新時代民政局檔案管理工作質量提升探討

宋 丹

（昭通市民政局，云南 昭通 657000）

民政局屬于國家一個重要的職能部門，主要負責社會各項基礎的民政事務，與每一個公民息息相關。而由于民政局的性質，也決定了其檔案管理工作具有一定的復雜性，主要因為民政局的檔案內容涉及的類別較多樣，包括社會救助檔案、民辦組織檔案等等，要想實現對不同類別的檔案規范化管理具有一定的難度性。因此，對于民政局而言，規范化開展檔案管理工作尤其必要，應通過有效規范的檔案管理，提升檔案管理的工作質量，從而保證檔案利用率得以提升，進而促進民政局各項工作順利開展。

1 新時代民政局檔案管理工作開展的現狀分析

新時代隨著信息技術的進步、電子政務普及，使得民政檔案管理工作有了較大的變化，民政檔案信息化成為民政局檔案管理工作發展的新方向。信息化的使用，使得民政檔案管理部門能夠更加高效便捷地提供檔案服務，可滿足社會對民政檔案的需求，且在現代信息技術的作用下，民政局可進一步擴大民政檔案信息的宣傳途徑，確保民政檔案信息能夠及時更新、補充和維護，有利于提高民政檔案信息的真實性、全面性和可靠性。但也不可否認的是，在此形勢下，民政局檔案管理工作仍有許多不足的地方，還需要進一步加強完善。

1）檔案管理意識仍有待加強。在新時代下，對民政局檔案管理工作提出了更高的要求，但從實際情況來看，仍有一些工作人員并不重視檔案管理工作的開展，缺乏對檔案管理重要性的認識，片面地認為只需要保管好檔案便可，甚至認為檔案管理并不重要，所以在日常工作中沒有嚴格要求自己，使得檔案管理工作落實不到位，難以有效提升工作質量。

2）先進檔案管理手段還未完全形成。近年來，民政局承擔的社會管理責任更加沉重，職權范圍也變得更加廣泛，在這樣的情況下，民政檔案的覆蓋范圍、數量也變得更廣更多，這一定程度上增加了檔案管理工作的壓力。假若民政局仍然保留傳統的檔案管理方式，不僅會限制檔案管理效率的提升，還會對檔案的完整性和真實性產生影響，因此需要民政局積極創新檔案管理方式，積極引進先進技術來提升檔案管理工作的效率。然而從現實情況來看，仍有一些民政部門還為完全形成先進的檔案管理手段，對現代化技術手段的應用水平不高，尤其是在電子檔案方面，還未形成有效完善的電子檔案管理系統，難以保證檔案信息的完整性，更是對檔案的利用產生阻礙。

3）檔案管理人員的素質水平有待提升。檔案管理人員素質水平將直接影響檔案管理工作的質量，但從實際情況來看，現階段民政局中的檔案管理人員素質水平并不高，一方面表現為在實際工作中，并不能嚴格按照相關的檔案管理制度進行檔案的收集、分類及歸檔工作，使得檔案信息的完整性和真實性受到影響；另一方面表現為部分檔案管理人員并不重視利用信息化技術管理檔案，也不善于利用信息化手段為群眾提供相關的檔案信息服務，以致于檔案管理效率不高。這些都是民政局檔案管理工作中存在的實際問題，需要進一步完善人才培養與利用機制，打造專業化團隊，這樣才能夠確保檔案管理工作順利開展。

4）民政檔案利用率有待提升。當下民政局檔案管理工作面臨著諸多挑戰，為適應新形勢檔案管理工作的要求，民政局也需要在檔案管理利用上進行創新，確保民政檔案利用工作能夠跟上時代發展的步伐。然而從實際情況來看，現階段民政檔案利用率還有待提升，主要因為缺乏主動服務的意識，未建立起完善的工作服務機制，難以滿足群眾對相關檔案信息質量的需求。另外，隨著民政檔案文件資料越來越多，且往往是分散和無規律的，但有的民政部門并未建立起相應的民政檔案資料數據庫，也未充分利用信息技術龐大的檢索功能，為群眾提供相關的檔案資料信息服務，從而導致檔案利用率較低。

2 新時代民政局檔案管理工作質量提升的策略

1）提高檔案管理意識，完善檔案管理制度。新時代下，民政局要想提升檔案管理工作的質量，首先需要重視檔案管理工作的開展，在新的歷史發展時期，并不是簡單的做好基礎信息錄入和資料整理工作便可，而是要對檔案進行管理。這需要民政局加強檔案管理的宣傳，提升全體人檔案管理的意識，同時還需要不斷完善檔案管理制度，制定嚴格的標準，要求工作人員在日常工作中按照制度要求落實檔案管理工作，最重要的是要科學進行檔案的歸檔，對檔案資料進行細致的整理，從而保證檔案資料的完整性，以便后續能夠查詢利用。

2）積極引進現代化手段，加強檔案信息化管理。新時代下，民政局應進一步加強檔案信息化建設，建立完善的檔案管理硬件設備，并積極引進先進的現代化手段，加強檔案信息化管理，從而提高檔案管理工作的效率。具體而言，民政局需要轉變傳統的手工檔案管理模式，建立電子信息檔案管理模式，加快紙質檔案向電子檔案的方向轉變，并依托信息技術的優勢，促使檔案管理工作具有高效性、共享性及持續保存性。比如，可基于云技術基礎進行民政檔案存儲管理，可避免檔案丟失等問題。與此同時，在實施民政檔案信息化管理的同時，也要重視檔案保密工作的開展，應建立完善的檔案管理系統，并落實有效保護措施，加強對檔案管理系統的保護，避免檔案信息丟失問題出現。

3）加強人員培訓，提高檔案管理人員綜合素質。檔案管理人員的素質水平直接影響檔案管理工作開展的質量，因此新時代下民政局在實施信息化檔案管理模式的同時，應當加強檔案管理人員的培訓，通過多元化的培訓方式，不斷提高檔案管理人員的綜合素質。這需要民政局制定科學合理的人才培養計劃，但在此之前，也應做好人才的引進工作，優先選擇專業知識與技能強，且熟練運用現代技術手段的人員，然后通過加強培訓力度，對現有的檔案管理人員進行專業化、針對性地培訓，打造出一支高素質、高水平的檔案管理工作隊伍，確保民政局檔案管理工作規范化開展的同時，提升檔案管理工作的質量。

4）強化主動服務意識，提升檔案管理利用率。在新時代背景下，民政局應確保民政檔案資料管理利用能跟上時代發展步伐，這需要轉變以往被動的檔案管理利用思想，形成主動為社會提供檔案服務的意識，比如主動搜集相關檔案資料，為群眾提供相關的檔案信息服務。與此同時，現階段群眾對民政檔案信息數量的需求不斷上升，民政檔案管理部門也要進一步下去檔案工作的分析和匯總，提高民政檔案的編制水平，提取出檔案的精華，從而為群眾提供更加齊全優質的民政檔案信息質量。另外，還需要建立起完善的民政檔案資料數據庫，并利用信息技術的檢索功能，為社會提供特色的民政檔案信息定制服務。

3 結語

總之，在新時代下民政局需要高度重視檔案管理工作的開展，應順應時代發展的變化積極進行檔案管理工作的創新，探索更加高效的檔案管理模式，提升檔案管理的效率與質量，讓民政檔案價值優勢得以充分發揮，從而推動民政局的穩定發展。