人力資源檔案管理信息化的影響因素與建設(shè)對策

倪 芳

（湖南省益陽市中心醫(yī)院，湖南 益陽 413000）

科技的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)的空前發(fā)展，各種信息系統(tǒng)的不斷更新，為事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)造了良好的條件。推進(jìn)檔案管理信息化的實施，但是檔案管理的計算機(jī)化受到了很多因素的制約，有很多問題。需要找到有效的解決方法，進(jìn)一步發(fā)展檔案管理的計算機(jī)化。人力資源是指有勞動力的人們，他們是推動社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展中經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的最重要力量。地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程的特點是高地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展的特點是高素質(zhì)的人才，為了綜合管理人力資源檔案等資料，需要從信息技術(shù)、即人力資源檔案管理中獲取信息。我們必須采用信息網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)，處理孤立、分散、大量的數(shù)據(jù)，從上到下，逐步構(gòu)建有組織的信息 網(wǎng)絡(luò)。

1 人力資源檔案管理的基本概述

近幾年來，信息技術(shù)實用性強(qiáng)，利潤大。信息技術(shù)的發(fā)展，可以說是有了飛躍發(fā)展。過程的復(fù)雜性應(yīng)體現(xiàn)在檔案信息的執(zhí)行上，通過這種方式，檔案管理可以更快更準(zhǔn)確地完成。當(dāng)前形勢下，檔案信息結(jié)構(gòu)的研究還不夠深入。造成這一現(xiàn)象的原因在于，它的發(fā)展受到諸多因素的制約。目前，我們只能在分析其發(fā)展衰弱原因的基礎(chǔ)上，提出相應(yīng)的轉(zhuǎn)型對策，對檔案信息化建設(shè)貢獻(xiàn)不大。人力資源是社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展最重要的力量，是推動經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的資源。每個地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展都離不開高素質(zhì)的人才，因此我們的人才總量會對其教育水平和工作能力進(jìn)行管理和記錄。人事檔案等信息的整體管理，必須運用信息技術(shù)，即人事檔案管理信息化。采用信息網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)，對孤立、分散、異構(gòu)的數(shù)據(jù)進(jìn)行信息處理，形成規(guī)則有序、結(jié)構(gòu)化的信息網(wǎng)絡(luò)[1]。

1.1 人力資源

人力資源是指在一定的市場經(jīng)濟(jì)條件下，不同地區(qū)的人口可以勞動創(chuàng)造價值的一般資源概念，例如勞動適齡人口、超過就業(yè)年齡的人口等，以及未達(dá)到就業(yè)年齡的人口。通過自主勞動創(chuàng)造價值，促進(jìn)市場經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展。

1.2 人力資源檔案管理

一個國家和地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展與當(dāng)?shù)氐娜耸鹿芾碛兄鴱?fù)雜的關(guān)系，人力資源的質(zhì)量因人才管理地方而異，不同行業(yè)對人力資源的需求也不同。因此，有必要建立單一的人力資源檔案管理制度，提供有效的就業(yè)環(huán)境和服務(wù)，包括人口和就業(yè)能力。有效地收集、分類和管理當(dāng)?shù)氐娜肆Y源，發(fā)展這個領(lǐng)域。

1.3 人力資源檔案管理的具體作用

人才的作用人才庫的管理主要是通過人才在某一地區(qū)的流動，使人力資源達(dá)到最大化，從而幫助醫(yī)院和社會發(fā)現(xiàn)人才，幫助人才找到適合自己發(fā)展的工作，使其才能最大化，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè) 服務(wù)。

