事業單位人事檔案管理信息化建設現狀及提升策略

王 靜

（云南省地方病防治所，云南 大理 671000）

在社會不斷進步過程中，檔案規模與數量呈現上升趨勢，檔案類型更加多元化，紙質檔案的地位受到挑戰，數字檔案成為主流，加快檔案管理先進模式的構建，事關事業單位發展的穩步性與長遠性。人事檔案管理隸屬檔案管理范疇，只有保障科學性與先進性，與信息技術進行結合，才能保證人才管理的實效性。

為此，要對信息技術給予端正認識，與人事檔案管理工作進行深入結合，將信息化發展作為新時期的工作重點，促使事業單位人事檔案管理模式實現升級與創新。

1 正確認識事業單位人事檔案管理信息化建設的現實意義

立足傳統人事檔案管理，紙質檔案是主要對象，資料的收集分類以及管理是主要任務，整個工作較為復雜，工作效率不高，在根本上制約了檔案資料的開發利用，管理工作缺乏有序性，很難發揮對事業單位工作的引導作用。為此，要結合時代要求，以信息化建設為主要任務，發揮技術支持作用，更好服務于人事檔案管理工作的要求，更好發揮人才的支撐性作用，為事業單位在新階段的發展與進步創設有利的環境。

2 深入剖析事業單位人事檔案管理現狀

1）人事檔案管理思維滯后，領導者重視度不高。在新的發展時代，人事檔案管理效果直接決定事業單位發展的先進性。一旦人事檔案管理不到位，很容易引發檔案資料的遺失或者損壞，不利于人才建設，影響事業單位用人的科學性，甚至造成損失。縱觀事業單位發展實際，管理者對人事檔案管理工作重視度不強，忽視其價值所在，尤其是對其工作任務進行簡單歸納，即于資料的收集、保存、查詢，認為只要資料全面與安全，資料完整不丟失，工作目標就實現。基于這種思想的影響，其認識很難提高，忽視時代發展對人事檔案管理的新標準，無法促進人事檔案信息化建設的順利開展。因此，事業單位人事檔案管理信息化滯后與管理者思想息息相關，需要關注單位發展實際，促使管理更具規范性與便捷性，構建更加科學高效的管理范圍。

2）事業單位人事檔案管理機制不健全，管理制度亟待完善。管理工作的進行與制度先進性分不開。為此，事業單位人事檔案管理工作的進行需要先進制度的支撐與保障。人事檔案管理制度內涵豐富，囊括檔案資料的整理分類、查閱調動等，任何一個環節都關乎事業單位人事檔案管理效果。但是目前，事業單位人事檔案管理制度問題較多，比較突出的是缺乏與時俱進性，很多內容嚴重落后，影響人事管理，甚至造成巨大困擾。另外，還存在人事檔案丟失的情況。除此之外，人事檔案管理開發利用機制不完善，威脅人才利用的合理性，誘發人才流失現象。基于此，人事管理制度的健全與完善勢在必行，以科學與合理為方向，更好服務于人才引進，增強管理效果，為事業單位工作效率的全面提升奠定基礎。

3）缺乏具有專業素質與能力的人事檔案管理人才，阻礙信息化建設進程。任何管理行為的開展都需要專業人才的支撐，一旦人員專業能力不強，素質不高，無法保證管理行為的開展。事業單位人事檔案 管理信息化建設需要專業性人才的保障。目前，高素質的檔案管理人才十分匱乏，使得諸多工作無法順利開展。具體講，管理人員不掌握信息化管理流程，對關鍵性工作掌握不到位，技術應用能力有限，操作不熟練，信息技術應用能力薄弱，尤其是對相關技術手段以及設備無法進行獨立使用，加之個人素質差異，職業素質參差不齊，使得人事檔案管理信息化建設深度不夠，表面性較強，整個工作落實不到位，先進技術優勢未得到發揮，延緩事業單位人事檔案管理信息化進程。

3 如何加快事業單位人事檔案管理信息化建設進程

1）轉變管理思維，發揮先進觀念對人事檔案管理信息化建設的指導作用。在事業單位人事檔案管理信息化發展中，重要內容是進行思維的轉變，增強觀念認識，尤其是對于領導者，需要對人事檔案管理進行全面與深入的再認識，掌握其新時期發展的價值，結合時代發展情況，突破傳統思維的束縛，在思想上提高重視度，將其有效貫徹在實踐之中，這也是決定事業單位人事檔案管理工作方向的根本因素，事關信息化建設效果與效率。一方面，要加強管理者思想建設，將時代要求為基礎，分析信息化發展的客觀因素與影響條件，以便更好適應新時代的要求。在這種思想的指引下，要合理加大投入，重視資金與設備更新換代，將信息化建設落到實處。除此之外，要關注人才隊伍建設，尤其要重視信息化人才的培養與培訓，全面提升人事檔案管理效果，維護人事檔案的完整性。最后，作為管理者，要對信息化建設的價值給予肯定，端正認識，合理納入管理領域，加快人事檔案管理由傳統模式向信息化模式轉變。也就是說，人事檔案管理要從本質上進行轉變，由單一的資料管理向社會服務性過渡，在做好信息收集分類基礎上，加強信息共享。

2）積極構建健全完善的人事檔案管理制度，為信息化建設營造優質環境。對于管理而言，制度是根本，發揮的是保障性作用，也是推動各項工作得以有序進行的指南針。為此，基于人事檔案信息化管理實踐，需要重視以單位實際為基礎，積極建立相適應的信息化管理制度，為信息化建設各項工作的開展創設基礎性條件，促使各個環節都能夠得到有效執行，強化整體信息化水平的提高。另外，針對現行人事檔案管理制度，要進行積極調整，結合時代具體要求，進行針對性吸取與去除，促使管理機制更加飽滿，增強適應性，更好適應人事檔案管理信息化新需求，以標準化為導向，在提升管理效率的同時，保證人員權益，為事業單位優秀人才建設營造優質環境。

3）重視提高檔案管理人員專業能力與綜合素養，加快信息化管理隊伍建設。事業單位人事檔案管理工作的開展需要專業化的人才，信息化建設更是離不開高素質的管理人才，因此，要重視采取內外部相結合的方式培養人才。具體講，一方面，在培養過程中，促使管理人員樹立信息化管理思維，能夠有效應用信息化技術，強化技術與管理的雙向融合，發揮整合優勢，推動信息化發展進程。另外，職業素養也不容忽視，需要培養其高尚的道德素質，對人事檔案管理工作秉承嚴謹的態度，維護人員信息的安全性，避免信息篡改。除此之外，服務意識的增強也是重要內容，要培養管理人員服務觀念，為單位人員提供優質的信息服務，也為事業單位人才引進創設良好環境。從外部角度分析，要吸納更多專業的檔案管理人才，擁有完整的教育背景，行業經驗豐富。

4 結束語

綜上，在新的發展階段，檔案管理信息化建設勢不可擋，決定其未來發展方向與趨勢。事業單位需要將信息化作為工作核心，重視管理模式改革，以數字化為核心手段，將其作為提升管理效果、最大化發揮人才價值、提高管理質量與效率的核心手段，加速實現規范化發展，全面實現科學化管理，推動事業單位實現長遠與可持續發展。