欽州市鄉鎮基層社保檔案管理工作理論基礎和實踐經驗

勞瓊麗

（靈山縣新圩鎮就業社保服務中心，廣西 欽州 535000）

鄉鎮基層社會保險業務檔案，是指社會保險經辦機構在辦理社會保險業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。社會保險經辦機構負責社會保險業務檔案的管理工作，并接受檔案行政管理部門的業務指導。社會保險經辦機構應當對已到期的社會保險業務檔案進行鑒定。鑒定工作應當由社會保險經辦機構相關負責人、業務人員和檔案管理人員，以及人力資源社會保障行政部門有關人員組成鑒定小組負責鑒定并提出處理意見。鑒定中如發現業務檔案保管期限劃分過短，有必要繼續保存的，應當重新確定保管期限。社會保險業務檔案分類應當按照社會保險業務經辦的規律和特點，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用“年度—業務環節”或“年度—險種—業務環節”的方法對社會保險業務材料進行分類、整理，并及時編制歸檔文件目錄、卷內目錄、案卷目錄、備考表等。

1 社會保險業務檔案由縣級以上社會保險經辦機構集中保存

鄉鎮社會保險業務部門對檔案管理、各站、所社會保險業務檔案管理指導、對各行政村社會保險業務檔案管理進行指導。建立鄉鎮社會保險業務檔案管理指導，負責接收本行政區域內的社會保險業務檔案管理指導，管理本行政區域內的社會保險業務檔案管理指導工作很有必要。

2 從實際工作來看，鄉鎮基層檔案的收集保管管理指導一般都不是很好

所保存的永久和長期檔案滿10年后存在著管理指導問題，縣級檔案管理部門也無法給村級檔案室編制全宗號。如果鄉鎮能夠建立鄉鎮綜合社會保險業務檔案管理指導的話，接受村級檔案既順理成章，也理所當然。一是對過去不合時宜，制約社會保險業務檔案管理指導方面的政策加以完善，杜絕各部門各自為政的現象，以適應我國經濟社會的發展需要。二是加強對社會保險業務管理指導的力度，規范對中介機構的管理指導，促進地區社會保險業務的健康發展。

3 對于檔案管理指導機構的工作人員，檔案行政指導屬于其職務行為

其代表的是檔案行政管理機關，這種情況下，檔案行政管理機關的工作人員屬于檔案行政指導主體。鄉、民族鄉、鎮人民政府指定負責檔案工作的人員，機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案工作人員的檔案行政指導主體地位也是由《檔案法》等法律法規規章規定的。《檔案法》第七條規定：“機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構或者檔案工作人員，負責保管本單位的檔案，并對所屬機構的檔案工作實行監督和指導。”根據我國相關的法律法規規定或授權，各行業或地方行政管理部門都可在其職權的范圍內對其內部及所屬單位的檔案工作實施行政指導，成為檔案行政指導者。如，國務院民政行政主管部門、縣級以上地方人民政府計生衛生行政主管部門、農業行政主管部門、教育行政管理部門等部門可依法對其職權范圍內檔案管理工作實施監督與指導。總之，對某一區域或某地行業檔案事務有主管權限的就是檔案管理指導的主體。在檔案管理指導中的具體運用過程中，行政指導實施主體與相對人非常重要，它不僅決定著檔案管理指導實施的方式和方法，也影響著檔案管理指導的效果。因此，在實施檔案管理指導時，一方面必須搞清楚檔案管理指導主體與檔案管理指導實施主體的關系與區別，“我國行政指導的實施主體之范圍較行政主體之范圍更廣，不僅包括行政主體，還包括行政機關委托的組織以及作為行政指導的執法人員”。另一方面要搞清楚檔案管理指導的對象——檔案管理指導相對人的情況，在一視同仁的前提下，根據不同性質與特點采用不同的方式、方法。因此，對不同類型的檔案管理指導相對人的特點進行理論研究，是新形勢下檔案管理管理工作發展的必然，也是檔案管理工作服務于國家經濟社會發展的需要。要不斷豐富鄉鎮綜合社會保險業務檔案管理指導的內容，提高鄉鎮綜合社會保險業務檔案管理指導的使用價值，經常了解單位對鄉鎮綜合社會保險業務檔案管理指導材料的新要求，樹立鄉鎮綜合社會保險業務檔案管理指導利用的“受眾”意識，變過去“守攤式”服務為“開發式”服務，重視研究鄉鎮綜合社會保險業務檔案管理指導用戶的多方位需求，有針對性地提供個性化服務。健全管理鄉鎮綜合社會保險業務檔案管理指導的機構，要在條件具備的地方成立服務機構鄉鎮綜合社會保險業務檔案管理指導部門，認真做好人員配置、經費來源、安全保密等方面的工作。

4 社會保險經辦機構依法為參保單位和參保個人提供檔案信息查詢服務

社會保險經辦機構應當對已到期的社會保險業務檔案進行鑒定。鑒定工作應當由社會保險經辦機構相關負責人、業務人員和檔案管理人員，以及人力資源社會保障行政部門有關人員組成鑒定小組負責鑒定并提出處理意見。鑒定中如發現業務檔案保管期限劃分過短，有必要繼續保存的，應當重新確定保管期限。社會保險經辦機構對經過鑒定可以銷毀的檔案，編制銷毀清冊，報同級人力資源社會保障行政部門備案，經社會保險經辦機構主要負責人批準后銷毀。未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。社會保險經辦機構應當派兩人以上監督銷毀檔案。監督人員要在銷毀清冊上簽名，并注明銷毀的方式和時間。銷毀清冊永久保存。建立鄉鎮綜合社會保險業務檔案管理指導，是檔案管理指導工作適應新形勢發展的需要，是“經濟社會發展到哪里，檔案工作就延伸到哪里”的具體體現，鄉鎮綜合社會保險業務檔案管理指導可以更好地服務于當地的經濟發展，為本行政區域內的社會各階層、各層面提供更完美、更優質的服務。

5 結語

保險經辦機構按照有關規定，將永久保存的社會保險業務檔案向同級國家綜合檔案館移交。按照檔案屬地管理的原則，鄉鎮檔案管理部門指導本行政區域內的檔案工作，接收本行政區域內各個單位的檔案管理指導，對本行政區域內各個站、所、行政村、企業的社會保險檔案統一編制全宗號，實行集中統一管理。也使社會保險檔案的接收更加方便了。鄉鎮社會保險檔案管理指導可以全方位的接收本行政區域內的各種紙質和其他載體的檔案，使社會保險檔案的安全和保存內容有了極大地提高。