如何做好事業單位文書檔案管理工作

劉夢茹

（阿盟公路運輸維護中心，內蒙古 阿拉善盟 750306）

目前，我國檔案管理工作在新時期背景下出現了巨大變化，呈現出檔案資源數據日益豐富、檔案信息愈加多元化的特征，加之計算機技術、網絡技術的快速發展，傳統的檔案管理工作理念、方式、方法、管理制度逐漸暴露出越來越多的問題，難以順應新時期的發展需求。在此形勢下，改革創新檔案管理工作刻不容緩。因此，研究新時期的檔案管理工作十分必要，是擺在我國各地、各級檔案機構面前的重要任務

1 事業單位文書檔案管理中容易遇到的有關問題

1）對檔案管理工作推進力度不足。一是，個別檔案管理部門缺少嚴密的工作制度和工作流程，執行力不夠到位，收集、傳遞及歸檔存在不及時、被動工作等情況，工作流程漏洞多、不嚴密，檔案材料收集、轉移、存檔不夠及時、完備、準確；二是，建檔材料存在分類不規范、內容不準確的形象，有的存在裝錯類別的，容易影響檢索正確率和效率；有的存在材料涂抹或填寫不清楚現象的；有的存在冗余材料存檔造成檔案材料過于龐雜的；三是，個別存在檔案整理不夠規范、整潔、美觀的，在裱糊、裝訂等環節不夠嚴格、認真，造成檔案整理成效不夠突出。

2）理念滯后。一些基層事業的工作人員，將工作內容局限于抄錄檔案、保管檔案范圍內，對檔案的管理僅從檔案事務性工作出發，尚未正確認識檔案管理具有的國家財富價值，沒有明確檔案管理對現代社會發展所起到的間接性增加經濟效益作用。理念上的滯后，不僅導致檔案資料頻繁出現信息泄露、丟失、不完整等情況，還經常發生檔案管理設備老舊、破損等問題沒有及時解決，難以滿足現代化檔案管理需求，思想上對檔案工作檔案管理的不重視，行為上對檔案管理的不規范不科學，大大阻礙了檔案管理工作改革創新。

3）方法單一。社會在不斷進步，檔案工作的方法不能停滯不前，而是要與時俱進向著多元化方向不斷邁進。但是現階段來看，我國事業單位檔案管理方法還存在著過于單一陳舊的問題，事業單位很多檔案工作人員自身沒有接受過專業系統培訓，所掌握的檔案管理手段、理論知識、現代化技術明顯不足，實際工作開展盲目沿用過去“老一套”方法，不僅工作過程乏味枯燥，工作效率也很低下，難以提升檔案管理工作質量。此外，現代化設備應用的不足，也無法體現飛速發展的現代科學技術在檔案管理工作中的獨特優勢，無法為檔案管理注入源源不斷的新活力。

2 做好事業單位文書檔案管理的對策

1）提高重視程度，全面認識檔案管理。長久以來，很多人都將檔案管理定位于幕后工作，不夠關注這項工作，加之檔案管理沒有明顯的工作成績，更加劇了檔案管理被忽視的程度。新時期的事業經營管理與發展中，要提高對檔案管理的重視程度，將其作為一項艱巨且需長期堅持的工程，全面認識檔案管理重要性，意識到檔案管理對于機構穩定運行、企業正常發展以及社會快速進步等方面的積極作用，把檔案管理納入重點工作范疇，從上到下有序落實各項檔案管理內容，及時發現其中的不足之處，采取有效方法防范和解決處理，通過思想態度的端正，自覺扛起崗位工作中的檔案管理責任，認真嚴肅看待各項檔案管理工作。

2）增加信息化應用，革新工作方式。面對新時期對各個領域信息化建設提出的迫切要求，事業單位的檔案管理工作要盡快增加信息化應用。一方面，購進功能完善、效率高、安全保障強的檔案管理現代化軟硬件設備設施，為檔案資源的信息化管理工作順利落實提供基礎條件。另一方面，加強對工作人員使用信息化手段提升檔案管理效率和質量的技術培訓力度，保證工作人員可以嫻熟操作計算機、現代化設備設施、信息管理系統、檔案數據庫等。

3）提高單位領導對文書檔案管理的認識。提高對事業單位文書檔案管理工作重要性的認識，必須從領導開始以身作則。要加大對事業單位檔案管理工作重要性的宣傳力度，從單位領導人、檔案管理人員、產生和收集檔案的員工開始，全面培養他們工作的積極性，形成檔案的收集及保管意識。只要領導充分認識到文書檔案的重要性，就勢必會加大經費的投入，加強人員的培訓力度，改善單位檔案管理工作環境。

4）創新管理模式，提升管控效率。現階段，部分企事業單位已經開始逐漸提升對計算機技術應用的重視，但是通常只涉獵到檔案目錄的收錄、輸出和檢索等，這顯然是不夠的，相關管理人員需要進行更為深層次的探索應用，推廣各種嶄新技術。實際上，通過實踐觀察后可以發現計算機技術在檔案管理中具備極為廣闊的發展前景，如利用條形碼的方式代替傳統的檔案編號，此舉不僅能夠保證檔案資料的安全性，而且還能夠為后續查閱和管理奠定下良好的基礎，此外此種方法還能加速借閱歸還的速度。現階段，我國各行業的手工操作均在嘗試著應用計算機技術來完成，針對文書檔案管理的工作自然也不例外。檔案的業務工作以及管理工作等均在不同程度上實現計算機管控，極為有效地推動了不同地區的文書檔案的資源交流，這是人們利用計算機技術的重要展現。有大量實踐報告表明，此種檔案管理模式能夠在相當大的程度上解決實際存在的問題，同時還能有效提高管理質量和管理效率。

5）創新隊伍建設，優化工作形態。現代科學信息技術正在迅猛發展，檔案管理的模式將會伴隨信息技術的發展變化而產生變動，整體科學性、合理性正在不斷增強，但即便如此，檔案管理也需要人員的操作支撐。所以，檔案管理工作者有必要堅持學習培訓，不斷提高自身的從業能力，通過科學合理的技術工具，增強檔案管理工作的投入，促使檔案管理工作實現創新發展。相關企事業單位需要把好人才入口關，注意招聘具備專業文化知識、技能的人才，以為檔案隊伍的充實建設奠定下堅實的支撐作用。要注重現有人才的應用，大膽應用具備專業理論知識和技能特長的年輕干部，穩定現階段文書檔案管理團隊，解決其存在的各種實際問題，保證投入到本職工作中。此外，還需要健全完善人員進出管理制度，以促進文書檔案工作的穩定 發展。

6）推舉特色服務，優化服務功能。在新時期的檔案管理工作不能被局限在傳統的坐等上門的落后模式，有關人員需要明確應該如何實現從被動到主動的轉化，借助于計算機技術來提供遠程服務。眾所周知，網絡是非常龐大的信息集散地，資源信息傳播速度是非常可觀的，和其他文書檔案機構聯網，共同享用部分信息資源，逐步拓寬業務的應用范圍，由淺至深，逐步地深化現階段文書檔案管理工作。檔案管理工作能夠在服務領域尋找突破與創新，全方位地開發現階段已經擁有的檔案資料，而后加工處理，保證其能夠更好地服務于現代社會，為社會發展提供不竭的動力。

3 結束語

總之，文書檔案的內容將會見證企事業單位從無到有，從有到創新，從創新到拓寬的歷程，是現代企事業單位的重要管理工作。所以，切實有效地提升在文書管理上的投入具有極為重要的實踐意義。