信息化背景下如何加強審計檔案管理

闞冰鈺

（臨沂市審計局，山東 臨沂 276000）

隨著電子計算機技術(shù)廣泛應(yīng)用到各個領(lǐng)域，傳統(tǒng)型生產(chǎn)與信息管理模式已經(jīng)不再能適應(yīng)社會需求。大數(shù)據(jù)背景下的信息化改革才是當(dāng)前各行各業(yè)追逐的新型發(fā)展道路，當(dāng)然也正在被證明是正確的道路。在信息化背景下如何加強審計檔案管理，離不開信息技術(shù)的融合。本文詳細介紹審計管理工作面臨的形勢以及為加強信息化管理提出有效性建議。

1 信息化的優(yōu)勢

計算機管理的優(yōu)勢在檔案管理信息化的情勢下得到更多展示，廣泛應(yīng)用于各項管理活動。而相較于傳統(tǒng)書信、電報的信息傳遞方式，電子郵件、數(shù)字文件有著快捷的辦公和傳遞速度。信息化是當(dāng)前加強審計檔案管理的關(guān)鍵，加強審計檔案管理信息化已經(jīng)成為國人共識。在傳統(tǒng)型審計檔案管理模式下，工人積極性被無情壓制削減，相關(guān)工作實效性也被降低。信息化的審計檔案管理模式改革原有體制機制，充分利用現(xiàn)階段大數(shù)據(jù)、云計算的技術(shù)優(yōu)勢，節(jié)省不必要的精力消耗，調(diào)動相關(guān)工作人員積極性，提升工作效率。

2 關(guān)于信息化背景闡釋與審計檔案的名詞解釋

審計機關(guān)按照相關(guān)法律法規(guī)對審計活動過程中的各種文字、圖片、影像資料進行分類歸檔保管叫審計檔案管理。各種文件、信函、照片、電報、錄音及文字底稿、草稿、復(fù)印件等都會被劃分進審計檔案之類。信息化是指培養(yǎng)發(fā)展以電子計算機為主要工具的新的生產(chǎn)力，并對社會生產(chǎn)具有積極作用的現(xiàn)代化模式。一般包括信息獲取、信息傳遞、信息處理等幾部分，現(xiàn)代通信、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等作為技術(shù)支撐，極大地提高了各種生產(chǎn)生活的效率，推進了人類社會的進步。社會的發(fā)展與經(jīng)濟繁榮的要求，使得各種項目工程需要更為精準的審計與核查。審計檔案管理逐步實現(xiàn)智能化與自動化，相關(guān)計算機輔助技術(shù)的應(yīng)用也在不斷提升審計工作效率與質(zhì)量。手工審計的傳統(tǒng)時代已經(jīng)過去，傳統(tǒng)的記賬本、會計賬簿、資金轉(zhuǎn)移憑證等難以在數(shù)字化的當(dāng)下完整存在。而數(shù)據(jù)分析低下的效率不能滿足現(xiàn)實發(fā)展的需求，計算機審計才是未來審計管理實現(xiàn)電子化的主要途徑。更多審計軟件的開發(fā)使得電子審計的深度得到拓展，不再局限于數(shù)據(jù)表象。處理與存儲方式的改變是直接反映進步性的標(biāo)志，效能的提升與安全性得到更大的保障則是正確道路選擇的反映。一切都給予學(xué)者還有相關(guān)審計監(jiān)察人員新的認識：實現(xiàn)審計檔案管理信息化是未來發(fā)展的必然趨勢。

3 傳統(tǒng)型審計管理模式存在的弊端

1）審計案卷被相關(guān)審計人員歸入檔案管理室，查閱需要經(jīng)過層層上報與審批，上報程序的復(fù)雜程度直接與查詢速度掛鉤，給數(shù)據(jù)的傳輸與利用帶來了很大的不便。實行信息化的審計檔案查閱，只需要得到系統(tǒng)授權(quán)和查詢密碼便可以不受時間、空間的限制，實現(xiàn)“秀才不出門，便曉天下事”，極大地便利了人們的日常生活和企業(yè)、工廠生產(chǎn)活動。

2）傳統(tǒng)的紙質(zhì)或影像資料被二次裝訂、匯總，如果不加以特殊手段保護極易造成資料遺失。而傳統(tǒng)型歸檔要求與方式不經(jīng)歷信息化改革，難免會出現(xiàn)信息遺漏與缺失。

3）傳統(tǒng)型審計數(shù)據(jù)的收集需要經(jīng)歷人工過程，才能得到所需數(shù)據(jù)。而且傳統(tǒng)檔案里的存儲空間有限，受到技術(shù)限制無法包括大的信息量，也難以反映整個審計過程。信息化的審計技術(shù)能夠幫助建立起更為有效的監(jiān)督管理機制，提升對項目歷史信息的利用效率與審計檔案的利用價值。關(guān)于如何使得審計檔案管理更加規(guī)范科學(xué)、最大限度發(fā)揮資源優(yōu)勢、更好的服務(wù)與經(jīng)濟建設(shè)與社會建設(shè)、突破客觀條件的局限，都是值得專家學(xué)者研究鉆研的課題。