2 人力資源檔案管理信息化發(fā)展

信息技術(shù)是以計算機(jī)為代表的智能工具所代表的新的生產(chǎn)力的培育和發(fā)展，使之造福社會的歷史過程。一般來說，它具有信息獲取、信息傳遞、信息處理、信息再生和信息利用等功能，智能化工生產(chǎn)力又稱信息生產(chǎn)力。與以往的智能生產(chǎn)工具不同，智能生產(chǎn)工具不再是一種孤立的、分散的生產(chǎn)工具，而是一種自上而下的、組織化的大型信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。人類社會正經(jīng)歷著生產(chǎn)、工作、學(xué)習(xí)、交流、生活和思維方式的變革，并由此引發(fā)深刻的變革。伴隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國的信息化建設(shè)也有了長足的進(jìn)步，與發(fā)達(dá)國家相比差距越來越小，信息技術(shù)在我國的應(yīng)用深入，經(jīng)濟(jì)和社會效益顯著提高[2]。

2.1 信息化技術(shù)是人力資源檔案管理的發(fā)展趨勢

信息技術(shù)的快速發(fā)展和社會經(jīng)濟(jì)的各個方面的滲透，給人力資源和社會經(jīng)濟(jì)帶來了巨大的影響。管理層首先要加強(qiáng)人事管理的計算機(jī)化，促進(jìn)行政資源和行政成本的統(tǒng)一。人事管理系統(tǒng)的開發(fā)和實施將整合現(xiàn)有的管理資源，為其他管理系統(tǒng)提供基礎(chǔ)平臺，這包括最全面的人事管理。信息庫可以方便地管理各種人力資源管理信息。其次，加強(qiáng)人事信息管理，提高行政效率。員工的信息管理作為人事管理的一項日常業(yè)務(wù)，需要很多時間來管理人事，但是容易出錯。同時由于缺乏有效的技術(shù)手段，人力資源信息的收集和分析的一些基礎(chǔ)工作比較復(fù)雜，造成信息的有效傳遞。

2.2 人力資源檔案管理中信息化技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢

利用信息化的人事管理可以將相關(guān)信息和數(shù)據(jù)直接從上級傳達(dá)到基層，促進(jìn)政策的管理和實施。另外人事管理信息可以幫助醫(yī)院，迅速有效地收集各種信息，加強(qiáng)內(nèi)部溝通，實時監(jiān)控所有人事管理，提高人事管理效率。你離人事信息管理也很近，人力資源管理也是醫(yī)院管理的重要組成部分。以往的人力資源管理技術(shù)以紙筆為中心，檢查效率低，品質(zhì)差。互聯(lián)網(wǎng)、計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等代表性的信息技術(shù)正在急速發(fā)展，這是人力資源管理的重要工具。無論是人才培養(yǎng)，職位分析，招聘錄用的數(shù)據(jù)處理，還是面試，筆試，績效考核，都可以通過計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)[3]。

3 人力資源檔案管理信息化的影響因素

3.1 人力資源檔案管理在信息化建設(shè)中的基本設(shè)施落后

在檔案信息化的發(fā)展中，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)也是不容忽視的因素，是檔案信息化發(fā)展的最重要條件。我國很多相關(guān)部門都把紙的質(zhì)量放在第一位，對紙的質(zhì)量更加重視，不使用計算機(jī)、打印機(jī)等信息化相關(guān)設(shè)備。有關(guān)部門要求對物資進(jìn)行信息化處理，但他們卻將有關(guān)人事物資記錄在案。資訊科技并不用于篩選、整合及分享檔案資訊，而僅限于搜集及整理資訊。這一狀況真實地反映了他們對信息技術(shù)的缺乏和使用情況。以信息化為基礎(chǔ)，我國人力資源檔案管理的現(xiàn)狀不容樂觀。據(jù)了解，目前，我國大部分地區(qū)的人力資源檔案管理還處于手工對紙質(zhì)材料進(jìn)行歸檔、保管、篩選和加工的過程中，而人力資源檔案管理的工作內(nèi)容還處于簡單地收集勞動力數(shù)據(jù)，整理人力資源資料，確定人力資源檔案是否與勞動力有關(guān)，對其進(jìn)行保存比對檔案進(jìn)行保存要更有依據(jù)。

