論社會轉型期檔案信息化與檔案信息倫理建設

吳 琴

（湖北省襄陽市大數據中心，湖北 襄陽 441000）

在檔案管理工作中，融入信息化技術對于提高管理效率與質量而言有著積極的意義與影響。尤其是在信息時代背景下，檔案信息化已是大勢所趨，憑借此可以使信息資源的共享性以及可復制性得到增強，然而不得不承認的是，檔案信息化的同時帶來的問題也十分突出，例如檔案信息的安全問題，隱私權以及知情權等倫理問題一直困擾的管理者與使用者。鑒于此，我們有必要圍繞社會轉型期檔案信息化與檔案信息倫理建設進行探討與研究。

1 社會轉型期檔案信息化特點

1.1 工作模式革新

在社會轉型的重要時期，檔案工作的開展方向也發生了重大變化，其需要充分結合時代需求，對工作模式進行改進與創新，而檔案信息化則與之充分契合，相較于傳統檔案工作而言有著十分重要的變化。基于對信息技術的應用，檔案工作在日常管理中的執行效率得到了極大的提升，大量的檔案資源在電子化、數字化處理之下，使得檔案管理者與使用者能夠更加快速、便捷的查詢與使用檔案信息，這對于檔案工作的開展而言有著非常重要的意義。

1.2 利用模式發生改變

在傳統模式下，檔案工作中大部分資源都是以紙質信息的形式呈現，管理者與使用者在查找、節約以及使用過程中需要經歷比較繁瑣的程序，從而導致檔案利用的效率難以得到提升。而隨著檔案信息化的發展，檔案的存儲與處理發生了重大變化，信息化的呈現方式極大的提高了檔案利用的效率，使得檔案資源的價值得到了全面提升。

1.3 檔案信息化管理系統應用

在檔案信息化管理系統是檔案信息化建設的重大成果，利用該系統可以為使用者提供更加完善的服務，促使檔案管理以及處理量得到了有效提升，同時也使檔案處理更加便捷，減少因為人為因素而產生的錯誤。

2 社會轉型期檔案信息倫理失范分析

2.1 檔案信息泛濫

檔案信息化建設減少了紙質檔案資源的應用，計算機成為檔案信息處理的主要工具。這一成果極大的簡化了檔案管理的流程與成本，并且也使得機構間信息的交互與共享變得更加便捷。與此同時我們也必須承認，檔案信息化的發展也使得文件的下發量不斷增加，在面對龐大的信息資源時，管理人員往往難以對其進行價值鑒定而是直接進行存檔，如此就導致部門檔案泛濫情況嚴重，對于檔案整體價值產生了一定負面影響。

2.2 檔案信息污染

檔案信息應該保證自身的完整性、真實性以及原始性，如果檔案信息出現虛假內容，或者對使用者造成誤導甚至危害，那么就被稱為檔案信息污染。在信息化背景下，檔案信息管理難度增加，很多檔案信息并沒有經過嚴格的篩選與堅定，從而導致機構內部的檔案可信度難以得到保障，這顯然不利于發揮檔案的價值與作用。

2.3 檔案信息殖民

所謂的檔案信息殖民，就是指經濟與信息技術水平更高的國家向我國發布與滲透檔案信息，從而影響到我國公布檔案信息的行為。眾所周知，當前檔案信息化建設過程中，檔案信息的交互與傳遞不斷加速，而國內一些機構對檔案信息的管理并不夠重視，從而導致檔案信息殖民問題趨于惡化，最終導致檔案信息質量嚴重受損，對使用者造成了一定的誤導，同時也因為了一定的信息安全問題。

3 社會轉型期檔案信息倫理建設路徑探討

3.1 完善檔案信息倫理機制

為了有效整合檔案文化，確保檔案管理措施與辦法得以順利執行，首先要做的就是制定一個完善、有效的倫理機制，對檔案信息中的倫理關系進行約束與協調，確保檔案信息化建設與發展與社會轉型期的實際需求相適應。具體來講，在形成檔案信息倫理機制的過程中，檔案機構應該對行業發展情況進行深入的調查與分析，加大與政府機構的溝通與對接力度，并遵循全過程控制的原則，在檔案形成過程中做好協調工作，確保檔案文件在產生階段就已經與信息化相融合，最終順利完成對接，保障檔案質量。

3.2 加強行業內道德教育

做好道德教育，強化檔案信息管理者與使用者的道德意識，對于推動檔案信息倫理建設工作而言也有著十分重要的意義。具體來講，在工作實踐中檔案信息倫理建設應該涉及三個方面：第一，面向社會層面，加大宣傳教育力度。例如檔案館可以通過展覽、網絡宣傳、編制檔案音頻與視頻等方式，向社會公眾科普檔案工作與發展的相關內容，提高整個社會對檔案工作的認知度；第二，對于檔案管理建設從業人員，則應該建立完善的培訓考核機制。在檔案行業中檔案從業人員發揮著重要的主體作用，他們的專業素養決定了檔案倫理道德建設的成果，因此檔案機構應該從專業層面上為檔案從業人員提供相應的培訓與教育活動，提高他們的專業水平，強化其職業道德意識，同時通過嚴格的考核評價機制對其行為進行約束與限制，以此來推動檔案信息倫理建設朝著一個健康的方向發展；第三，在檔案倫理關系中，檔案利用者也占據著重要的地位，檔案機構也應該加強對這部分群體的教育，促使其信息素養得到提升，確保公民對檔案倫理關系有一個正確的認識與理解，基于此才能夠有效推進檔案信息倫理建設。

3.3 做好監管機制建設與相關工作

在檔案信息活動中，檔案信息倫理屬于調節關系的一種道德機制，其作用就在于為公眾有效利用檔案信息提供支持與保障，確保整個社會的信息趨于公平化。在社會轉型期，檔案信息倫理的建設應該圍繞信息公平這一點開展工作，而為了實現這一目標，就應該建立一個有效的監管機制。具體來講，首先應該對檔案從業人員及利用者之間的關系有一個明確認識，并將二者信息不對稱問題消除；其次，提高檔案信息獲取的效率也十分關鍵，檔案信息應該具有可獲取性、非限制性以及免費性；此外，對于檔案利用行為，則應該加大監督力度，以國家安全、個人與商業隱私安全等為前提開展工作，確保檔案價值發揮的同時不會產生負面的影響。

4 結語

總而言之，在社會轉型關鍵時期，檔案信息化工作的開展意義重大，作為檔案從業人員以及利用者，應該清晰認識到當前檔案信息倫理關系現狀，結合實際情況找到應對措施，在檔案信息化建設的同時協調好檔案信息倫理關系，為充分發揮檔案價值奠定一個扎實的 基礎。