新時期辦公室檔案管理的有效性探究

任麗涯

（青島能源熱電有限公司第三熱力分公司，山東 青島 266000）

隨著現在經濟水平的不斷提高，公司的規模也在不斷地擴大，而檔案管理的方式也出現了改變，加大了檔案管理工作人員的工作難度，公司人員的更替以及業務的增加產生了大量的檔案信息，這也加大了辦公室檔案管理的出錯量，嚴重影響了公司的發展，要知道辦公室檔案管理的目的是給以后工作的有序展開起到保障作用，同時提升公司的管理水平，所以，我們必須在新時代的背景下對檔案管理工作進行不斷地改革和規劃，讓其能夠更好地為公司的發展指引方向[1]。

1 檔案管理的意義

辦公室檔案存儲著一個公司從上到下的所有成員的組建結構，還記錄公司從有到無一步一步發展中所遇到的困難坎坷，可以說是對過往的總結以及對未來的激勵，同時也是一個企業的活標本，其所整理的企業發展歷程更是彰顯了整個公司的企業文化，讓很多新來的員工以及前來合作的合作方能夠更直觀地了解這個公司，還可以在以后的公司宣傳工作進行時提供大量的資料與真實事例，從而更全面更完美的進行宣傳。同時里面包含了公司以往所有的重要決策和一些成功合作方案，以及一些涉及商業的機密，可以通過對過往數據的對比分析為以后公司發展提供更好的方向，所以我們必須加強辦公室檔案的整理與管理工作，充分保障其有效性[2]。

2 辦公室檔案管理工作的現狀

因為本公司的發展時間并不是很長，對科學管理制度體系的建立沒有豐富的實踐經驗，所以現有的檔案管理制度比較的落后一點，對文件的整理歸檔工作多以傳統的方法來展開，雖然也形成了一套屬于自身的規矩制度，但在實際的整理過程中，這些自身的制度已無法滿足新時代檔案管理的需求，在后期需要調用檔案時也會耽誤很多的時間，很大程度上降低了整體的工作效率[3]。

1）專業人員缺乏。雖然看起來檔案管理人員的工作比較簡單，沒有什么特別的工作技巧，只是對一些文件數據進行存放管理，但是實際的辦公室檔案管理工作是非常細致麻煩的，需要對數據材料進行精確的分類歸檔。但是很多的時候公司為了成本的節約，很容易就會忽略檔案管理的工作，對檔案管理人員專業能力需求也變得降低，影響了檔案工作的準確性和有效性，導致辦公室檔案管理問題頻發。2）缺乏重視性。在很多公司的眼中檔案只是一種數據的積累，對于以往的數據整理收集看待的并不重要，也沒有建立專門的檔案管理部門以及科學的檔案管理系統，導致經常會出現檔案缺失、檔案失去有效性的問題[4]。3）缺乏先進的管理軟件及設備。很多的公司都是手工的對檔案進行整理歸檔，但一旦發生人員變更后期檔案的查找工作就變得異常困難，甚至需要重新整理歸檔，嚴重的浪費了公司的人力財力。同時手工的整理以及紙質的管理模式無法及時有效的對檔案進行查找閱覽，也無法長時間的進行存放。4）缺乏安全性。現代檔案的管理是建立在信息化時代的道路上的，而公司的檔案管理工作對信息化的管理方式仍舊處于缺乏狀態，對計算機和互聯網的使用仍處于基礎階段，導致無法及時修復信息管理中的安全漏洞，進而檔案信息資料泄露嚴重，甚至還會影響到后續的公司發展。

3 增強檔案管理有效性具體策略

1）增強重視態度。增強公司對辦公室檔案管理工作的重視程度，充分認識到辦公室檔案管理的重要性，加大檔案管理工作的宣傳力度，讓公司所有的管理層以及普通的員工都能深刻的明白檔案管理的意義，并采取積極配合的態度來完善檔案管理工作，同時協調好各個部門進行檔案管理工作，上下一心為保障現代化檔案管理工作而共同努力。2）完善管理機制。系統完善的檔案管理機制是保障辦公室檔案管理工作高效完成的基礎前提，公司必須建立一套科學的管理機制，在原有的成熟管理體制上融入新時代的管理機制，同時與實際工作相結合建立一套準確細致、靈活程度高、可操作性強、科學合理的檔案管理工作制度，確保新時代檔案管理的有效性[5]。3）引入先進設備軟件。在現代化信息化的新時代引領下，檔案管理應當也進行及時的改革，運用信息化電子設備軟件來對檔案進行分類整理存檔，科學的檔案管理軟件可以及時快速地對需要查閱的檔案進行查找定位，先進的管理設備可以更好地對檔案進行保存，在減少人工勞動力的同時又大大提高了檔案管理工作效率，深層次的提高了檔案管理的有效性。4）提高管理人員的職業素養。雖然新時代的檔案工作以網絡信息化為主，但是管理人員仍是不可缺少的主題，所以，必須保證檔案管理人員能夠在工作細致的基礎上具有較高水平的專業素養。新時代電子檔案得到了廣泛的應用，各種先進的軟件設備也被融入進來，這就對檔案管理人員的要求變得越來越高，不光需要責任心和細致的工作態度，還要求能夠熟練的應用這些新軟件、新設備，盡早的將其融入到檔案管理工作中，充分發揮其積極的作用，同時還要有較強的保密意識。所以，必須對管理人員進行專業的培訓，并給予其與先進的公司進行交流學習的機會，整體提高管理人員的專業能力和思想認知，更好的提升辦公室檔案管理的有效性[6]。5）加強安全管理。新時代的檔案管理工作主要通過計算機操作完成，而計算機是由軟件和硬件組成，兩方面都存在著檔案泄露的風險。比如軟件方面有電腦病毒、競爭伙伴或者黑客攻擊等都會造成檔案信息泄露甚至丟失，硬件方面則有硬盤丟失或者硬盤損壞也同樣會泄露丟失檔案，所以要求管理人員必須熟練掌握計算機知識，避免操作失誤而導致檔案管理的安全性，及時解決計算機使用過程中軟件方面的問題，同時進行數據備份以防電腦硬件出現突發情況而造成檔案數據泄露遺失。6）管理新常態。新常態作為新時期的最大特點，它要求公司在新時代的改革發展中能夠開展新型的工作方式，而辦公室檔案管理的新模式就是專業化、網絡化與信息化。要想做到辦公室檔案管理具有專業化、網絡化和信息化的新特點，公司就必須加大對新技術、新設備的投入，提升現代化的辦公水平，不斷地去創新改革，從而完善更科學有效的管理模式。

4 結語

綜上所述，要想能夠真正的提高辦公室檔案管理工作的有效性，我們必須實施有針對性的策略，用科學有效的方式來解決影響其有效性的問題，提升檔案管理工作的工作效率，確保其在合理的區間內運行，只有這樣，才能滿足辦公室檔案管理工作在新時代的背景下具有更高的有效性。