探析圖書(shū)館檔案數(shù)字化工作

易東梅

（東莞市長(zhǎng)安鎮(zhèn)長(zhǎng)安圖書(shū)館，廣東 東莞 523847）

檔案數(shù)字化是數(shù)字圖書(shū)館管理的基石，其具體內(nèi)容涵蓋了成果管理、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建、圖像儲(chǔ)存、圖像處理、檔案掃描、檔案整理等多項(xiàng)環(huán)節(jié)。基于此，對(duì)于圖書(shū)檔案數(shù)字化工作的探究有著重要意義。

1 圖書(shū)館檔案數(shù)字化的重要意義

1.1 滿足信息化的評(píng)估要求

國(guó)家相關(guān)政府職能部門非常重視公共事務(wù)工作，逐步圍繞公共圖書(shū)館展開(kāi)定級(jí)評(píng)估工作。在公共圖書(shū)館的定級(jí)評(píng)估體系中，圖書(shū)館的檔案管理工作占據(jù)的比重較小，但其定級(jí)評(píng)估指標(biāo)需要依靠檔案管理達(dá)成最終的管理目標(biāo)，這從側(cè)面展現(xiàn)了檔案管理的重要性。目前，國(guó)家政府職能部門在開(kāi)展評(píng)估定級(jí)工作時(shí)，正逐步引入信息化平臺(tái)、數(shù)字化檔案管理，替代原有的紙質(zhì)檔案管理，這給公共圖書(shū)館的管理工作提出了較高要求。國(guó)內(nèi)各地區(qū)的公共圖書(shū)館應(yīng)加快數(shù)字化建設(shè)，全方位地提升檔案管理工作效率質(zhì)量，更好地滿足評(píng)估定級(jí)的各項(xiàng) 要求。

1.2 提高管理效率

當(dāng)前，國(guó)內(nèi)各地區(qū)的政府職能部門逐漸引入數(shù)字化的信息管理平臺(tái)，開(kāi)展評(píng)估定級(jí)工作；引入網(wǎng)絡(luò)評(píng)估機(jī)制，結(jié)合專家評(píng)審組，對(duì)公共圖書(shū)館的平臺(tái)工作進(jìn)行打分。與此同時(shí)，政府職能部門還派出調(diào)查組進(jìn)行實(shí)地考察，開(kāi)展綜合評(píng)分活動(dòng)；通過(guò)線上線下相結(jié)合的方式，節(jié)約了評(píng)估定級(jí)工作所耗費(fèi)的財(cái)力、物力、人力等各類資源，極大提升了工作效率。

1.3 強(qiáng)化資源利用效率

在數(shù)字化、信息化的發(fā)展進(jìn)程中，工作人員可以將檔案資料信息輸入電腦中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的靈活、方便，使得讀者在對(duì)檔案資料進(jìn)行查閱時(shí)，可以突破原有區(qū)域、時(shí)間的局限，擴(kuò)大檢索范圍，提高資料的搜索效率，有效解決傳統(tǒng)檔案資料查詢過(guò)程較為繁瑣的問(wèn)題，更能對(duì)落后的查閱模式進(jìn)行創(chuàng)新。讀者只需在系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行常規(guī)性檢索，即可不斷縮小搜索范圍，及時(shí)獲取所需的檔案資料，實(shí)現(xiàn)館內(nèi)檔案資源的共享，有效避免圖書(shū)館內(nèi)資源的浪費(fèi)，進(jìn)一步推動(dòng)圖書(shū)館檔案管理的數(shù)字化、信息化發(fā)展。

2 圖書(shū)館檔案數(shù)字化的工作要點(diǎn)

2.1 整理圖書(shū)館檔案

在對(duì)檔案資料進(jìn)行掃描前，工作人員應(yīng)對(duì)檔案的實(shí)際管理情況進(jìn)行檢查，嚴(yán)格依照交接制度，開(kāi)展檔案資料的各項(xiàng)整理活動(dòng)。對(duì)于數(shù)字化加工、紙質(zhì)檔案留存以及資料交接等工作，工作人員要進(jìn)行詳細(xì)登記；對(duì)檔案資料、整理后的文件實(shí)際頁(yè)數(shù)、起始頁(yè)碼進(jìn)行詳細(xì)記錄，對(duì)檔案目錄的創(chuàng)建環(huán)節(jié)進(jìn)行系統(tǒng)性檢查，如果檔案資料、起始頁(yè)碼、案卷題名等出現(xiàn)不規(guī)范或錯(cuò)誤問(wèn)題，管理人員應(yīng)要求數(shù)字化建設(shè)的承建方及時(shí)進(jìn)行修改。同時(shí)，工作人員應(yīng)對(duì)檔案資料的裝訂拆除情況進(jìn)行細(xì)致檢查，在不對(duì)裝訂物進(jìn)行取出的前提下，應(yīng)嚴(yán)格依照作業(yè)規(guī)范開(kāi)展掃描作業(yè)活動(dòng)，及時(shí)拆除裝訂物。

2.2 掃描圖書(shū)館檔案

在進(jìn)行檔案掃描作業(yè)前，圖書(shū)館的工作人員首先應(yīng)對(duì)檔案資料的篇幅大小進(jìn)行檢查，根據(jù)篇幅大小，選擇專業(yè)掃描儀，確定掃描儀的規(guī)格。部分檔案資料對(duì)于掃描精度具有較高的要求，工作人員應(yīng)悉心處理；在掃描作業(yè)前，工作人員應(yīng)檢查是否嚴(yán)格依照掃描作業(yè)規(guī)范設(shè)置色彩模式。與此同時(shí)，對(duì)于檔案資料中存在彩色插圖、彩色照片、黑白照片或出現(xiàn)印章紅頭的情況，工作人員應(yīng)設(shè)置彩色模式開(kāi)展掃描作業(yè)；在掃描處理過(guò)程中，工作人員應(yīng)嚴(yán)格檢查工作分辨率，對(duì)需要識(shí)別漢字的檔案資料，應(yīng)特殊設(shè)置掃描分辨率。在掃描處理完成后，工作人員應(yīng)詳細(xì)查驗(yàn)交接登記表單，核對(duì)登記掃描頁(yè)數(shù)與實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)，查驗(yàn)填寫(xiě)文件頁(yè)數(shù)與實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)是否一致；對(duì)于不規(guī)范、疏漏、錯(cuò)誤的情況，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)。