3.2 人力資源檔案管理的信息化意識不足

就我國現(xiàn)階段的發(fā)展?fàn)顩r來看，人事檔案管理信息化工作相對滯后，檔案信息化意識還沒有深入人心，一些人甚至對檔案信息化的重要性認(rèn)識不足。對于人事檔案的管理，有關(guān)部門也采取了傳統(tǒng)的檔案管理思想，即：將人事檔案放在高處，不損壞，不丟失，這樣才能順利完成工作。但是，人力資源檔案管理的信息化理念是不一致的。不能只記錄最基本的信息，人事檔案必須緊跟時代，不斷更新。檔案是人力資源的重要組成部分，在人力資源開發(fā)和利用中具有舉足輕重的作用。因為我們國家地域遼闊，所以整個科技發(fā)展進(jìn)程必須加快。由于這一原因，我國各領(lǐng)域的信息化進(jìn)程比較緩慢，造成人力資源檔案管理水平相對落后，檔案意識比較淡薄，信息化工作相對薄弱。人才檔案管理信息化在我國東部和其他經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)已逐步起步，但是，由于普遍存在著“重保管、輕使用”的傳統(tǒng)觀念，導(dǎo)致很多地方對人事檔案管理信息化重視不夠，導(dǎo)致人事檔案管理工作內(nèi)容停滯，只登記、存檔勞動人口的基本信息，不按發(fā)展需要增編和更新，極大地降低了人事檔案管理工作的作用，降低了當(dāng)?shù)貏趧恿Φ某浞掷贸潭取＜词乖谟行┑胤剑耸聶n案歸檔后也成了塵埃落定，人事檔案在市場經(jīng)濟(jì)中的地位大大提高[4]。

3.3 人力資源檔案管理信息化建設(shè)中缺乏專業(yè)性人才

目前，在人事檔案管理中，傳統(tǒng)的手工管理已不能滿足實際需要。加強(qiáng)人事檔案管理，要充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，加快人事檔案體系建設(shè)，推進(jìn)人事檔案的信息化、分類、歸檔、存儲和利用，加強(qiáng)人事檔案的編制、研究和統(tǒng)計，促進(jìn)人事檔案事業(yè)快速發(fā)展。為進(jìn)一步加強(qiáng)人力資源檔案管理，應(yīng)充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的優(yōu)勢，根據(jù)不同領(lǐng)域人才集中、知識面廣、成果顯著的特點，建立各類人力資源檔案信息數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建人力資源檔案信息管理與利用平臺，滿足各類利用需求，為檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展服務(wù)。為了適應(yīng)人力資源管理的需要，必須實現(xiàn)人力資源檔案信息管理的價值。

3.4 人力資源檔案管理信息化制度規(guī)范缺失

制度規(guī)范對于任何行為都是必不可少的，對于檔案信息化建設(shè)來說，制度的規(guī)范化可以更好地為檔案信息化探索作準(zhǔn)備，而不僅僅是口頭上的。雖然信息技術(shù)的出現(xiàn)給人們帶來了極大的方便和好處，但信息化建設(shè)面臨著巨大的挑戰(zhàn)。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，這兩種方式會發(fā)生沖突，導(dǎo)致檔案信息的混亂和丟失。當(dāng)前是檔案信息化建設(shè)的時期，必須加強(qiáng)檔案保護(hù)，規(guī)范檔案信息系統(tǒng)，防止檔案信息外泄和惡意篡改[5]。

