燃氣企業科技檔案管理中的現存問題及優化舉措

蘇 靜

（重慶燃氣集團股份有限公司，重慶 400020）

現代城市中所涉及的燃氣管網規模正在不斷擴大，尤其是隨著用戶數量的增加，使得燃氣企業所面臨的檔案管理工作難度有所提升，在科技但管理方面出現更多的文件材料類型以及歸檔程序的應用，同時還包含各項數據的管理等等。因此，作為燃氣企業就需要轉變有關科技檔案管理的理念，提高關于科技檔案管理工作的重視程度，并制定相應的規章制度，以落實科技檔案管理工作的方式推動自身的發展。

1 現階段燃氣企業科技檔案管理中的不足和問題

1.1 企業領導對企業科技檔案管理不夠重視

燃氣企業的領導層在企業日常運行過程中關注的重點始終集中在生產以及經濟效益方面，而對于科技檔案管理工作的重視程度相對較輕。在這種情況下，很容易導致科技檔案管理工作流于形式，無法在實踐中得到有效深入。在新的時代背景之下，需要正確意識到科技檔案管理工作對于企業經濟效益增長所具有的價值，在領導層不重視的情況下，科技檔案管理工作無法得到充足的經費支撐，各類信息化建設也相對較為落后。

1.2 科技檔案系統化管理未普及

不僅僅是燃氣企業，在國內許多企業中，有關科技檔案管理工作的系統化標準建立都不完善，大多呈現出半分散的狀態，例如從事科技檔案管理工作的相關人員專業素質較低，缺乏統一執行標準，或者是缺少專門負責科技檔案管理的機構以及專職人員等。許多企業的科研部門往往會自行完成科技檔案的管理工作，由此可知，在燃氣企業內部，有關科技檔案管理的普及有待進一步提升。

1.3 科技檔案管理人員的專業度較低

從事科技檔案管理工作的相關人員專業程度較低，是導致燃氣企業科技檔案管理水平低下的原因之一，通過調查發現，許多該崗位的員工都未接受過專業的職業培訓，并且由于領導層有關科技檔案管理工作的不重視，也忽略了關于該崗位工作人員的嚴格篩選，從而致使現階段的科技檔案管理隊伍水平偏低。在這種情況下就無法實現檔案管理工作在模式以及思想方面的創新，導致整體管理效率低下。

2 燃氣企業科技檔案重要性分析

之所以重視科技檔案管理工作，是因為在燃氣企業發展過程中，科技檔案管理所產生的影響十分重大。該項工作的主要內容是針對燃氣企業相關的科學技術實施綜合性的管理，建立統一的標準以及規范，通過相關管理網絡的方式，遵循統一的領導以及統一的制度實施分級管理，并且由專門的檔案管理部門負責。根據所制定的崗位責任制以及檔案管理制度事件對于燃氣企業各類文件材料的妥善管理。在信息時代中的燃氣企業必然需要通過大力創新科學技術的方式來推動自身的發展，而有效的科技檔案管理工作則為燃氣企業的科學技術創新指明方向，準確記錄在進行科研創新過程中的各項數據以及資料，承擔著記錄燃氣企業科研成果的重責。科技檔案管理工作還涉及燃氣企業發展過程中各個運營環節詳細資料的記錄，包括用戶資料，市政燃氣管網以及相關燃氣工程資料等等，由此可知，科技檔案管理在燃氣企業運營過程中扮演著不可或缺的角色。

3 針對問題，燃氣企業科技檔案的管理優化

3.1 做好企業科技檔案的基礎工作

實施科技檔案管理必然需要進行有關科技檔案的收集整理以及保管等各類基礎性工作，因此，確保基礎型工作的準確開展是提高燃氣企業科技檔案管理水平的首要任務。為了保證各項工作的準確完成，作為科技檔案管理部門需要和其他部門之間進行協調合作，針對其他部門所涉及的科技檔案資料進行整理歸檔，注重從各部門科研生產以及建設等多個環節中提取關鍵信息，從而保證為燃氣企業的科研以及生產活動提供完整的科研資料支持，在該工程中需要體現出有關科技檔案資料的收集，時效性以及準確性。在完成信息資料收集之后，需要針對科技檔案資源進行整合。考慮到科技檔案管理工作具有服務性質，需要為燃氣企業的可持續發展提供相關服務，因此涉及燃氣企業的一些重點項目或者是大型活動相關的檔案信息需要及時進行收集。身為科技檔案管理人員，需要樹立終身學習意識，并將這種精神付諸于實踐，才能夠保證日常的科技檔案管理工作落實到位，與燃氣企業的日常經營緊密相扣，積極推動一些有關科技檔案管理，學術研究和交流活動的進行，并注重對于各種信息化管理技術手段的學習和應用，從而不斷推動燃氣企業科技檔案管理水平的增長。

