探究財政系統(tǒng)檔案管理中的問題和解決策略

李雪梅

（云南省昆明市東川區(qū)財政局，云南 昆明 654100）

隨著近年來我國現(xiàn)代化社會的不斷發(fā)展，國家在進行大量的信息化管理時，電子文件管理戰(zhàn)略的制定是我國開展，那信息化建設的需求，隨著近年來各行各業(yè)信息化進程的逐漸加快，越來越多的企業(yè)或者單位在進行管理時存在越來越多的信息化資源，尤其是電子文件數量在不斷地增加，而紙質檔案的數字化工作受到了相關工作人員的高度重視，檔案的信息化以及電子文件的管理成為檔案工作的重心，于是檔案數字化和數字檔案信息管理成為相關工作人員的一個重點 內容。

1 檔案管理工作的現(xiàn)狀

1）采用紙質文件的形式進行管理較為落后。就目前來說，大部分單位的文書檔案和財政系統(tǒng)檔案在進行管理時所選擇的管理方式依舊是較為單一的紙質文件，實體文件在進行交換和整個產業(yè)的過程中容易出現(xiàn)破壞的情況，還有可能出現(xiàn)檔案丟失以及遺漏的狀況，這對于我國現(xiàn)代化的檔案管理工作的開展來說，會產生極為強烈的不利影響。除此之外，紙質檔案雖然能夠長久的對相關信息進行有效的保存，但紙質檔案在應用過程中受到外界影響因素較為明顯，如果檔案室內沒有做好有效的防潮或者防蛀處理紙質檔案在長久的存放中有可能會出現(xiàn)潮濕或者重鑄的不良狀況，對于紙質檔案后續(xù)的查閱會造成極大的影響。并且由于紙質檔案的特殊性，在進行歸檔時，只能按照某一種方式進行分類處理，而且要對某一檔案進行查詢，工作人員就需要通過不斷的翻閱的方式才能獲得某一檔案，但在進行查閱的過程中整體效率較低，并且還有可能在翻找的過程中將其他的檔案弄混，這就大大影響了檔案管理的整體質量，并降低了檔案調用時的效率。

2）電子文件并沒有得到有效的統(tǒng)一管理。在網絡化發(fā)展的背景下，我國大部分單位在進行管理時，其電子文件的應用也越來越普及，各部門形成的電子文件絕大多數情況下都沒有得到有效的統(tǒng)一規(guī)范和收集，不同的部門也沒有對文件進行統(tǒng)一的保管，大部分文件都分布在不同的工作人員的手中，無法對其進行有效的集中統(tǒng)一管理和整理分類。雖然文件夾內保存了大量的電子文件，但工作人員想要對其進行調用或者管理難度較大，并且在進行財政系統(tǒng)檔案的保存時，一旦某一名工作人員的電腦出現(xiàn)了故障，就有可能導致電子文件丟失的現(xiàn)象發(fā)生。在這樣的狀況下，財政系統(tǒng)檔案管理甚至可以說是形同虛設。

3）管理方式較為落后。電力檔案的電腦在進行管理時基本還處于上個世紀的狀態(tài)，受到技術和財力等多方面的限制，部分電力公司在進行電力檔案的電腦管理時，水平處于較低的狀態(tài)，硬件和設備的更新都較為滯后，并且升級的相關內容也過于緩慢，這與我國現(xiàn)代化的電力體系建設完全不對應。在電力檔案的管理工作中，大部分的計算機依舊處于單機運行或條目式管理的階段，而這種管理方式也僅僅是一種用電腦效仿傳統(tǒng)管理的方式，并沒有轉變傳統(tǒng)的管理約束，更沒有對其進行有效的創(chuàng)新或者優(yōu)化。