4 健全人力資源檔案管理信息化發(fā)展的具體對策

4.1 強(qiáng)化人力資源檔案管理信息化意識引導(dǎo)功能

檔案意識的形成，是實施和開展人事檔案信息化管理工作的思想基礎(chǔ)，對人事檔案的科學(xué)運行具有重要的指導(dǎo)作用。為了增強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理意識，應(yīng)將檔案管理與本領(lǐng)域各項工作相結(jié)合，注重各類組織的管理，關(guān)注組織的發(fā)展趨勢，將檔案管理與社會活動相結(jié)合，使檔案管理更具針對性，檔案工作由封閉式向開放式轉(zhuǎn)變，以適應(yīng)社會發(fā)展的需要。加強(qiáng)檔案管理，深化對加快檔案由手工向數(shù)字化轉(zhuǎn)變重要性的認(rèn)識，積極面對知識經(jīng)濟(jì)主戰(zhàn)場，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)移到以知識經(jīng)濟(jì)為核心的現(xiàn)代化建設(shè)上來。

4.2 構(gòu)建完善的人力資源檔案管理信息化制度體系

完善的制度是人事檔案信息化建設(shè)的前提，各層次的素質(zhì)水平分別從管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三個方面影響著信息化建設(shè)的全過程。因此，必須完善人事檔案信息化工作的流程規(guī)范，以制度的形式固定規(guī)范，形成長效機(jī)制，確保人事檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有章可循、有法可依。此外，從實際出發(fā)，逐步加大信息化專項資金投入力度。要做好系統(tǒng)規(guī)劃和長期規(guī)劃，努力把有限的資金用在人事檔案信息化建設(shè)上[6]。

4.3 加快人力資源檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)部分

目前人事檔案管理工作中，傳統(tǒng)的人工管理方式已經(jīng)不能滿足實際需要。加強(qiáng)人事檔案管理工作，應(yīng)充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，加快人事檔案系統(tǒng)建設(shè)，推進(jìn)人事檔案的信息化、整理、歸檔、存儲、利用，加強(qiáng)人事檔案的編研、統(tǒng)計工作，推動人事檔案事業(yè)快速發(fā)展。為進(jìn)一步加強(qiáng)人力資源檔案管理工作，應(yīng)充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的優(yōu)勢，針對不同領(lǐng)域的人才集中、知識廣博、成果顯著等特點，建立各類人力資源檔案信息數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建滿足各種利用需求的人力資源檔案信息管理與利用平臺，為檔案科學(xué)發(fā)展服務(wù)。為了滿足人力資源管理的需要，必須實現(xiàn)人力資源檔案信息管理的價值。

4.4 強(qiáng)化人力資源檔案管理信息化人才的培養(yǎng)力度

隨著檔案管理信息化程度的不斷提高，醫(yī)院檔案管理人員在檔案管理工作中，也要努力提升自己的技術(shù)水平，確保與檔案管理技術(shù)水平相適應(yīng)，從而保證檔案管理工作的效率。因此醫(yī)院需要建立完善的檔案管理技術(shù)培訓(xùn)體系，定期組織工作人員開展檔案管理工作培訓(xùn)，提高檔案管理的工作效率。首先，要具備檔案知識的理論基礎(chǔ)，正確把握人力資源檔案形成、整理、歸檔和保存的全過程；其次，要通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代人才培養(yǎng)等手段，不斷提高檔案工作人員的獲取和再加工能力。為了更好地認(rèn)識檔案工作的基本規(guī)律，加強(qiáng)檔案信息化人才的培養(yǎng)，需要科學(xué)的理論和方法。為此目的，應(yīng)從多方面加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)，提高人事檔案工作人員的管理水平，是多方面的，必須堅持與時俱進(jìn)，做好人事檔案的開發(fā)和利用工作，更新人事檔案管理的信息化理念，才能適應(yīng)新形勢，開創(chuàng)人事檔案工作新局面[7]。

4.5 構(gòu)建出完善的局域網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)促進(jìn)目錄數(shù)據(jù)庫建立