3.2 增強燃氣企業領導對科技檔案功能及重要性的認知

作為領導層，需要給予科技檔案管理工作足夠的重視，只有得到領導層的支持，才能夠保證該項工作的順利開展。現階段燃氣企業的領導層之所以對科技檔案管理工作不重視，其原因就在于相關工作的宣傳力度不足。為了改變這一現狀，可以充分運用企業的文化欄，信息化平臺的方式，達到相應的宣傳效果，宣傳對象不僅僅涉及企業的領導層，也覆蓋企業的員工，確保全員參與，共同支持科技檔案管理工作的進行。將科技檔案管理上升到企業日常管理的重要地位，針對該項工作持續供應物力財力的支持，并保證科技檔案管理工作人力資源供應充足，為該項工作的良性發展構建基礎。

3.3 科技檔案信息化管理的建立及規范化

在信息化時代的背景之下，有關燃氣企業科技檔案管理工作的升級優化，需要充分結合信息化技術手段來完善自身的管理形式，提高整體的管理效率。例如逐漸使用數字化，信息化手段進行替代傳統的紙質文件，充分發揮計算機網絡信息技術的優勢，主導有關科技檔案管理的存儲以及后續利用，快速推動科技檔案管理信息化的轉變。使用信息化管理平臺，針對科技檔案實施，歸檔保存，信息化平臺還能夠提供檔案信息的檢索功能，便于科技檔案的查詢以及使用。在設定信息化管理發展方向的基礎之上，需要關注科技檔案信息的安全性提升。例如使用防火墻技術，加密法以及權限控制的方式來提高科技檔案信息的安全程度，為了進一步推動安全管理工作的落實，有必要建立信息化管理規章制度，根據燃氣企業自身的實際需求，選擇合適的信息化技術融入到科技檔案管理工作中。在開展的過程中，燃氣企業檔案管理工作人員要做好科技檔案信息化建設經費的預算，將其納入企業年度財務預算范圍，像數據庫服務器、激光打印機、掃描儀、刻錄機等配置進行完善，并更替配置較低的電腦等，做好硬件，打造企業科技檔案信息化建設的堅實基礎。此外，科技檔案管理軟件的選擇要結合企業實際需要，功能并不是越多越好，功能多意味著操作越復雜，當前管理模式的轉變下信息化技術還需要繼續學習和熟練，適應企業的需求，擁有較為簡單的操作流程的管理軟件才是最佳的選擇。

3.4 強化檔案人員的業務培訓、提高檔案管理水平

考慮到企業科技檔案管理工作所面臨的各項挑戰，身為從事該工作的從業人員，就需要注重自身業務能力的提升，才能夠更好地滿足當前時代背景之下燃氣企業科技檔案管理所面臨的各項需求。作為燃氣企業，需要嚴格篩選到工作人員的職業水平，無論是在專業知識或者是技能方面，都需要達到一定的標準才能夠上崗就任。除了掌握基礎性的檔案工作技能之外，還需要掌握有關科技檔案以及和燃氣工程相關的各類別檔案管理工作的技巧。為了達到上述目的，有必要針對工作隊伍進行職業培訓，注重關于科技檔案管理專業技能的增長。同時還需要培養工作人員終身學習的良好意識，能夠在日常工作之余不斷提升自我，主動學習先進的科技檔案管理知識，主動完善現有的科技檔案管理工作體系。

3.5 開發利用檔案信息，促進檔案管理工作

在提高科技檔案管理工作水平的同時，也需要關注相關科技檔案信息的開發利用，從而發揮科技檔案管理對企業經濟效益獲取所具有的價值。之所以重視關于科技檔案信息的收集、歸納以及存儲，其主要目的就是為了通過這些信息價值的挖掘來促進檔案管理工作以及企業的發展。對于燃氣企業而言，其科技檔案管理工作體系的形成是所有員工的共同努力和付出，在針對有關文件資料進行收集歸檔之后，需要將其轉化為具有價值的信息資源，反饋給企業的各部門，用于指導后續的發展方向。并且注重關于科技大信息價值的開發和利用，也能夠提高檔案管理工作人員的成就感，從而激發其工作積極性。近年來隨著計算機技術的發展和利用，將檔案資料及時輸入電腦，可以方便地為業務部門提供管線、管網圖、維修、搶修搶險等燃氣工程的運行記錄。這些檔案信息，為我市的天然氣改造工程提供了很大的幫助。業務部門專業技術人員從檔案中獲得信息，實踐證明了檔案材料的重要性。激勵促使檔案管理工作更上新臺階。

4 結語

綜上所述，為了有效提高燃氣企業的科技管理工作水平，需要關注相關管理工作制度的制定以及工作人員素養的提升，同時還需要結合時代發展規律，引入信息化技術手段，實現科技檔案信息化管理的目標，使其成為推動燃氣企業持續發展的重要支撐，通過提高科技檔案管理工作水平的方式實現相關信息的開發和利用，幫助燃氣企業獲得更多的效益。