理知識與技能，適應(yīng)新時期機關(guān)單位發(fā)展的要求。培訓計劃的制定應(yīng)該符合當前電子檔案管理的現(xiàn)狀，確保培訓內(nèi)容和方法的實效性，真正提高管理工作效率和質(zhì)量，解決電子檔案管理中的難題。針對先進技術(shù)比如大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計算技術(shù)等進行系統(tǒng)化學習，尤其是在軟件開發(fā)與應(yīng)用中，應(yīng)該熟練掌握操作方法，避免工作人員操作不當引起的丟失問題，增強管理工作規(guī)范性。

4 結(jié)語

檔案整理和歸檔是機關(guān)檔案的重點工作內(nèi)容，可以全面記錄自身發(fā)展狀況，并為社會各界提供服務(wù)支持。管理人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)歸檔管理理念和方法，引進先進的技術(shù)手段，提高信息化管理水平。通過劃分歸檔范圍、設(shè)定保管期限、明確開放級次和保障檔案安全等途徑，加快標準化管理體系的構(gòu)建，使電子檔案管理成為常態(tài)化，真正滿足單位發(fā)展需求。