企業檔案管理的問題與策略

顏朝旭

（山西晉設拓凡建筑設計咨詢有限公司，山西 太原 030013）

檔案管理是指儲存、管理檔案實體、檔案信息，并加以利用，為其他業務服務，多由企業檔案部門負責，企業檔案是企業改革和快速發展中不容忽視的工作內容之一。檔案管理是集管理與服務為一體的工作，對企業而言，檔案管理與其經營生產直接掛鉤，而檔案管理質量不高或者泄露，則會嚴重影響企業的經濟效益。我國經濟體制發生變化，信息技術在各行各業的應用，給企業發展帶來了新的發展機遇，也帶來了許多嚴峻的挑戰，企業在變革過程中，不僅要重視體制改革，更加應該提升檔案管理能力，從整體上優化內部結構，提升服務生產經營的水平。

1 企業檔案管理的重要性

1）促進管理現代化。為能真正促進檔案管理的質量提升，需要企業管理者能從創新的角度出發，融入新管理理念和高新技術，與時代發展的要求相契合，從整體上提升企業檔案現代化管理的發展進程，在這一基礎工作方面得以強化，才能真正提升檔案管理的質量水平。企業檔案管理創新發展是企業現代化管理發展的重要體現，通過實現檔案管理創新目標，也能影響和促進企業其他業務的管理發展。

2）提高企業競爭力，企業的檔案是企業生存發展的重要資源，將檔案管理工作按照相關要求進行落實完善，才能真正促進企業的可持續發展，為企業市場競爭力的提升起到積極作用。企業檔案記錄著企業生產經營管理中各項重大活動的原始情況，也是企業發展中積累管理經驗和創新發展歷程的珍貴資料。通過做好這些記錄性資源的管理，能從整體上提升企業發展的質量，促進企業競爭力有效提高。同時，企業檔案也是國企深化改革的重要證明，能夠對提高企業管理水平起到參考作用。所以，創新檔案管理機制，能夠為企業的可持續發展打下堅實基礎。

2 企業檔案管理的問題

1）檔案管理的方式落后。就目前的多數企業而言，其信息化建設過程較為復雜，需要考慮的因素十分多，而企業在管理中，多將資源管理、人員管理、設備管理等放在首位，忽視檔案的重要性，因此許多企業依然側重于傳統的檔案管理方式，以紙質的檔案為主，由檔案部門進行專業的分類、存儲，因此在儲存之處會消耗較多的人力和時間，且需要特定場所進行檔案存儲，而在檔案利用階段，需要人工查閱，因此也費時耗力。在信息爆炸、工作內容多的當下，傳統的工作方式已無法滿足工作需求。甚至部分企業沒有專門的檔案管理部門，檔案管理歸屬行政附屬工作，導致工作無人管，或者無專人 管理。

2）檔案管理員的專業性不足?，F代企業檔案管理工作需要極強的專業性，以提高該項工作的質量，因此人員的技術能力和綜合素質會影響檔案管理的效果。目前許多學者提出檔案管理應實現更高水平的標準化、規范化，因此對工作者的能力、素質、道德等提出了更高要求。而現實中，企業檔案管理無專人、專員負責，缺乏專業科班出身的管理人員，或缺乏專業培訓，綜合素質不高，再加上領導不重視等因素，使得部分人員的工作態度更加消極、缺乏責任感。

3）檔案管理信息化程度不高。國企在改革發展中面臨著諸多的挑戰，要想更好應對來自各方的挑戰，其中，如何加強檔案管理創新也是挑戰之一。注重信息化的管理發展方式應用，和當前的信息化發展的要求緊密結合起來，從而才能真正為實際檔案管理工作順利開展打下堅實基礎。在檔案管理信息化的發展過程中，需要有專業化的技術人才，只有如此才能將檔案管理的效率和質量得以有效提升。但從實際檔案管理信息化的建設現狀看，其中存在的問題是比較突出的，很多國企的檔案信息化系統的建設還不完善，檔案管理信息化程度低等問題比較突出。

3 企業檔案管理的問題的策略

1）改善檔案管理條件。國有企業檔案管理效能的提升，也是現代國有企業制度建立的內在要求。因此，國有企業經營者、管理者要切實在思想上高度重視國有企業檔案管理工作，加大檔案管理所需人財物的投入力度，改善檔案管理的現代化、信息化水平，為提升國企檔案管理效能提供必要的技術支持。要根據國有企業檔案管理實際需要，嚴格按照國有企業檔案數字化、信息化建設標準和要求，改善檔案管理環境，為國有企業檔案管理配置先進的管理設備和器材。提前做好國有企業數字化檔案館建設規劃、科學研究檔案館建筑結構和布局要求，因地制宜地做好功能分區，嚴格按照“八防”的標準和要求，確保檔案庫房安全。探索利用網絡云、辦公自動化App、檔案檢索網絡化、智能化等，切實改善國有企業檔案管理軟硬件條件。

2）培育信息化檔案人才隊伍。國有企業檔案信息化建設離不開一支高素質的復合型人才隊伍作為支撐和保障。國有企業管理者要高度重視檔案人才隊伍建設，既要加大專業人才引進力度，通過人才招聘，及時在人才市場中招聘具有一定信息素養、掌握扎實檔案理論知識的專業人才，及時補充到檔案管理工作崗位中。同時，也要注重復合型人才隊伍的培養，有針對性地開展業務知識培訓，通過定期舉辦業務知識培訓，信息技術專業知識講座、業務競賽等形式，大力培養熟練掌握檔案、網絡、信息、安全等綜合業務知識的復合型人才 隊伍。

3）確立檔案管理信息化目標。要從創新的角度出發，將新的技術引入檔案管理工作中，為實現既定發展目標打下堅實基礎。在企業檔案管理工作的開展中，要融入新的技術以及思維，將信息化技術和檔案管理工作緊密結合起來，實現信息化的管理目標。企業領導層要在檔案信息化建設方面加大投入，滿足檔案管理信息化在基礎設施建設方面的實際需要。信息化技術的融入要能和企業檔案管理的實際需要進行有機結合，把企業檔案信息全部錄入系統數據庫，紙質檔案資料在技術手段應用下轉變成影像資料進行存檔，保障檔案管理的信息化，從整體上提升檔案管理工作的效率。只有從這些基礎工作方面得以強化，才能真正實現既定的工作目標。在日常工作崗位，不斷優化檔案信息資源管理水平，建立科學的檔案信息服務系統，從而確保檔案信息的收集、保管及使用能夠充分滿足企業實際工作的要求，做好科學編目、方便檢索；提高檔案信息管理人員的職業素養，加強對檔案信息資源管理工作重要性的認識，不斷提升崗位責任感，更好地為本企業各部門提供服務。

4 結語

綜上所述，企業檔案管理對于企業正常工作發展而言十分重要，信息技術在檔案部門中的應用使其更能適應現代化的管理工作，但也帶來了不少問題和挑戰。數字化建設是檔案管理工作的必經之路，因此需要各企業積極轉變態度，認識到檔案管理和信息化建設的重要性，分析自身存在的問題，采取針對性的措施，提高檔案管理的質量、效率和實際效益。