淺析“互聯網+”時代檔案管理信息化建設探究

李曉東

（昆明市職業技能鑒定中心，云南 昆明 650000）

在檔案事業改革中，引進“互聯網+管理”的新型模式，對內可以優化從收集到歸類，再到檢索和利用的整個流程，工作效率得以提升；對外可以整合檔案資源，向使用者提供更加人性化的服務，檔案價值得以提升。因此，無論是從管理者角度還是從使用者角度，將信息技術與檔案管理進行結合，成為現階段的一項重要工作。

1 檔案管理信息化建設的價值分析

1）減輕檔案管理人員的壓力。檔案管理是一項綜合性、系統化的工作，它包含了從文件資料收集，到整理歸檔、分類存儲，再到檢索借閱以及銷毀等多項內容。近幾年檔案的數量呈現出增加趨勢，但是出于人工成本等方面的考慮，從事檔案管理的人員卻沒有相應的增加。這就造成了在職檔案人員的壓力與日俱增，對工作質量也產生了負面影響。通過實現檔案管理的信息化，依托信息系統和自助終端等便捷化的工具、設備，代替人工完成一部分檔案管理任務。例如使用自助終端可以檢索需要查看、使用的檔案，而不必排隊等待。既節約了使用者的時間，也減輕了管理者的壓力。

2）實現檔案資源的共享利用。對于檔案管理工作來說，保證每一份檔案完整是最基本的任務。但是在此基礎上，還要思考如何將檔案本身的價值利用起來。利用“互聯網+”和大數據等技術，搭建了線上的資源共享平臺。對于檔案的使用者來說，登錄官方網站或是打開微信公眾號，就可以在線查詢檔案，獲取權限以后還可以在線瀏覽或是離線下載，方便自己隨時使用。另外，還可以加強不同檔案管理部門之間的合作，相互之間共享檔案資源，為更多的檔案使用者提供借閱服務。

3）保障檔案資料的安全完整。信息化管理讓每一份檔案都能夠在計算機上做好登記，從而實現了對檔案資料的實時監管。例如檔案借閱之后，臨近歸還日期時，信息系統會根據使用者預留的聯系方式，自動發送提醒短信，避免使用者忘記如期歸還檔案資料的情況。同樣的，利用信息系統可以十分方便的進行復制、備份，生成兩份或多份檔案，防止丟失的問題。

2 檔案管理信息化建設的難點

1）檔案管理人員的信息素養有待提升。時代的變化，對崗位的勝任力也提出了新的要求。以往只需要掌握檔案分類、借閱等專業相關的技能即可。但是“互聯網+”時代，信息素養也成為衡量崗位勝任力和決定檔案利用率的關鍵指標。現階段來看，一些年輕的檔案人員對于常用的辦公軟件，以及相關的信息系統，能夠做到熟練的使用；還有很多從業時間長、年齡稍大的員工，工作經驗豐富但是信息素養不高。即便是安裝了信息系統，但是因為不懂得如何操作，也沒有發揮出應有的作用，工作上還是側重于管理，而不能做到開發和 利用。

2）信息基礎設施更新速度慢。近些年檔案管理部門迎合“互聯網+”趨勢，購進了較為完備的辦公系統，信息基礎設施已經較為齊全，基本上滿足了現階段檔案接收、轉交、查詢等工作的開展需要。但是調查發現，很多部門缺乏后續投入，造成信息系統、應用軟件不能持續的更新。這主要是部分管理人員片面的認為，只要利用信息技術完成基本的管理工作即可，沒有認識到檔案資源整合和價值挖掘的必要性。在這種思想的支配下，自然也就無法提供持續性的投入。由于預算不足，造成了系統維護不及時，影響了檔案事業的發展。

3）安全管理方面存在漏洞。在檔案的信息化管理逐漸成為主流趨勢的背景下，珍貴檔案丟失或者是檔案信息泄露的情況時有發生。無論是對于檔案管理部門還是對于檔案的所有者來說，都造成了嚴重的損害。其中，紙質檔案主要是因為保存條件不理想，加上時間太久，因為字跡模糊、檔案缺頁等影響完整性。而電子檔案則是因為存在網絡安全漏洞，而影響其完整性和安全性。例如，檔案人員未按照本部門的要求每周進行一次備份。如果因為突然斷電或是系統故障，造成檔案丟失，在沒有備份可用的情況下，將會造成永久性的損失。還有就是一些不法分子覬覦某些珍貴檔案的價值，也可能采用惡意攻擊破壞網絡安全系統，造成電子檔案受損。

3 “互聯網+”時代檔案管理信息化建設的路徑

1）培育信息化檔案管理人才隊伍。基于“互聯網+”的檔案管理，不僅僅是安裝網絡系統、使用信息設備，更為關鍵的是從事檔案工作的人員，要樹立起互聯網思維，操作各類信息化工具，將管理信息化的優越性體現出來。在日常培訓中，將信息技術加入到培訓計劃之內，在學習專業技能的過程中，讓信息素養也可以得到明顯的提升。結合檔案管理崗位的工作內容和業務特點，選擇1-2款專業軟件進行學習，熟練利用這些軟件更高效率的完成檔案的檢索、借閱。將信息素養納入考核指標體系，激勵檔案人員正在將學習和掌握信息技能作為職業生涯中的一項關鍵內容，實現職業生涯發展與檔案事業發展的統籌兼顧。

2）完善保障機制加強信息基礎設施建設。“互聯網+”下信息技術變革日新月異，在信息化建設中也要提供長效保障機制，才能讓管理技術得到持續性的更新。構建常態化的保障機制，應重點做好以下工作：首先，制定專項預算，并且能夠結合檔案事業發展趨勢，靈活地調整預算。例如，近幾年檔案資料數量增加，對信息化管理的要求提升，需要增加這一方面的投入，豐富檔案管理信息系統的功能，才能讓檔案資料的價值發揮出來、利用起來。其次，優化配套設施，除了用于檔案檢索和借閱的信息系統外，還要同步建設收集系統、安全系統、跨平臺共享系統等等。以完善的配套設施，實現檔案資源 共享。

3）多措并舉保障檔案完整與安全。“互聯網+”為檔案開發創造了便利，同時也引發了珍貴檔案資料泄露等問題，必須采取多種措施保障檔案的安全。對比來看，紙質檔案的安全保護比較容易實現，嚴格檔案室的出入管理，落實好檔案借閱制度，以及定期做好檔案室內部安全隱患排查等，即可保障安全。而電子檔案則需要采取更為高級的手段才能讓其安全性得到保障。例如，將檔案分為公開、半公開和保密等若干類型，對于需要保密的檔案，設置訪問權限，不具備權限的人員無法查看，從而防止檔案信息泄密。還有就是利用云盤做好檔案備份，一旦出現電子檔案丟失、損毀等問題，立即啟用備份，從而保證了本部門工作的順利開展，也有效地維護了檔案所有者的權益。

4 結語

檔案管理的思維、方法要緊跟時代變化進行創新。“互聯網+”下的檔案工作，需要充分發揮這一技術優勢，分別從技術、制度、資金等多個層面提供配套的支持，為檔案工作者提供便利，進而向檔案使用者提供更加優質的借閱服務，讓檔案資料在使用過程中，發揮其應有的價值。