預立卷和首卷制在光伏建設項目檔案管理中的運用

朱 紅 阮莉娟

（貴州烏江水電新能源有限公司，貴州 貴陽 550000）

1 工程簡況

隨著近些年國家對清潔能源的重視，一些新能源企業迎合國家改革建設需要，在技術上不斷突破創新，并網規模不斷擴大，近幾年呈現翻番態勢，陸上風電和光伏發電逐漸步入平價上網時代，其主營業務范圍是關于新能源電力項目的實施及后續的經營管理；電能的產銷一體化；項目中產生的廢棄物開發利用；電力設備的采購和維保、項目相關技術咨詢等服務。

2 預立卷和首卷制在光伏建設項目檔案管理中的運用

1）“預立卷”檔案管理。“預立卷”是根據相關法規和標準要求，在項目實施前將關于項目施工并已經辦理完畢的相關文件及時歸納整理并保存到制定卷盒內。采用這種“預立卷”檔案管理制度可以有效保存文件的完整性，避免文件因保存不當出現殘損和缺失，為后續文件整理組卷和歸檔節省了時間。公司會根據項目運行周期，將文件進行階段性分類，一般編制辦法將文件明確了以下五個部分：項目前期文件、施工階段文件、生產準備與試運行階段、竣工階段文件、后評估階段文件等。并確定了文件結構體系及檔案分類號、檔案使用說明、保管期限劃分表、歸檔范圍。檔案管理人員應做好工程準備階段文件、招投標及合同文件等兩個部分文件的卷盒建立工作，EPC總承包承擔全部施工文件，包括竣工圖、試運行、竣工等環節的卷盒建立工作，監理項目部承擔與監理工作范疇相關的卷盒建立工作。同時EPC總承包需要按照相關制度的分類號，參照項目具體施工情況，在進場后的30日內完成施工及竣工體系的二級分解和檔號，根據要求建立卷盒，并對每個卷盒內的文件命名，同時監理和檔案管理部門進行協同審定。監理項目部也應遵照相關要求對有關監理體系的文件向下分解和檔號，同樣，按照要求建立卷盒，需要在檔案管理部門審核后再執行。檔案管理工作人員對已經辦理完畢的文件做到及時整合，并歸納到相應的卷盒內。項目經理須將卷盒的建立和平時歸卷等相關檔案管理工作納入日常管理工作中。在歸卷工作中，項目部可根據實際情況對預立卷檔號進行調整，但調整后的類目須報檔案管理人員審定批準。

2）“首卷制”檔案管理。項目檔案“首卷制”是對首卷案卷做再一次的評估確認，通過完整性、準確性和系統性三個維度進行考證，推行“首卷制”是想通過首件案卷的示范作用，帶動后續案卷參照首件案卷進行，確保達到首件案卷質量的一種推行制度。施工項目一般采取“預立卷”制度，當整合完畢的首件案卷完成自檢后，需要呈送監理及檔案管理部門進行審核。檔案管理部門在審查首件案卷符合相關制度要求后，簽發《首卷案卷確認書》。審核過程中，出現不符條件的，檔案管理部門會給予正確的指導意見，按照要求整改完畢后，再走審核程序進行二次審定。當首件案卷確定后，后續案卷的歸卷均參照首件案卷進行整理和歸納。

3 檔案管理運行體系建設

檔案管理相關制度需要建立在檔案管理運行體制基礎上，檔案工作的各個環節應遵循針對性、全面性和強制性原則。下面就四個方面介紹光伏發電工程項目檔案管理運行體系。

1）通過合同約束強化檔案管理工作。公司在定制相應合同條款時，要按照建設項目檔案工作與工程實體建設相同質量標準建立合同文本文件，應遵循目標性。檔案管理工作應嚴禁、規范、科學，充分體現EPC總承包的管理水平，同時應將上述部分納入特殊條款中。根據實際工作需要，應建立檔案保證金制度，在合同條款中應明確保證金額度及返還條件。監理項目部應加強重視檔案管理工作并納入日常工作和管理內容，監理工程質量也代表了監理項目檔案質量，二者相輔相成。

