探析圖書館檔案數字化工作

易東梅

（東莞市長安鎮長安圖書館，廣東 東莞 523847）

檔案數字化是數字圖書館管理的基石，其具體內容涵蓋了成果管理、數據備份、數據驗收、數據掛接、數據庫構建、圖像儲存、圖像處理、檔案掃描、檔案整理等多項環節。基于此，對于圖書檔案數字化工作的探究有著重要意義。

1 圖書館檔案數字化的重要意義

1.1 滿足信息化的評估要求

國家相關政府職能部門非常重視公共事務工作，逐步圍繞公共圖書館展開定級評估工作。在公共圖書館的定級評估體系中，圖書館的檔案管理工作占據的比重較小，但其定級評估指標需要依靠檔案管理達成最終的管理目標，這從側面展現了檔案管理的重要性。目前，國家政府職能部門在開展評估定級工作時，正逐步引入信息化平臺、數字化檔案管理，替代原有的紙質檔案管理，這給公共圖書館的管理工作提出了較高要求。國內各地區的公共圖書館應加快數字化建設，全方位地提升檔案管理工作效率質量，更好地滿足評估定級的各項 要求。

1.2 提高管理效率

當前，國內各地區的政府職能部門逐漸引入數字化的信息管理平臺，開展評估定級工作；引入網絡評估機制，結合專家評審組，對公共圖書館的平臺工作進行打分。與此同時，政府職能部門還派出調查組進行實地考察，開展綜合評分活動；通過線上線下相結合的方式，節約了評估定級工作所耗費的財力、物力、人力等各類資源，極大提升了工作效率。

1.3 強化資源利用效率

在數字化、信息化的發展進程中，工作人員可以將檔案資料信息輸入電腦中，實現檔案管理的靈活、方便，使得讀者在對檔案資料進行查閱時，可以突破原有區域、時間的局限，擴大檢索范圍，提高資料的搜索效率，有效解決傳統檔案資料查詢過程較為繁瑣的問題，更能對落后的查閱模式進行創新。讀者只需在系統中輸入關鍵詞進行常規性檢索，即可不斷縮小搜索范圍，及時獲取所需的檔案資料，實現館內檔案資源的共享，有效避免圖書館內資源的浪費，進一步推動圖書館檔案管理的數字化、信息化發展。

2 圖書館檔案數字化的工作要點

2.1 整理圖書館檔案

在對檔案資料進行掃描前，工作人員應對檔案的實際管理情況進行檢查，嚴格依照交接制度，開展檔案資料的各項整理活動。對于數字化加工、紙質檔案留存以及資料交接等工作，工作人員要進行詳細登記；對檔案資料、整理后的文件實際頁數、起始頁碼進行詳細記錄，對檔案目錄的創建環節進行系統性檢查，如果檔案資料、起始頁碼、案卷題名等出現不規范或錯誤問題，管理人員應要求數字化建設的承建方及時進行修改。同時，工作人員應對檔案資料的裝訂拆除情況進行細致檢查，在不對裝訂物進行取出的前提下，應嚴格依照作業規范開展掃描作業活動，及時拆除裝訂物。

2.2 掃描圖書館檔案

在進行檔案掃描作業前，圖書館的工作人員首先應對檔案資料的篇幅大小進行檢查，根據篇幅大小，選擇專業掃描儀，確定掃描儀的規格。部分檔案資料對于掃描精度具有較高的要求，工作人員應悉心處理；在掃描作業前，工作人員應檢查是否嚴格依照掃描作業規范設置色彩模式。與此同時，對于檔案資料中存在彩色插圖、彩色照片、黑白照片或出現印章紅頭的情況，工作人員應設置彩色模式開展掃描作業；在掃描處理過程中，工作人員應嚴格檢查工作分辨率，對需要識別漢字的檔案資料，應特殊設置掃描分辨率。在掃描處理完成后，工作人員應詳細查驗交接登記表單，核對登記掃描頁數與實際掃描頁數，查驗填寫文件頁數與實際掃描頁數是否一致；對于不規范、疏漏、錯誤的情況，應進行嚴格標準。

2.3 處理圖書館圖像

圖書館的工作人員在進行圖像處理時，應重點檢查圖像的失真度、清晰度、偏斜度；對于圖像質量不符合要求的檔案資料，應要求承建方對圖像進行重新處理。工作人員還應對文件漏掃問題進行詳細檢查，若發現文件漏掃，應及時開展補充掃描處理，并將正確圖像插入檔案資料中；對圖像掃描結果的排列順序進行系統性檢查，判定其是否與檔案資料的原件保持一致；對于不一致的現象，應及時處理、調整[1]。對于上述各類檢查情況，工作人員應詳實記錄，在整理完成后，要將報告提交給上級部門。對于分區掃描大幅面檔案資料所產生的多幅圖像，工作人員應開展拼接操作，將多幅圖像進行合并，提升數字化答案資料的完整性；同時，工作人員還應檢查多幅圖像拼接部分是否存在重合問題。

2.4 檔案數據信息掛接

在檔案資料數字化轉換工作進程中，會形成圖像數據庫、目錄數據庫，工作人員應依照紙質檔案的目錄，對上述新形成的數據庫進行檢查，仔細核驗每份數字化檔案資料的文件名稱、文件檔案號、文件頁數是否存在疏漏，數據庫中的檔案資料文件總數是否與圖像文件總數一致，數字化檔案中的文件檔案號是否與圖像文件名相同，是否具有唯一性、一致性[2]。在數字化轉換工作進程中，管理人員還應對交接登記表單進行檢查，仔細查驗關聯后各項檔案資料的實際頁數，核驗掃描頁數、檔案整理頁數、關聯頁數是否一致，及時處理各類疏漏問題，并標注具體的疏漏原因。

2.5 驗收檔案數據

工作人員在進行檔案數據驗收作業時，通常會采取抽檢、互檢、自檢三種方式；其中，抽檢、自檢兩種數據檢查方式主要用于驗證記錄是否完整，糾正已查出的各類問題。抽檢方式主要用于檢查數據掛接、圖像文件、目錄數據庫的總體質量，以實現對所有數字化數據信息的查驗。通常情況下，使用抽檢方式開展數據驗收作業時，工作人員要確保抽檢比率大于5%；一旦圖像文件、目錄數據庫、數據掛接出現錯誤、不清晰、不完整等問題，工作人員應標注為抽檢不合格，當合格率超過95%時，方可確保驗收通過[3]。

2.6 登記驗收表單

在數字化工作完成后，工作人員需要檢查整體的成果數據，設置較高的抽檢比例，依照信息化平臺的構建要求，導入成果數據；對數據的穩定性、可用性進行檢查，及時整改各類問題。在每次的數據采集工作完成后，工作人員應逐步上調抽檢比例；如果成果數據在后續的使用進程中出現問題，應對過程文檔進行整理備案。圖書館的驗收工作人員會基于過程檔案、成果數據得出數字化建設工作的各項 結論。

3 結論

數字化的檔案建設工作有助于更好地滿足圖書館的信息化管理要求，提高管理效率，深化數字化改革，強化檔案資源利用率；圖書館檔案的數字化工作包括檔案管理、檔案掃描、圖像處理、數據掛接、數據驗收以及驗收登記表單填寫，有助于提升圖書館檔案資料管理的長效性、完整性、安全性，進而增強圖書館檔案管理質量、效率。