在人事檔案管理工作中，可以利用計算機(jī)對人事檔案的內(nèi)容進(jìn)行整理、收集、整理、檢索等，并對與之相關(guān)的工作進(jìn)行介紹。另外，還可以用來編制大型索引，為人事檔案編研服務(wù)，進(jìn)行人事檔案統(tǒng)計等特殊的檔案工作。加強(qiáng)人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，做好檔案管理工作，適應(yīng)社會需求變化，尋找人事檔案服務(wù)新渠道，提高檔案利用質(zhì)量和水平。做好質(zhì)量提高的檔案管理工作，可以為社會全面進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。這是合同要求人才簡介管理信息化：首先提供計算機(jī)硬件，提高檔案工作的計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平。在醫(yī)院檔案信息管理中通過利用信息化技術(shù)可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，信息化技術(shù)最大的特點便是利用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等實現(xiàn)信息在網(wǎng)絡(luò)平臺上實時共享，這對檔案管理起到了至關(guān)重要的作用。其次醫(yī)院需要通過利用信息化技術(shù)便可以建立起以電子化為基礎(chǔ)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺，工作人員直接在平臺上方便可以對各項數(shù)據(jù)信息及資料進(jìn)行調(diào)取和整理，進(jìn)而利用信息實時共享，提高檔案信息管理的工作效率。在檔案信息管理中無論是任何一項檔案數(shù)據(jù)，對醫(yī)院都擁有或大或小的價值，但是前提是需要這些檔案信息數(shù)據(jù)可以被有效地讀取和分析，而通過利用信息化技術(shù)便可以在信息數(shù)據(jù)共享的基礎(chǔ)上，對數(shù)據(jù)進(jìn)行有效讀取分析。

4.6 營造出良好人力資源檔案管理信息化發(fā)展環(huán)境

醫(yī)院檔案管理工作中還需要為信息化技術(shù)的發(fā)展?fàn)I造出良好的環(huán)境，首先醫(yī)院需要加強(qiáng)內(nèi)部的軟件環(huán)境建設(shè)，這便需要醫(yī)院在發(fā)展過程中建立完善的管理制度、管理機(jī)制和管理文化，加強(qiáng)人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，建立規(guī)范的人事檔案管理制度，加強(qiáng)人事檔案目錄的錄入、保存，方便有需要的人隨時查閱、領(lǐng)取。政府應(yīng)當(dāng)在醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中起主導(dǎo)作用，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理制度的完善，通過填補當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中存在的法律漏洞和空白，對醫(yī)院檔案管理工作中的流程、環(huán)節(jié)等作出科學(xué)細(xì)致的規(guī)范，同時還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作中的信息化法規(guī)法律宣傳工作，確保全體公民可以自覺維護(hù)檔案工作的法治管理。同時在醫(yī)院檔案管理中還應(yīng)當(dāng)建立完善的硬件環(huán)境機(jī)制，這便需要相關(guān)部門在醫(yī)院檔案管理工作中加強(qiáng)計算機(jī)設(shè)備及相關(guān)管理設(shè)備的普及工作，各級政府及有關(guān)部門需加大醫(yī)院檔案管理工作中的資金投入力度，并通過配置相應(yīng)的計算機(jī)設(shè)施設(shè)備，聯(lián)合科技公司開發(fā)適用于醫(yī)院檔案管理工作的專用軟件，滿足醫(yī)院檔案管理工作在當(dāng)前信息化時代發(fā)展中的必要需求[8]。

5 結(jié)束語

隨著世界經(jīng)濟(jì)的發(fā)展趨勢，各方面正在穩(wěn)步推進(jìn)。這種向前發(fā)展的新發(fā)展?fàn)顩r日益嚴(yán)峻，經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要很多智力和技術(shù)支持。人才在新的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，醫(yī)院必須致力于人才培養(yǎng)，要在激烈的市場競爭中立于不敗之地。在新的醫(yī)院管理背景下，它是必須的。標(biāo)記問題分析后，針對公司人力資源檔案管理存在的問題，提出了促進(jìn)人才參與、提高醫(yī)院競爭力、最大化醫(yī)院發(fā)展目標(biāo)的具體解決方案。