2）加強檔案管理培訓指導和交流。為了加強檔案管理工作效能，應根據國家、行業、有關部門頒布的關于檔案管理法律法規建立健全檔案管理培訓制度，對相關制度進行深入學習，具體內容應參照竣工文件結構劃分，相關編制要求、組卷格式以及檔案工作實施方案。組織培訓時，檔案管理負責人根據理論知識和實際經驗，應采取面授與溝通交流相結合的形式。當參訓人員掌握檔案管理工作核心要點，并且能正常參與檔案管理工作為止。培訓中應確保參訓人員認真記錄，對不明白的工作細節問題及時溝通，確保培訓活動能夠全面提高業務能力。項目部在檔案管理工作中遇到業務相關問題時，應及時上報檔案管理部門，檔案管理部門會根據相關制度要求給予正確引導。檔案管理部門在日常工作中應加強服務意識，深入基層進行調研并組織業務交流活動，對業務問題展開探討，做好經驗分享工作。為了提高業務能力，檔案管理人員應積極參加上級部門舉辦的各種培訓班、論壇會，并對有關業務開展調查研究，并將取得的經驗成果及時反饋和分享，以便進一步提高項目檔案管理整體水平。

3）過程檢查和竣工文件的分級審查。檔案管理員在日常工作中應對所收集的文件組好自檢工作，做到及時發現問題及時解決問題，確保合同相關歸卷文件符合編制要求。EPC項目部提交的各類歸卷文件中必須做到自檢并提交自檢報告。監理項目部及時對EPC項目部上報的歸卷文件進行復查，同時作為日常工作內容，監理項目部對歸卷文件復查情況作出整改意見并下發通知書，監理項目部每月定期上報歸卷文件自檢結果外，還應通報施工項目部歸卷文件的檢查結果。檔案管理部門應定期專項檢查，根據工作實際需要，可以邀請行業專家參加例行檢查，檢查內容包括：項目部整體運行情況是否有序進行，管理制度是否落到實處，歸卷文件是否及時有序、相關流程是否準確規范，問題是否解決。檔案管理部門在檢查過程中發現的問題應逐一提出整改意見，并及時通報檢查結果。在竣工文件審查時應對項目施工相關資料文件以及竣工效果等實行“五級審查制”，施工單位首先自查為第一級審查、EPC總承包進行第二級審查、項目監理實行第三級審查、建設單位項目部為第四級審查、竣工驗收部門為最終審查；監理文件采取內部自查、建設單位復查，竣工驗收部門終審的“三級審查制”；竣工文件需要采取設單位項目部自查、竣工驗收部門終審的“二級審查制”。在項目竣工前期，還沒啟動驗收部門終審前，應對檔案提前預驗收，并針對檔案工作做相關研討，為了讓檔案更加真實、準確，應提前對相關文件進行查漏補缺，提前做到整改，確保竣工驗收合格。

4）嚴格考核獎懲制度。為了加強檔案管理工作的實效，施工項目部門應建立相關考核獎懲機制，完善管理職責，讓考核獎懲制度約束檔案管理工作有效運行，考核結果應與檔案工作人員的工資收入及切身利益掛鉤。檔案管理工作小組除建立檔案管理考核指標體系外，將根據工程推進情況和檔案管理工作實際，定期對檔案相關業務知識進行培訓，通過研討、競賽等形式提高檔案管理業務知識，將檔案審查結果與工程質量考核掛鉤。根據考核獎懲制度，對在檔案管理工作中業務突出的部門和個人，應適當給精神與物質兩方獎勵，頒發榮譽證書。考核過程中如發現違規或質量不合格，且規定時間內沒有做出整改措施的應做通報批評，并按規定給予相應的經濟處罰

4 結語

隨著我國社會經濟建設的發展，有關新能源企業應運而生，隨著業務的發展和擴大，對檔案管理也提出了更高要求。本文對預立卷和首卷制在光伏建設項目檔案管理中的運用進行說明，以此為相關專業提供參考和借鑒。