信息化技術在縣級檔案管理中的應用實踐

陳鳳穎

（圍場滿族蒙古族自治縣檔案館，河北 承德 068450）

我國在近二十年的發展過程中取得的成就舉世矚目，隨著信息化產業的逐漸崛起，未來社會必然朝著智能化、電子化信息化方向發展，因此信息化建設也成為社會進步的重要衡量指標，所以檔案行業也應該注重自身的信息化普及，改變傳統紙質資料的收集整理以及歸納，注重信息產業的數據整合優勢，提升網絡管理效能，不僅能夠有效推動檔案事業的快速發展，同時也能促進我國社會結構逐步完善。

1 縣級檔案管理信息化建設所面臨的問題

1）缺少相關的經費支持。電子化檔案管理是一項長期的工作，并非快速能夠全面推展的工作任務，不僅需要在硬件方面注重個縣級的平臺框架以及計算機配置，同時還要針對不同的檔案管理建設相應的軟件體系，強調組建內部局域網以及數據庫，同時還要針對檔案的信息網在移動終端的進行開發。目前的互聯網行業發展較快，信息技術也在不斷的迭新換代，因此電子產品生命周期較短，而且后期的維護更新及數據轉移都需要大量資金，目前的縣級檔案管理主要依靠地方財政或中央撥款，其資金消耗巨大，很多地方資金嚴重不足，在推廣信息化建設以及信息化技術更新過程中，一直都面臨著資金短缺的問題[1]。

2）缺少專業化管理人才。人才因素是制約整個行業發展的重點以及難點，很多縣級地區的檔案管理人員年齡結構偏大，對于傳統的紙質資料較為熟悉，對于電子化的信息技術運用卻不知所措，而且檔案部門的業務量較大，必須制定完備的人才培養體系及人力任用體系才能保證縣級檔案管理的穩步進行，目前的檔案人員缺乏專業性人才，尤其是在檔案管理專業素養以及計算機運用雙重能力都具備的人才更是極為短缺。縣級的檔案管理人員思想較為保守，不愿與更多的耗費時間和精力學習網絡技術以及信息化知識，進一步影響了檔案信息化建設進程，需要相關部門針對問題建立長期的人才培養長效機制，才能解決人力資源短缺的燃眉之急。

3）電子化標準工作滯后。信息化的快速發展使得信息載體以及信息交流共享發生了重要轉變，傳統的檔案管理已經形成了一套完備的制度，但是信息化的檔案管理不僅涉及基礎建設，同時還涉及相應的技術層面，因此需要制定完善的法規及行政規章制度予以支持，目前的電子文件和電子檔案還缺乏統一的全國管理模式，如果各縣級基層檔案管理按照自身的需求制定相應的標準，可能出現未來標準差異性較大，而且在全國性的檔案整理過程中也會遇到較大阻礙，因此需要建立標準化的管理制度推進基層檔案管理的快速發展[2]。

2 信息化技術對于縣級檔案管理的價值和意義

首先，傳統的檔案管理方式主要依托于紙質資料，其工作包括收集分類、整理、歸納以及保管等工作量，將耗費大量的人力物力，不僅工作效率慢而且人為因素影響也容易導致檔案丟失、出錯，而數字化體系實現了自動化數據分類和網格化管理，極大的提高了工作效率，同時還能解放人工的繁重勞動。其次，傳統的檔案管理在進行信息收集以及資料查詢是較為不便，需要多個工作人員協同合作，才能將有效數據進行歸納、收集嚴重影響工作進度，而信息化的檔案管理可以通過數字化的分析，對已有的資料進行關鍵詞、關鍵字的有效檢索查詢，短時間內就可完成傳統工作需要長時間完成的內容，有效的節約了時間，提高了工作效率[3]。

3 信息化技術在縣級檔案管理中的應用實踐策略探析

信息化技術的發展給每個行業也都帶來了轉機，同時對于檔案管理也是時代的發展機遇和挑戰，因此相關部門及人員必須正視當前縣級檔案信息化建設的問其，并結合區域性的檔案管理特點，探討有效的應對策略，發揮信息化技術優勢為檔案管理的長期發地進行深入研究。

1）注重信息化建設，利用多方資源進行資金籌措。縣級檔案部門本身并沒有資金來源，完全依靠地方政府和中央財政撥款維持穩定運行，但是信息化建設是檔案管理的重頭戲，也是未來的必然發展趨勢，相關部門必須注重信息化建設的重要性，同時清晰的認識到完全依靠政府投資并不能解決當前的資金不足問題。首先，縣級檔案部門應擺脫傳統的依靠上級觀念，在每年年初時應對自身的信息化建設制定詳細的規劃細節，并合理安排上級撥款。其次，檔案部門應充分發揮自身的積極籌措金源意識，借助社會的組織及企業進行資金融合，實現社會發展共贏努力，從自身的優勢上進行資金融創、為自身的資金不足創造更多的機會。最后，倡導各省級政府根據全省的經濟收入形勢制定詳細的信息化檔案建設綱要，按照比例對縣級檔案部門進行經費分配，制定全過程動態預算建設體系，實現資金的合理化使用。

2）強調人才引進培養，出臺相關人員編制規定。未來社會必然朝著多元化方向發展，社會對于人才的需求也更加復雜化，縣級檔案管理部門應充分注重社會的發展形勢，強調復合型人才的培養，既要對原有的工作人員加強繼續教育培訓，同時也要更多地吸引“新鮮血液”。首先，縣級檔案管理部門要針對目前的工作運作特點，確定人員編制需求，并及時上報有關部門出臺相關人員編制規定，為自身的人才缺口提出引進計劃。其次，要對現有的檔案管理人員實行繼續教育以及考核機制，并將考核分數與人員的工資獎金掛鉤，以此激發內部人員的主觀學習能動性，促進隊伍的全面素養提升。最后，要更多地吸引年輕計算機專業人才入職，可以與各大高校相關專業進行合作，意向培養檔案管理人才，給廣大學生提供廣闊的實習平臺，同時也針對優秀人才進行選拔以及錄用，為自身的人才儲備打下基礎[4]。

3）堅持預防與管理結合，加強縣級檔案管理的安全體系建設。數字化的檔案管理是一項綜合工作過程，因此要注重檔案信息的安全保障體系建立，堅持預防與管理相結合原則，需要將縣級檔案工作與公眾網絡實行有效的物理阻隔，同時也要加強內部局域網的有效監察管理，以此確保檔案資料的安全，防止資料被篡改或者被盜用。首先，要注重計算機檔案數據的保管系統，既要用固定硬盤和固定服務器對檔案數據進行保管，同時也要注重大數據的云保存和云備份，讓數據庫即便遭受到網絡攻擊也能有安全的備份數據提供使用。其次，縣級檔案數字化建設還要建立預警系統，防止由于自然災害、不可抗力以及意外事故等問題造成的數據損失，實行動態化更新、使得備份數據能夠自我恢復，又或者是遇到不明的網絡侵襲要及時預警、自我封閉，防止不法分子對方案數據進行竊取利用。

4 結語

綜上所述，我國正處于社會變革的重要階段，社會的發展形勢使得目前的檔案管理工作必須緊跟時代步伐，縣級地區由于多種因素影響導致數字化檔案建設腳步交流緩慢，為了更好地與時俱進，需要轉變傳統的檔案管理思維去探索和創新數字化檔案管理模式，有針對性的解決目前的困境、合理開發資源、注重人才引進、加強資金籌措，實現檔案自身價值為社會提供更優質的服務。