行政事業單位檔案信息化建設路徑研究

陳 剛

（山東省菏澤定陶區行政審批服務局，山東 菏澤 274104）

隨著社會信息化的不斷發展，是單位的檔案管理人員，應當將信息化的優勢發揮出來，通過信息化的管理模式，對檔案進行管理，能夠有效地保障檔案管理的工作進程，同時防止檔案的丟失以及被篡改等意外的發生。并且在以后對檔案進行調用或找尋過程時，都能夠有效的進行，提高行政管理工作的效率。

1 行政事業單位中檔案信息化管理的意義

1.1 有效保障檔案管理的安全性

在之前，行政事業單位檔案管理的工作中，檔案的話全是通過紙質檔案進行的。使用紙質檔案有以下幾個弊端，首先紙質檔案對于存放環境有著極高的要求，你需要保證環境的干燥通風，由于紙質的原因，如果存放在潮濕的環境當中，將可能會出現檔案潮濕發霉等現象，如果檔案存放的環境有明火等易燃物品，將可能會威脅檔案存放的安全性，不利于儲存。其次，紙質檔案對于儲存空間來說也有一定的要求，一旦遇到檔案比較多的情況下，在小空間內無法存放過多的檔案，紙質檔案，對于儲存空間的需求量比較大，導致空間資源的浪費。第三，由于紙質方案的原料是紙張，因此使用紙質檔案將不利于生態環境保護，會產生資源的浪費等現象。因此，如果行政事業單位在進行檔案管理時，對檔案進行信息化管理，將會改善這些弊端。首先信息化檔案對儲存空間沒有要求，管理人員只需要將檔案儲存到管理后臺，通過信息化的方式，對檔案在網絡中進行儲存，能夠減少紙質檔案儲存的空間限制，只需要一臺電腦就能夠儲存平時需要一間辦公室才能存下的紙質檔案，提高空間資源的利用率。同時，通過檔案信息化建設，也能夠保障檔案的安全性，只需要在網絡后端設置好網絡鎖，密碼鎖等保護措施，就能夠避免檔案出現丟失以及盜取篡改等現象的發生，很好的保障了檔案的安全性。通過信息化的技術手段，只需要一臺小小的電腦就能夠將龐大的檔案資料庫進行存儲，方便管理人員隨時調用，提高了行政事業單位人員工作的效率。

1.2 有助于檔案信息智能化查詢

如果運用傳統的檔案存儲方式，行政工作人員想要找一份檔案，需要花很長的時間，使得工作效率十分低，并且如果是需要跨城市，跨省份尋找檔案，更加會增加檔案管理員的工作量。在信息飛速發展的今天，生活的快節奏要求行政工作人員要提高工作效率，借助更加簡潔有效的方式，對檔案進行查詢。通過信息化的智能檢索手段，能夠在很短的時間內迅速找到一份檔案，并且不受地域等空間因素的影響，提高了行政事業單位整體工作的效率。只需要將檔案上傳到云數據庫當中，就能讓全國各地的行政工作人員對檔案進行信息化線上檢索，足不出戶就能輕松便捷的找到一份檔案，對事業單位的工作發展有著十分積極的意義，這是傳統的紙質檔案管理所做不到的，所以應當加強對行政事業單位檔案信息化路徑建設的研究，這對于提高行政單位的工作效率有著積極的意義。

2 提高行政事業單位檔案管理信息化建設的路徑研究

2.1 對事業單位的檔案信息化管理工作進行規范

科學技術的飛速發展也改變了我國的檔案管理模式，從傳統的紙質管理方模式轉變為現在的信息化管理方式，成功實現了信息的共享，使全國各地的行政工作人員能夠方便快捷的對檔案進行查詢和管理。如果想要使檔案信息管理得到更有效的利用，并且使信息管理發揮最大的作用，有序地實施檔案管理系統，必須建立相應的完善的檔案管理規章制度，使事業單位的檔案管理制度更加規范，檔案管理制度更加健全，所以在進行檔案管理信息化工作時，必須嚴格遵守相關規定，制定符合國家相關標準的規范措施。首先將檔案信息進入錄入時，需要根據國家所建立的著錄原則，方式，使用統一的格式進行系信息的錄入，方便日后對檔案進行檢索，使數據呈現能夠清晰明確。其次，建立統一的標準化的數據庫硬件及軟件庫，將紙質檔案進行統一歸檔，使檔案信存儲息更加有序、方便，在事業單位內部，信息資源的使用以及查詢能夠更加的方便，保障檔案數據管理不出錯，提高行政工作人員在實際工作中的西效率。因此，在實現檔案管理信息化的過程中，規范的檔案管理制度顯得尤為重要，并且在檔案信息管理系統的成功實施中，發揮著重要的作用。

2.2 提高檔案信息存儲技術，加強檔案信息管理的安全性

檔案管理信息化建設在事業單位的實施，有利于檔案管理效率的顯著提高，但是現代化信息的手段在實際檔案信息管理的過程中，有優點同樣也有缺點。在實際工作中，信息技術的運用會產生安全問題，留下各種安全隱患，信息存儲的技術安全性，會對檔案信息的安全性帶來很大的影響。所以一定要加強檔案管理的日常工作，在各方面都要加強安全技術的保護，保障檔案信息的安全性，防止有人通過網絡信息的漏洞，竊取和篡改檔案信息。

首先，防火墻技術是目前檔案信息安全工作中最重要的一項技術手段，它常常在私有網絡和公共互聯網絡之間進行使用。行政事業單位在日常防護工作中，應當實施進行殺毒、將網絡安全隱患遏制在源頭當中，發揮防火墻技術的作用。同時對進出檔案信息的網絡進行過濾，提高網絡的安全性。防火墻技術有效地記錄了網絡中的訪問行為，訪問滿足安全防護要求后才能通過，如果防火墻系統檢查出網絡存在不安全的行為，訪問也就無效，通過這樣的方式，起到安全檢查的作用，有效保護檔案信息的安全，并規范網絡的使用行為。其次，加密技術使得檔案信息不會被竊取篡改或外泄。因此，傳輸的文件信息必須有一個加密的密碼才能被解開訪問系統，保證傳輸環節的載體因為被遺漏，而出現安全風險。或者也可以設置口令并限制對信息的訪問權限。當行政事業單位的檔案管理人員需要對檔案進行查看，必須要有口令密碼才能進行檔案訪問，從而通過加密技術有效的保障檔案信息的安全。

最后，還要提升檔案管理人員的專業素質能力，讓相關的技術人員認識到檔案信息化管理的重要性。加強管理人員的專業技能培訓，業務素質以及服務意識的培訓，提高檔案管理人員的綜合素質。同時，改變傳統的檔案管理觀念，運用信息化、數字化的手段進行檔案的管理。在實際工作當中，檔案信息化管理平臺應配備專業的網絡技術人員，有效的提升平臺維護管理。同時還需要聘用具有相關技術的管理人才加入到管理隊伍當中，提高管理團隊的綜合素質，有利于促進檔案管理信息化建設的發展。

3 結束語

總而言之，事業單位的利益在一定程度上取決于檔案信息管理，通過信息化技術的方式，對檔案信息進行管理，能夠有效的提高事業單位管理人員的工作效率。因此，事業單位應當將檔案信息化建設作為一項重要任務，加強檔案管理的信息化建設，為檔案信息化管理的建設提供必要的物質支持，為事業單位。開展檔案信息化管理工作，提供更多的支持和幫助，充分發揮信息化技術在檔案管理中的重要作用。