衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督執(zhí)法檔案管理發(fā)展研究

王 濤

（鄆城縣衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督執(zhí)法局，山東 菏澤 274700）

1 衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督執(zhí)法檔案管理的現(xiàn)狀

衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)管機(jī)構(gòu)在開展執(zhí)法活動(dòng)的過程中，執(zhí)法檔案詳細(xì)記錄了工作人員執(zhí)法前后的全過程。衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督執(zhí)法檔案能夠客觀且真實(shí)地反映出工作人員在開展執(zhí)法過程中的合規(guī)性和合理性。當(dāng)前衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督執(zhí)法檔案管理的現(xiàn)狀主要集中在以下幾個(gè) 方面：

1）管理基礎(chǔ)有待進(jìn)一鞏固。近年來隨著我國逐步加大對(duì)衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)開展執(zhí)法活動(dòng)中的檔案管理工作，執(zhí)法檔案管理工作在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及有關(guān)部門的配合下得到了快速地開展。但是，管理基礎(chǔ)仍然有待進(jìn)一步鞏固。在我國一些基層的衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)管機(jī)構(gòu)中在各種各樣因素的影響下，各個(gè)部門和辦公室之間在開展工作的過程中對(duì)于所獲得的檔案和資料并沒有做好銜接和整理。有些辦公室內(nèi)并沒有專職負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員，監(jiān)督員開展執(zhí)法工作的資料和檔案，應(yīng)當(dāng)需要專業(yè)的人員來進(jìn)行整理。因此未來衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)需要重視執(zhí)法檔案的管理工作，委派專門人員負(fù)責(zé)整理和歸檔，便于后期調(diào)閱檔案以及其他部門的實(shí)際需要。另外部分衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)管機(jī)構(gòu)還存在著執(zhí)法檔案管理不清晰、缺乏系統(tǒng)的管理模式與管理制度、責(zé)任劃分不明確等問題。監(jiān)督員在開展工作的過程中重視執(zhí)法程序和內(nèi)容，卻忽略了檔案的收集與整理，從而導(dǎo)致檔案收集不全而影響后續(xù)工作。

2）信息化水平有待進(jìn)一步提升。當(dāng)前隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，我國衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督執(zhí)法檔案信息化建設(shè)工作也在持續(xù)推動(dòng)，紙質(zhì)檔案的電子化已經(jīng)成為未來執(zhí)法檔案管理工作的趨勢(shì)。因此未來我國衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)要提高執(zhí)法檔案管理的信息化水平，提高檔案管理效率和質(zhì)量。當(dāng)前我國部分省市衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)在開展工作的過程中，已經(jīng)開始建設(shè)并逐步應(yīng)用“綜合管理信息系統(tǒng)”。監(jiān)督員在開展工作的過程中，按照“綜合管理信息系統(tǒng)”的提示來進(jìn)行各個(gè)環(huán)節(jié)和部分的檢查工作，通過拍照上傳的方式來完成各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)督工作。而且監(jiān)督員在將現(xiàn)場(chǎng)檢查的圖片拍照上傳后就可以自動(dòng)生成帶有電子印章的執(zhí)法文書，直接將電子版的執(zhí)法文書發(fā)送給當(dāng)事人。如此一來，執(zhí)法工作的效率能夠得到提升，而且準(zhǔn)確度也顯著提高。未來仍然需要我國越來越多的地區(qū)衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)要有效提升檔案管理的信息化水平，提高工作的效率和質(zhì)量[1]。

3）檔案利用效率有待進(jìn)一步提高。當(dāng)前我國衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督檔案管理，施行的是電子檔案和紙質(zhì)檔案共同管理的模式。但是在檔案管理工作的過程中，暴露出來了信息公開不充分的情形。再加上執(zhí)法檔案管理基礎(chǔ)不夠牢固，管理制度也得有待進(jìn)一步健全，最終影響了檔案的使用效率。另外由于當(dāng)前衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督執(zhí)法檔案管理工作的信息化水平有待進(jìn)一步提升，所以有關(guān)部門工作人員抽閱檔案費(fèi)時(shí)較多。如果執(zhí)法檔案資料不全或保存不完整，就更會(huì)影響到有關(guān)部門開展后續(xù)工作。衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督執(zhí)法檔案的使用效率不高，對(duì)監(jiān)管機(jī)構(gòu)繼續(xù)充分發(fā)揮自身職能，也產(chǎn)生了一定的阻礙作用[2]。我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展非常不平衡，各地有著不同的經(jīng)濟(jì)條件，一些地區(qū)的檔案管理工作不夠發(fā)達(dá)，另外，很多檔案管理工作的設(shè)施不夠到位，部分停留在紙質(zhì)的階段之上，一些更是缺乏計(jì)算機(jī)等工具的輔助，只能將紙質(zhì)的檔案保存在文件柜之中，一些紙質(zhì)文件的保存同時(shí)需要較為合適的環(huán)境和溫度，各個(gè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于硬件設(shè)備的建設(shè)力度，加強(qiáng)信息存儲(chǔ)的建設(shè)歷程。

