基于信息化背景下企業文書檔案管理探析

王 博

（中國能源建設集團安徽省電力設計院有限公司，安徽 合肥 230000）

信息技術的全面普及為社會各企業的快速發展帶來了曙光，推動了社會的進一步發展和進步。在該背景下，文書檔案管理的重要性越來越明顯。為推動企業的進一步發展，相關管理人員要采取具體措施對企業文書檔案進行科學管理。

1 信息化背景下企業文書檔案管理存在的問題

信息技術的快速發展推動了企業文書檔案管理質量的進一步提升，但是具體而言，當下我國很多企業的文書檔案管理工作依舊存在一些明顯的問題，主要介紹如下：第一，文書檔案管理人員素質水平較低。當下我國很多企業的文書檔案管理工作人員并不了解自己的工作崗位職責，工作存在懶散、缺乏熱情的情況，因此造成文書檔案管理質量不高、工作效率低下。某些文書檔案管理人員還會出現工作失誤，對企業的日常經營管理帶來了負面影響。與此同時，部分企業文書檔案管理人員不具有專業的文書檔案管理技能，不能使用相關知識對實務工作進行詳細分析，因此造成企業文書檔案管理問題頻繁發生，企業運行情況受到一定程度的影響。另外，某些企業文書檔案管理工作人員執行力不高，造成了企業工程周期延長，嚴重降低了文書檔案管理效率和質量。第二，文書檔案管理技術落后。管理技術是企業文書檔案管理工作質量的重要影響因素，但是就目前來看，我國很多企業并沒有將先進的管理技術應用到對文書檔案的管理過程中，部分企業始終沿用傳統的文書檔案管理方法，因此造成企業文書檔案管理質量不高。第三，企業各部門之間缺乏溝通和交流。各部門之間的溝通和交流是提高企業文書檔案管理工作質量的重要手段，但是當下很多企業的各部門之間相互獨立，并沒有進行有效的溝通和交流，文書檔案管理部門并沒有綜合企業全體員工的意見開展檔案管理工作，導致文書檔案管理效果不符合企業的發展需求，阻礙了企業各項工作的正常運行，不利于企業經營管理水平的持續提升。

2 加強信息化背景下企業文書檔案管理的有效策略

2.1 轉變文書檔案管理理念

正確的管理理念是企業文書檔案管理工作順利開展的基礎，文書檔案管理人員、企業領導以及其他部門工作人員只有意識到了文書檔案管理的重要作用，才能有效調動文書檔案管理工作人員的工作積極性，確保文書檔案管理人員能夠將百分百的精力投入到對企業文書檔案的管理過程中。第一，企業上級領導要意識到文書檔案管理在企業發展過程中的重要意義，樹立文書檔案管理信息化理念，并采取具體措施培養檔案管理工作人員具備文書檔案的信息化管理理念。第二，企業可通過將其他企業的文書檔案信息化管理成效展示到企業文書檔案管理工作人員眼前的方式，讓文書檔案管理工作人員能夠深刻認識到文書檔案管理工作的重要意義，由此可有效增強企業檔案管理人員的文書檔案管理意識，為接下來的文書檔案管理工作的順利開展建立基礎。通過這種方式，不僅可以提高企業文書檔案管理工作效率和工作質量，還能提升文書檔案管理人員的工作積極性，實現企業、員工的互利共贏，推動企業發展水平的快速提升[1]。

2.2 創新文書檔案管理方式

企業文書管理工作涵蓋了多個階段，各個階段對管理方式的要求均不一樣。對于文書管理初始階段，工作人員需要從兩個方面進行把握。第一，企業上級管理人員需要對文書檔案管理工作人員的基礎業務管理水平給予充分的重視，采取具體措施對工作人員不足的地方進行改進和完善。即使當下我國的信息化水平已經比較高，各大企業基本實現文書檔案的信息化管理，但是這并不能說明可以摒棄基礎的文書檔案管理業務。就目前而言，企業可以借助信息化技術，實現對企業文書檔案的數字化管理，同時工作人員需要將數字化后的文書檔案信息進行儲存管理。與此同時，企業可對文書檔案進行檔案編研，將紙質版的文書檔案制作成企業檔案的“記憶工程”，實現對企業文書檔案信息的長久儲存管理。例如，對于一些企業的扶貧工作，企業可將文書檔案制作成為系列檔案，用來將貧困地區經濟發展情況、貧困地區貧困原因、貧困地區人員構成以及歷史扶貧成效等數據展示出來，將扶貧工作的原貌進行真實還原。另外，對于企業的基礎業務方面，相關管理人員需要強調文書檔案部署、實施、檢查以及驗收階段的同步性，確保無論業務工作開展有多深，文書檔案工作都要保持一致。第二，企業文書檔案管理工作人員需要做好對標工作和學習工作。在信息化背景下，跨界合作的事情屢見不鮮，并取得了明顯的成效。針對這種情況，企業文書檔案管理人員要跳出傳統觀念的束縛，盡可能多的去學習一些優秀企業、優秀人才的文書檔案管理方式，找出創新的地方并進行歸納學習，探究企業自身文書檔案管理的最新途徑，有效提高企業文書檔案管理工作效率和工作質量。

2.3 健全文書檔案管理手段

信息化背景下，為提高企業文書檔案管理質量，企業有必要將信息化管理手段運用到對文書檔案的管理中，有效提升企業文書檔案管理效果。首先，企業需要建立一個完整的文書檔案管理信息化數據庫，用以有效連接企業的各部門，實現對文書檔案的完全控制和管理。其次，企業文書檔案管理人員要將文書檔案信息準確無誤的輸入到信息化數據庫中，并做好數據保密工作。最后，企業還需要加強對網絡的維護管理，實時監控外網的安全性，及時更新數據庫中的各項軟件，同時還要設置數據庫訪問權限，確保企業文書檔案的絕對安全，提升文書檔案管理質量[2]。

2.4 加強管理人員培訓工作

優秀的人才是企業順利開展各項工作的基礎，為確保企業的文書檔案管理工作質量能夠符合要求，企業有必要對文書檔案管理人員進行素質培訓。企業培訓部門可定期開展文書檔案管理員工培訓工作，為企業培訓符合社會發展要求的文書檔案管理人員，推動企業文書檔案管理工作的順利開展。與此同時，企業需要對文書管理工作人員的綜合素質和業務能力進行培訓，采取學歷教育、課程培訓以及進修學習等方式，有效提升文書檔案管理人員的整體水平。另外，企業還需要對文書檔案管理人員進行思想教育，有效提管理人員的思想道德素質，確保管理人員能夠擁有正確的文書檔案管理意識，有效提升企業文書檔案管理質量。

2.5 構建信息化的管理平臺

為保證文書檔案管理質量能夠符合社會快速發展的需求，企業有必要建立功能完整的文書檔案信息管理平臺，用于實現對文書檔案的信息化管理。構建文書檔案信息化平臺時，企業需要不斷加強文書檔案管理力度，規避文書檔案管理質量不高、管理能力不足的問題。文書檔案信息化管理平臺要包含文書檔案加工系統以及檔案保密系統，通過這種方式，不僅能夠實現對文書檔案的高效管理，還能有效提升文書檔案的安全性和有效性。因此，各大企業要加快文書檔案信息化管理平臺的建設進程，有效提升文書檔案管理效率和質量。

3 結論

總而言之，文化檔案記錄了一個企業的生產管理等多方面的數據，對企業的作用巨大。因此為推動企業發展水平的進一步提升，文書檔案管理人員要轉變自身管理理念，健全管理手段并構建檔案信息管理平臺，科學管理企業文書檔案。