淺析事業單位會計檔案規范管理核心研究

向 偉

（荊州住房公積金管理中心，湖北 荊州 434000）

會計檔案管理作為事業單位管理體系中的重要內容，近年來隨著社會經濟的不斷發展，對事業單位的會計檔案管理水平也提出了更高的要求，但是很多事業單位在該方面工作開展過程中受到了人才、技術等多種因素的制約，導致了會計檔案管理的職能無法充分發揮。因此，我國的事業單位還要加強對會計檔案管理工作的重視力度，結合現有檔案管理狀況，采用針對性的優化策略，不斷提升自身會計檔案管理的專業化與現代化水平，才能夠滿足市場經濟發展的實際需求，對于事業單位的持續穩定發展也有著積極意義。

1 事業單位會計檔案管理工作的重要意義

第一，改善強化指向行政事業單位的會計檔案管理工作，能夠支持實現針對國有資產要素的有效充分保護，規避國有資產要素的流失問題。從經濟屬性角度展開分析，行政事業單位占有和控制的各類財產要素均具備著顯著的國有經濟屬性，強化開展行政事業單位會計檔案管理工作，能支持行政事業單位占有控制的國有資產發生的每一個變動事項都能獲取到明確清晰的記錄，規避國有資產的無形損失問題。第二，改善強化指向行政事業單位的會計檔案管理工作，能夠支持改善提升行政事業單位對財政資金的整體使用效率，確保建構形成具備科學性、完整性及規范性的監督工作實踐體系。會計檔案是全面準確記錄揭示行政事業單位經濟往來業務發生情況的關鍵參考依據，借助針對會計檔案資料開展全面恰當優質的保管控制干預，有利于監管工作職能部門，針對行政事業單位的真實業務資金使用行為展開考核，確保行政事業單位內部各項業務資金的來源渠道及具體去向清晰，徹底控制規避行政事業單位業務資金流轉過程中可能遭遇的貪污腐敗違法犯罪問題。

2 事業單位會計檔案管理中存在的問題

1）沒有全面掌握相關法規要求。為推動會計檔案管理事業的整體發展，國家先后數次修訂會計檔案管理方面的法規條例。但部分事業單位的會計檔案管理人員沒有及時學習和掌握國家政策，依然沿用傳統經驗和方法，這樣會計檔案管理的規范性將難以實現。同時，事業單位也沒有充分重視會計檔案管理工作，沒有定期對會計檔案管理人員進行培訓，導致相關法規政策得不到全面落實。

2）缺乏規范有效的會計檔案管理制度。在會計檔案管理工作中有著比較多的流程，但是目前很多會計檔案管理還沒有構建行之有效的檔案管理制度，也就無法達到規范化跟制度化的管理要求。一些事業單位在會計檔案管理工作開展過程中還沒有對移交時間等參數進行明確，在會計檔案的保管跟使用過程中也沒有嚴格按照會計法的相關職能來開展工作，這也就導致了會計工作在開展過程中存在著比較多的問題。

3）沒有明確會計檔案保管歸屬。部分事業單位無法正確處理會計檔案的保管歸屬問題，由財務人員負責管理財務檔案，這樣將會累積大量的財務檔案，甚至直接在閑置區域堆放會計檔案。近些年來，為更加高效管控事業單位，國家審計力度不斷增大，同一年內可能會對部分單位進行多次審計。審計范圍也逐步擴大，甚至對以往的會計檔案進行抽查。依據相關規定實施會計檔案保管工作，財務人員與檔案管理人員的工作量將會增大，因此很多事業單位依然由會計部門保管會計檔案。

3 事業單位提升會計檔案管理水平的具體措施

1）強化會計檔案管理意識。為了獲得良好的會計檔案管理效果，首先要求事業單位能夠加強對該方面工作的重視力度，在結合各個單位實際情況的基礎上，進行會計檔案管理責任制的嚴格落實，還需要將會計檔案的立卷、管理以及移交等內容體現在財務人員自身工作中，對于在會計檔案管理中出現嚴重失誤的人員，也要給予一定的懲罰處理。只有在事業單位內部形成規范化的會計檔案管理模式，才能夠確保各項檔案管理工作的落實效果，滿足事業單位自身的實際發展需求。

2）合理設置會計檔案崗位。會計檔案直接反映事業單位經濟活動，涵蓋報表、賬簿等較多方面的內容，復雜性、嚴謹性較強。相較于一般檔案，會計檔案的保密性、連續性更強，且直接影響到事業單位預算、決策以及監督等活動的實施。為確保會計檔案的價值得到充分體現，事業單位需將會計檔案崗位獨立出來。結合會計檔案管理任務和要求，配置具有較強專業能力和敬業精神的人員。同時，以制度條例形式明確會計檔案管理崗位的責任與權力，檔案管理效果直接與職工的績效水平掛鉤，這樣能夠將會計檔案管理人員的主動性、積極性充分調動起來，促進會計檔案管理工作有序進行。

3）理順會計檔案管理流程。會計檔案的管理流程比較復雜，在具體實施過程中還會受到一些外界因素的影響，因此事業單位還需要根據《會計法》中相關要求以及自身發展需求，對現有的會計檔案管理制度進行不斷優化與完善，才能夠促進會計檔案管理效率跟質量得到進一步的提升。首先要進行會計檔案定期移交制度的制定，要求在規定期限內將會計檔案移交給單位檔案管理部門進行統一管理，對于已經建立檔案室的事業單位，可以結合檔案室的具體要求與規章制度來進行相關手續的辦理，隨后將會計檔案移交給檔案室進行管理。對于還沒有建立檔案室的事業單位，會計檔案需要暫時由財會部門進行妥善保管，但是要由專人進行負責，出納不得兼任會計檔案管理 工作。

4）加快會計檔案電子化進程。近年來，我國互聯網技術得到了迅猛的發展，因此事業單位在會計檔案管理工作中還要加強電子信息化技術的建設力度。較之于傳統的紙質檔案，電子檔案還有著易于存儲、操作簡便以及安全性高的特征，對于后續的檔案查閱也能夠起到良好的促進效果。因此我國事業單位還要進一步加強會計檔案電子化建設的資金投入力度，根據自身實際情況進行檔案管理信息化系統的構建，并要積極應用信息安全技術來提升會計檔案的管理安全性。

5）嚴格執行會計檔案管理程序。會計檔案保管過程中，管理人員需將檔案安全作為關注的重點。目前可從永久、定期兩個方面劃分會計檔案的保管期限，如果會計檔案資料達到相關保管年限，需及時進行鑒定和銷毀。由于鑒定銷毀難以重復，一旦有偏差、錯誤出現，將會造成不可逆的影響。因此，要在事業單位內部貫徹會計檔案管理法規，規范化開展銷毀工作。同時，設置監銷人員，實施銷毀工序之前，監銷人要仔細清點、核對銷毀清冊上所列內容。完成銷毀工序后，監督人員需要在銷毀清冊上簽字。通過各項制度要求的嚴格落實，盡可能避免出現工作失誤。

4 結束語

會計檔案管理在事業單位發展中發揮著十分重要的作用，為充分凸顯會計檔案的價值，事業單位需系統梳理和總結遇到的問題，及時制定針對性地解決策略，顯著改善會計檔案管理效率。