淺析信息化檔案管理安全防范之策略

王 琛

（臨沂市不動產登記交易中心，山東 臨沂 276000）

在機關單位發展的過程中，不可避免地會產生一些檔案文件。檔案雖說看起來沒有什么用處，但是有的檔案文件與單位的發展運營是息息相關的，一旦這些檔案文件被不法分子盜取，將會極大地影響到單位的運營與發展。如今大部分機關單位將信息化與檔案管理相結合，更方便管理與查找，但是依舊有著很大的風險，所以加強對信息化檔案的安全管理，成為機關單位的重中之重。

1 信息化檔案管理安全防范的重要性

對于機關單位，信息化檔案管理可以說是其發展過程中的重要一環?，F在通過先進的信息化技術、網絡技術等方式，可以更好地將眾多檔案進行一個資源整合，這樣有利于提高檔案信息的使用頻率，避免了原來紙質檔案查找繁瑣的弊端，也提高了檔案工作者的工作效率。但是信息技術就像一把雙刃劍，在給工作人員帶來便利，提高效率的同時，也給單位帶來了巨大的風險。在現如今的大數據時代，信息技術的不完善，往往會給不法分子抓住信息技術的漏洞，盜取檔案信息，從而使單位的運營遭遇危機，所以對于機關單位來講，制定合理有效的信息化檔案安全防范，減少信息化檔案信息泄露現象的發生才是最重要。

2 信息化檔案管理安全防范中存在的問題

2.1 信息化檔案管理制度不夠完善

隨著檔案管理引入了信息化技術，極大地方便了檔案管理人員的操作和提高了工作效率，但是在實施信息化檔案管理時，自身檔案管理制度依舊停留在傳統的檔案管理制度上面，所以在一些工作上無法及時地按照標準去進行，從而造成差錯。而且大部分單位的檔案管理制度只是徒有表面，不能夠準確地應用到信息化檔案管理中去。

2.2 信息化檔案管理產生的風險問題

如今許多機關單位對于信息化管理還不夠重視，并且在進行檔案管理過程中，往往會受到其他眾多因素的干擾，從而導致檔案的安全性沒有達到所需的標準。而且好多的機關單位對自身的檔案管理的安全性不夠重視，并且檔案的保護程度沒有做到位，這就加大了信息化檔案缺失的風險。另外在一些企業在對信息化檔案管理產生的風險問題進行一個有效地規避時，往往沒有專業的人員可以進行一個專業咨詢，這也是信息化檔案管理的發展一直受挫的原因。

2.3 信息化技術的安全問題

隨著信息化技術的不斷發展，檔案管理也逐漸向信息化技術靠攏，這樣不僅方便工作人員隨時查詢檔案，也方便于檔案資料的保存。但是伴隨檔案資料的越來越多，信息化技術的安全問題也顯現出來。一些違法分子就是通過尋找信息技術的漏洞，將檔案資料盜取，謀取不正當利益，從而對單位造成巨大的影響，因此加強信息化技術的安全性能非常必要。

3 信息化檔案管理安全防范策略

3.1 健全信息化檔案管理制度

國家需要對信息化的檔案管理制度進行一個完善和修正，構建一個規范的檔案管理制度政策，讓信息化檔案管理進入一個標準化的流程，從而減少信息技術中存在的漏洞，讓不法分子沒有可乘之機。此外國家也需要對信息化檔案管理人員進行一個專業性的培養，從而實現工作人員對現代化信息技術能夠熟練的使用，這樣管理檔案才能夠得心應手，降低問題發生的概率。而且在落實信息化檔案管理制度的同時，每個公司或企業可以根據自身的情況進行一個相對應的改動，規定一個適合自身發展的信息化檔案管理制度。并加強對公司檔案工作人員的培訓，讓工作人員能夠更快地上手并熟練地掌握信息化檔案管理的相關措施，在工作的過程中，領導也需汲取工作人員提出的合理建議，并根據現實情況進行一個統籌分析，加以改進。

3.2 加強信息化檔案管理系統的安全性

大部分的信息化檔案泄露問題都是由于信息化檔案管理系統存在信息漏洞，這才給了那些不法分子抓住機會。所以需要加強加檔案信息管理系統的安全保護機制，將每一份檔案報告進行一個信息安全防護，并且在每一個檔案進入和檔案流出的過程中都需要有專業人員操做，確保各個層次的檔案信息安全防護，杜絕系統被黑客侵入的現象。除此之外，還需要定期對信息化檔案管理系統進行一個系統性的維護，維護過程中一旦發現系統漏洞，就需要及時進行修補，以免檔案信息泄露。另外還需要并對電腦系統上一些不知名的病毒軟件，以及不相關的緩存設置進行刪除，以防病毒入侵，進而影響管理系統使用。而且我們不僅僅是對信息化檔案管理系統和電腦系統進行維護和補修，對用戶訪問的限制也需要加強，準確的規定用戶的使用權限，從根本上做好安全防范。

3.3 加強管理人員和工作人員的責任意識

其實大部分時候發生的檔案信息泄露不僅僅是系統漏洞導致，而是單位管理人員以及檔案工作者對檔案信息化系統不夠重視。所以既要加強單位管理人員對信息化檔案管理的重視程度，以及加強檔案工作人員的責任意識。對于各級管理人員，尤其是信息化檔案的管理人員需要及時去關注國家頒布的新的規章制度，并迅速地將規章制度落實到工作中去，定期開展各種學習活動培訓，在活動展開的基礎上聽取檔案工作人員所提出的建議，了解并解決工作過程中發生的問題，從而進一步落實并開展下一步的工作。對于檔案工作者就需要明確自己的責任，認認真真地完成信息化檔案管理工作的每個環節。并且在工作過程發現問題，立即向上級管理人員請示，解決問題。而且信息化檔案管理不同于傳統的檔案管理，所以我們需要打破固有的思維，合理利用信息化技術將檔案資源進行開發與整合，并在工作中高效的完成檔案工作任務。

4 結束語

綜上所述，隨著科技的不斷進步，所有檔案信息化只是一個時間問題。所以為了信息化檔案管理的平穩發展，需要加快對檔案信息化制度的制定，有一個完善的規章制度才有利于后續檔案信息化建設。以及對檔案信息系統技術的完善，通過構建出一個健全、可靠的信息技術安全體系，才能為檔案信息化管理提供安全的保障。其次就需加強企業領導人員和檔案工作人員的責任意識，讓人們明白檔案管理的重要性，從而促使工作人員在工作時能夠更加的仔細、認真，保障了檔案管理的安全性。對此還需要增強檔案工作人員的信息技術培訓，提高工作人員的工作效率，進而更好的發揮出檔案信息化管理的優點，更好的為社會服務。