4 信息化背景下加強審計檔案管理的創(chuàng)新性建議

初期建立紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的審計信息存儲模式，二者互補立卷，實現(xiàn)查閱利用的便利、快捷、準確。紙質(zhì)檔案與電子檔案建立一對一的搜索對應(yīng)關(guān)系，成冊保存的紙質(zhì)檔案可以作為數(shù)字式電子檔案的補充。雙份的存儲量雖然占用更多的存儲空間，但卻可以減輕日常查閱與人員管理的工作量，也更具實用性，管理更加高效、規(guī)范和科學(xué)。雙重性質(zhì)的檔案管理模式是向最終無紙化審計管理的過渡，最終實現(xiàn)信息化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化目標(biāo)。建立更加符合現(xiàn)代社會要求的管理模式也同樣重要，依據(jù)相關(guān)管理制度實現(xiàn)管理效能的最大化，遵循相關(guān)法律法規(guī)，重視審計檔案管理程序中的法規(guī)性、連續(xù)性、正當(dāng)性，制定科學(xué)的、符合實際情況的審計制度。

開發(fā)新的審計APP、軟件，在人機結(jié)合基礎(chǔ)上實現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)庫技術(shù)的革新，建立完善的電子審計檔案管理軟件系統(tǒng)。審計檔案數(shù)據(jù)的檢索需要更為強大的技術(shù)支撐，開發(fā)更具有實際效能、更高品質(zhì)搜索引擎的軟件，建立起一整套集存儲、編號、加密、檢索、標(biāo)引和管理的電子管理系統(tǒng)才是適應(yīng)現(xiàn)實需求的正確做法。電子管理系統(tǒng)的建立幫助審計數(shù)據(jù)資源得到最大限度利用，也能更大程度上降低人力成本。

加強對審計人員專業(yè)能力的培訓(xùn)，提升相關(guān)工作人員的整體素質(zhì)，提升整個審計檔案管理領(lǐng)域的平均素質(zhì)。審計檔案管理的工作水平與人員專業(yè)素質(zhì)密不可分，對人員專業(yè)能力是一個考驗。加強對審計人員的知識培養(yǎng)與實踐能力考核，促進專業(yè)人員技能與素質(zhì)提升。繁瑣的審計工作容易造成疲勞，復(fù)雜、繁瑣的工作性質(zhì)需要審計人員有高于一般人的判斷力，而后進行無用信息的發(fā)現(xiàn)與剔除，建立完整有條理的審計檔案。提高考核標(biāo)準，更加注重人員質(zhì)量，不再糾結(jié)與傳統(tǒng)的數(shù)量取勝。審計人員自我意識的提高，從而具備更大的責(zé)任心與擔(dān)當(dāng)，促進審計領(lǐng)域的進步。

通過對以往生活生產(chǎn)活動相關(guān)數(shù)據(jù)資料的審計，進而考核職員工作成績、研究工程改善方案還有進行監(jiān)督監(jiān)管。各級審計機關(guān)工作人員都應(yīng)該秉持審計材料真實有效的原則，保證數(shù)據(jù)資料的真實性，不虛假錄入檔案。審計檔案管理必須要遵循基本性原則，即統(tǒng)一性、完整性、安全性和取用方便的原則。建立審計主體責(zé)任擔(dān)當(dāng)、審結(jié)卷成、歸檔定期的制度；采用更為有序的立卷方法，可以按職能、項目、單位排列立卷。歸檔的實效性也值得審計業(yè)務(wù)部門重視，質(zhì)量監(jiān)測隨時隨地，材料收集與整理立足于實際。做好工程活動審計檔案的資料搜集、整理和保管工作是各級審計管理機關(guān)的職責(zé)之一。

5 結(jié)束語

如上所述，審計檔案管理領(lǐng)域的革新離不開信息化技術(shù)的支持。當(dāng)前，我國信息技術(shù)正處在大發(fā)展時期，高速發(fā)展是一大特色。日益成熟的信息技術(shù)也逐漸在各個領(lǐng)域展現(xiàn)出了無與倫比的競爭力。在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)化、全球共享的信息傳播形勢下，閉門造車已經(jīng)不能適應(yīng)時代的發(fā)展。國家相關(guān)立法部門出臺相應(yīng)的規(guī)范管理法律法規(guī)措施，而各級審計部門優(yōu)化檔案管理流程，提升檔案管理實際工作效率，促進整個審計檔案管理領(lǐng)域的進步。