2 衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督執(zhí)法檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)與應(yīng)對(duì)舉措

執(zhí)法檔案管理工作是衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)日常經(jīng)營與運(yùn)轉(zhuǎn)過程中的重要組成部分。高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)和高水平的執(zhí)法檔案管理工作有利于進(jìn)一步發(fā)揮衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)的職能，提高該機(jī)構(gòu)的工作質(zhì)量和工作效果。

1）鞏固管理基礎(chǔ)和完善管理制度。執(zhí)法檔案管理是衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)日常工作的重要組成部分。所以未來應(yīng)當(dāng)持續(xù)鞏固管理工作基礎(chǔ)，不斷完善檔案管理工作制度。未來衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督部門在開展執(zhí)法檔案管理工作的過程中，首先要讓專門檔案的管理人員明確檔案管理的重要意義，提高他們對(duì)執(zhí)法檔案管理工作的重視程度，主動(dòng)學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理工作的知識(shí)，提高自己的工作能力和水平。另外衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督部門也要積極構(gòu)建完善的檔案管理制度，夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)，提高檔案管理水平，進(jìn)一步完善和健全檔案審查與督查制度，提升檔案管理工作人員的工作效率和工作積極性，嚴(yán)格按照既定的規(guī)范和要求來開展工作[3]。

2）提升檔案管理工作的信息化水平。在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代下，衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督執(zhí)法檔案的信息化建設(shè)迫在眉睫。因此未來衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)要進(jìn)一步完善信息化建設(shè)所需要的基礎(chǔ)設(shè)施，制定科學(xué)與規(guī)范的流程，提高檔案管理的信息化程度。首先當(dāng)監(jiān)督員在開展執(zhí)法工作過程中產(chǎn)生了數(shù)據(jù)和資料后，檔案管理工作人員就要對(duì)有關(guān)資料進(jìn)行紙質(zhì)和電子化檔案的共同儲(chǔ)存，上述工作均由專門的工作人員來進(jìn)行管理，防止執(zhí)法檔案在不同的部門之間進(jìn)行傳遞而造成損壞或丟失的情形。其次，衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)在開展信執(zhí)法檔案信息化管理的過程中，要做好電子化數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存和保密工作，有效保障電子檔案儲(chǔ)存的完整性，便于其他部門開展后續(xù)工作。最后，衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)要對(duì)執(zhí)法過程中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和資料，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)范的流程來進(jìn)行儲(chǔ)存和保留，配備可靠且完整的儲(chǔ)存設(shè)備，從而讓執(zhí)法檔案管理工作的信息化得到有效的支持。檔案管理工作人員更要精通計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，熟練操作電子化檔案管理系統(tǒng)，提高自身工作水平和工作質(zhì)量，有效保證執(zhí)法檔案管理信息化建設(shè)的高效和有序推動(dòng)[4]。

3）增強(qiáng)執(zhí)法檔案的使用效率。未來衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)要著力提升執(zhí)法檔案的使用效率，提高衛(wèi)生計(jì)生檔案管理工作的服務(wù)水平。未來在開展檔案管理工作的過程中，應(yīng)當(dāng)要不斷優(yōu)化檔案管理工作流程，提高其他部門工作人員查閱檔案和使用檔案的效率，著力增強(qiáng)檔案的使用價(jià)值。未來衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)要加大對(duì)檔案管理軟件系統(tǒng)的應(yīng)用程度，便于相關(guān)人員能夠快速且有效的對(duì)檔案進(jìn)行查閱、分析、處理和應(yīng)用，顯著提高執(zhí)法工作檔案的使用頻次和使用價(jià)值。除此之外，未來衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)也要加大對(duì)綜合管理信息系統(tǒng)的開發(fā)和利用程度，保證從執(zhí)法活動(dòng)開始，到執(zhí)法活動(dòng)結(jié)束都能夠進(jìn)行全電子化處理，提升檔案管理工作的信息化水平，為有關(guān)部門工作人員提供更加便捷和高效的檔案信息服務(wù)。

3 總結(jié)

綜上所述，當(dāng)前我國衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督執(zhí)法檔案管理現(xiàn)狀表現(xiàn)出了管理基礎(chǔ)較為薄弱、信息化水平有待提升和檔案利用效率有待提高等特點(diǎn)。未來仍然需要衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)，積極采取措施，重視執(zhí)法檔案管理工作，不斷提高檔案管理工作的效果和質(zhì)量。全面提升檔案管理工作的水平，保證衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)及相關(guān)部門的有關(guān)工作能夠正常開展。