事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略研究

仇莉麗

（南京江寧科學(xué)技術(shù)局，江蘇 南京 210000）

1 檔案管理信息化建設(shè)對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展的作用

隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，信息化水平不斷的提高，檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)用而生，在事業(yè)單位發(fā)展中具有重要的影響和作用。首先，檔案信息化管理是建立在互聯(lián)網(wǎng)以及智能化系統(tǒng)基礎(chǔ)之上的，具有很大的優(yōu)勢(shì)和便利性，方便檔案管理人員對(duì)信息進(jìn)行查找利用，有效地實(shí)現(xiàn)了檔案資源的合理組織和優(yōu)化配置，優(yōu)化了事業(yè)單位的檔案管理體系，同時(shí)推動(dòng)了檔案信息管理的安全性和完整性，提高了檔案管理水平。

其次，傳統(tǒng)的檔案資料管理具有一定的局限性，都是紙質(zhì)檔案、圖片檔案、視頻檔案的不能有效的保證信息的完整性，而檔案管理的信息化發(fā)展改變了傳統(tǒng)的檔案管理工作方式，可以有效地避免信息的損失和丟失。同時(shí)，對(duì)于檔案內(nèi)容的查詢和使用來(lái)講，可以很方便地搜尋到需要尋找的信息，有效地減少了工作時(shí)間的浪費(fèi)。另一方面，檔案管理信息化所錄入的材料會(huì)存入到網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，可以對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類、加工和提取，提高了檔案數(shù)據(jù)的利用率，對(duì)檔案信息的大批量存儲(chǔ)能夠節(jié)省存儲(chǔ)空間，簡(jiǎn)化檔案內(nèi)容查詢修改的程序，提高檔案的使用價(jià)值，有利于滿足新時(shí)期事業(yè)單位發(fā)展的需要。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

2.1 思想觀念陳舊、缺乏客觀認(rèn)識(shí)

就目前來(lái)看，一些事業(yè)單位思想觀念落后，不能給予檔案管理信息化建設(shè)的高度關(guān)注和資金投入。另一方面，受傳統(tǒng)思想的影響，一些檔案管理工作人員主觀意識(shí)存在問(wèn)題，不愿意學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理方法，缺乏客觀的認(rèn)識(shí)。其次，事業(yè)單位檔案管理工作所涉及的檔案資源比較廣泛而且復(fù)雜，在一定程度上阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展，很多時(shí)候即使設(shè)置了這項(xiàng)工作也是流于形式，沒(méi)有得到具體的落實(shí)。另一方面，事業(yè)單位的檔案信息化管理工作機(jī)構(gòu)的不完善，人力物力資源得不到落實(shí)，而且相關(guān)檔案管理工作人員缺少專業(yè)知識(shí)、能力不夠，跟不上新時(shí)期信息化發(fā)展建設(shè)的腳步，不能滿足現(xiàn)階段事業(yè)單位的發(fā)展需要。

2.2 檔案管理工作人員素養(yǎng)有待提升

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對(duì)其工作人員的專業(yè)性提出了更高的要求，要求人事檔案管理工作人員可以利用現(xiàn)代化的設(shè)備進(jìn)行檔案管理。就目前來(lái)看，相關(guān)工作人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，無(wú)法深入了解檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值。首先，相關(guān)部門不能為工作人員提供專業(yè)化培訓(xùn)，工作人員不能了解新的管理方法和思想，導(dǎo)致一些工作人員主觀意識(shí)存在問(wèn)題，工作懶散。另一方面，人事檔案管理工作的復(fù)雜性，一些人事檔案管理工作缺乏足夠的專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐技能，不能利用現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，很容易由于操作不當(dāng)造成人事檔案管理工作的混亂。其次，檔案管理部門缺乏對(duì)數(shù)字化、信息化設(shè)備的資金投入，部分檔案管理工作人員不具備基本的電腦操作技能，阻礙了檔案管理信息化的發(fā)展。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

3.1 更新思想觀念，加強(qiáng)相關(guān)工作人員的認(rèn)識(shí)

更新思想觀念，提高工作人員的專業(yè)技能是保障事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展的基礎(chǔ)。因此，事業(yè)單位要積極更新檔案管理思想觀念，保障檔案管理信息化的靈活性和協(xié)調(diào)性。因此，事業(yè)單位要加強(qiáng)理念創(chuàng)新，不能一味的用傳統(tǒng)的方式來(lái)進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理信息化工作，建立科學(xué)合理的網(wǎng)絡(luò)管理模式，不斷增加相關(guān)工作人員的管理意識(shí)，依托大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)進(jìn)行檔案管理，加強(qiáng)檔案信息之間的聯(lián)系和緊密性，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)。

3.2 注重人才培養(yǎng)，打牢物質(zhì)基礎(chǔ)

檔案管理工作包括收集、歸檔、查閱、保密、開(kāi)發(fā)利用等，這些工作之間都有著密切的、復(fù)雜的聯(lián)系，這就要求相關(guān)部門注重人才儲(chǔ)備，提高相關(guān)工作人員的專業(yè)知識(shí)能力，實(shí)現(xiàn)檔案資源的簡(jiǎn)約化、優(yōu)質(zhì)化和信息重組。其次，從業(yè)者的個(gè)人業(yè)務(wù)素質(zhì)是有效保障檔案資源整合與共享的基礎(chǔ)，這就要求相關(guān)部門加強(qiáng)工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。同時(shí)，事業(yè)單位可以通過(guò)開(kāi)展座談會(huì)、參觀學(xué)習(xí)以及計(jì)算機(jī)培訓(xùn)等方式提高檔案管理工作人員的能力，為提高其工作效率和質(zhì)量提供保障。另一方面，相關(guān)部門要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的資金投入，提高對(duì)信息建設(shè)應(yīng)用軟件的開(kāi)發(fā)力度，保證軟件開(kāi)發(fā)和檔案管理信息化建設(shè)的同步發(fā)展，為檔案管理信息化發(fā)展提供平臺(tái)。

3.3 建立健全完善的管理制度

健全的管理制度是推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展的基礎(chǔ)。如果沒(méi)有健全的管理工作制度，檔案管理工作很容易出現(xiàn)問(wèn)題。首先，事業(yè)單位要明確各個(gè)部門的職能，及時(shí)了解檔案的收集和保存情況，不僅要保存紙質(zhì)檔案也要保存電子檔案，用信息技術(shù)不斷促進(jìn)檔案資源的整合與共享。其次，數(shù)據(jù)化和信息化的迅猛發(fā)展，具有海量性、多樣性和速度快的特點(diǎn)，可以提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，降低了人工成本。另一方面，現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)運(yùn)而生，實(shí)現(xiàn)了檔案信息傳遞的實(shí)時(shí)性，有利于提高統(tǒng)計(jì)分析的準(zhǔn)確性和權(quán)威性，方便為相關(guān)工作提供指導(dǎo)與安排，大大的提高了信息資源的有效銜接。

4 結(jié)語(yǔ)

信息技術(shù)憑借其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)被廣泛的應(yīng)用到了事業(yè)單位檔案管理建設(shè)當(dāng)中，對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的影響。因此，事業(yè)單位要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，增強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的意識(shí)，積極加強(qiáng)檔案管理人才培養(yǎng)，讓其掌握現(xiàn)代化的信息技術(shù)，提高其操作實(shí)踐能力，建立完善的檔案管理制度，推動(dòng)檔案管理工作的變革，為檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展注入活力。