2.3 處理圖書(shū)館圖像

圖書(shū)館的工作人員在進(jìn)行圖像處理時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)檢查圖像的失真度、清晰度、偏斜度；對(duì)于圖像質(zhì)量不符合要求的檔案資料，應(yīng)要求承建方對(duì)圖像進(jìn)行重新處理。工作人員還應(yīng)對(duì)文件漏掃問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)檢查，若發(fā)現(xiàn)文件漏掃，應(yīng)及時(shí)開(kāi)展補(bǔ)充掃描處理，并將正確圖像插入檔案資料中；對(duì)圖像掃描結(jié)果的排列順序進(jìn)行系統(tǒng)性檢查，判定其是否與檔案資料的原件保持一致；對(duì)于不一致的現(xiàn)象，應(yīng)及時(shí)處理、調(diào)整[1]。對(duì)于上述各類檢查情況，工作人員應(yīng)詳實(shí)記錄，在整理完成后，要將報(bào)告提交給上級(jí)部門。對(duì)于分區(qū)掃描大幅面檔案資料所產(chǎn)生的多幅圖像，工作人員應(yīng)開(kāi)展拼接操作，將多幅圖像進(jìn)行合并，提升數(shù)字化答案資料的完整性；同時(shí)，工作人員還應(yīng)檢查多幅圖像拼接部分是否存在重合問(wèn)題。

2.4 檔案數(shù)據(jù)信息掛接

在檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作進(jìn)程中，會(huì)形成圖像數(shù)據(jù)庫(kù)、目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，工作人員應(yīng)依照紙質(zhì)檔案的目錄，對(duì)上述新形成的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行檢查，仔細(xì)核驗(yàn)每份數(shù)字化檔案資料的文件名稱、文件檔案號(hào)、文件頁(yè)數(shù)是否存在疏漏，數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案資料文件總數(shù)是否與圖像文件總數(shù)一致，數(shù)字化檔案中的文件檔案號(hào)是否與圖像文件名相同，是否具有唯一性、一致性[2]。在數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作進(jìn)程中，管理人員還應(yīng)對(duì)交接登記表單進(jìn)行檢查，仔細(xì)查驗(yàn)關(guān)聯(lián)后各項(xiàng)檔案資料的實(shí)際頁(yè)數(shù)，核驗(yàn)掃描頁(yè)數(shù)、檔案整理頁(yè)數(shù)、關(guān)聯(lián)頁(yè)數(shù)是否一致，及時(shí)處理各類疏漏問(wèn)題，并標(biāo)注具體的疏漏原因。

2.5 驗(yàn)收檔案數(shù)據(jù)

工作人員在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)驗(yàn)收作業(yè)時(shí)，通常會(huì)采取抽檢、互檢、自檢三種方式；其中，抽檢、自檢兩種數(shù)據(jù)檢查方式主要用于驗(yàn)證記錄是否完整，糾正已查出的各類問(wèn)題。抽檢方式主要用于檢查數(shù)據(jù)掛接、圖像文件、目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的總體質(zhì)量，以實(shí)現(xiàn)對(duì)所有數(shù)字化數(shù)據(jù)信息的查驗(yàn)。通常情況下，使用抽檢方式開(kāi)展數(shù)據(jù)驗(yàn)收作業(yè)時(shí)，工作人員要確保抽檢比率大于5%；一旦圖像文件、目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)掛接出現(xiàn)錯(cuò)誤、不清晰、不完整等問(wèn)題，工作人員應(yīng)標(biāo)注為抽檢不合格，當(dāng)合格率超過(guò)95%時(shí)，方可確保驗(yàn)收通過(guò)[3]。

2.6 登記驗(yàn)收表單

在數(shù)字化工作完成后，工作人員需要檢查整體的成果數(shù)據(jù)，設(shè)置較高的抽檢比例，依照信息化平臺(tái)的構(gòu)建要求，導(dǎo)入成果數(shù)據(jù)；對(duì)數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性、可用性進(jìn)行檢查，及時(shí)整改各類問(wèn)題。在每次的數(shù)據(jù)采集工作完成后，工作人員應(yīng)逐步上調(diào)抽檢比例；如果成果數(shù)據(jù)在后續(xù)的使用進(jìn)程中出現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)對(duì)過(guò)程文檔進(jìn)行整理備案。圖書(shū)館的驗(yàn)收工作人員會(huì)基于過(guò)程檔案、成果數(shù)據(jù)得出數(shù)字化建設(shè)工作的各項(xiàng) 結(jié)論。

3 結(jié)論

數(shù)字化的檔案建設(shè)工作有助于更好地滿足圖書(shū)館的信息化管理要求，提高管理效率，深化數(shù)字化改革，強(qiáng)化檔案資源利用率；圖書(shū)館檔案的數(shù)字化工作包括檔案管理、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收以及驗(yàn)收登記表單填寫(xiě)，有助于提升圖書(shū)館檔案資料管理的長(zhǎng)效性、完整性、安全性，進(jìn)而增強(qiáng)圖書(shū)館檔案管理質(zhì)量、效率。