2 財政系統(tǒng)檔案管理的優(yōu)化方式以及應用方針

1）電子文件的歸檔管理。財政系統(tǒng)檔案的歸檔是現(xiàn)代財政系統(tǒng)檔案數據庫建設一項十分重要的內容，工作人員需要建立全面統(tǒng)一并且動態(tài)管理的原則，而想要達到這樣的目的，這就要求整個電子文件管理體系不斷進行有效的連接和融合。相關工作人員在進行財政系統(tǒng)檔案的統(tǒng)計與利用時，需要針對每一項管理內容開展合理的過程監(jiān)控，這樣能夠幫助工作人員及時發(fā)現(xiàn)并且糾正問題，而在此過程中工作人員需要將電子記錄和職能活動的過程進行密切的連接，使電子文件的保存具有真實性和完整性。而當電子文件的真實性和完整性得到驗證后，可以將其嵌入到整個數據庫的文件保管系統(tǒng)中，這樣能夠使歸檔的完整性得到保障，而數據庫可以與云端連接，即使某一終端發(fā)生了損壞，也不會影響文件的長期保存，使文件的保存，具有安全性和可利用性，并且為檔案的全面信息化管理也有一定的促進作用。而財政系統(tǒng)檔案管理的相關工作需要依靠法律法規(guī)來進行，工作人員需要制定這項單位財政系統(tǒng)檔案資料的管理細則，并嚴格按照細則管理檔案的工作來開展一系列的管理工作人員，可以對財政系統(tǒng)檔案中的各種形式進行歸類管理，并且做好明確的規(guī)定，例如圖片不清晰或者無參考價值的，不可將其歸納到數據庫中進行管理，或者在進行文字記錄時，應當標注時間地點等多方面的內容才能被視為有價值的管理檔案，只有這樣才能做到有的放矢，使檔案的整體管理質量得到 優(yōu)化。

2）合理的檔案信息化平臺建設。檔案信息化平臺建設對于檔案信息化的轉變來說至關重要，目前的通信中心檔案的設施以及儀器總體來說較為有限，而建立相應的辦公自動化以及檔案操作軟件，對于檔案的信息化管理來說至關重要。軟件平臺包含系統(tǒng)操作軟件和數據庫系統(tǒng)平臺的數據庫系統(tǒng)平臺，需要具備數據的處理功能和檔案的管理功能，而目前所使用的操作系統(tǒng)軟件一般會選擇windows軟件，少部分單位可能會選擇IBM操作系統(tǒng)。其中的檔案軟件管理需要對各個部門形成的紙質或者電子文件進行有效的管理，只有這樣才能使國際標準的原數據得到有效的加工，便于不同系統(tǒng)之間的數據交換以及信息檢索。對于電力檔案計算機信息化管理水平不高的狀況，檔案管理部門可以制定相應的計劃方案來對其進行改善。檔案管理部門需要結合實際狀況來選擇能力較強，并且具有較為豐富和較良好市場口碑的電腦軟件研發(fā)公司，來為企業(yè)設置相應的電力檔案管理軟件，并且在獲得軟件后應當及時做好軟件的系統(tǒng)性更新，盡可能提高計算機軟件的先進性，除此之外還需要盡可能建立完整的電力系統(tǒng)內部網絡，促進電力檔案的資源共享，這樣才能使電力行業(yè)得到專業(yè)性的研發(fā)，使電力企業(yè)的發(fā)展得到有效地促進和優(yōu)化。除此之外，還需要在社會上聘請專業(yè)素質良好的計算機管理人員，不斷提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，使各項信息化管理的整體質量得到優(yōu)化。

3 總結

檔案信息化是基層檔案是管理所面臨的一個重大課題，也是各個單位在未來信息高速發(fā)展時需要具備的一個重要條件，所以在進行不同單位的檔案信息化環(huán)境建設時，一定要了解本單位的特點，并根據單位的檔案量和管理狀況作出相應的管理方式優(yōu)化，只有這樣才能夠使未來的檔案信息化管理質量得到提升，使相關工作人員能夠重視數據的收集以及歸納總結。