信息技術在企業檔案管理中的運用研究

段華梅

（華能瀾滄江水電股份有限公司小灣水電廠，云南 大理 675702）

1 企業檔案管理中信息技術的應用優勢

1.1 為新式管理理念的融入創造了發展的契機

在我國社會主義經濟發展過程當中，企業的發展可以說是其中非常重要的組成部分，其中，企業管理水平關乎著整個企業的綜合競爭力量，是確保企業健康可持續發展的中堅力量。在我國，一些企業管理者十分看重企業利潤，但是對企業管理處于完全忽略的狀態，最終造成企業管理無法滿足企業發展的基本需求。伴隨著信息技術的廣泛運用，現代化企業在發展過程中對信息技術的運用可以說成為企業管理工作需要面臨的一個新的挑戰，要知道，傳統的管理模式與信息技術的應用是格格不入的，自此，新的企業管理模式應運而生。在企業管理工作中，檔案管理是其中重要基礎，所以，只有做好檔案管理工作才能夠為企業的未來發展奠定好的根基。

1.2 可促使企業檔案管理工作水平得到提高

開放性、時效性、便捷性等是信息技術呈現出的顯著特征，可以說信息技術有著多樣性的突出特點。企業檔案管理工作當中，信息技術的運用可使得企業檔案管理工作水平得到進一步提高，并且可以實現檔案管理工作的線上操作，減少企業各方面的投入力度，使得檔案管理工作高效便捷的順利完成，實現企業的高效率檔案管理。可以說，信息化檔案管理工作是不會受到任何時間、空間限制的，能夠第一時間完成對檔案數據信息的利用，在企業內部就可以實現信息共享，提高工作效率。

2 企業檔案管理中信息技術的應用策略

2.1 檔案管理工作的硬件準備

信息技術的應用需要有完善的硬件設備和穩定的局域網做支撐，唯有如此，才能夠使得企業各類信息得到順利地整理和利用。在強大的信息系統面前，企業能夠確保電子化檔案管理工作的高效率開展，同時使得檔案管理工作更加完善化，并且在企業內部可建立起信息共享體制，為企業各項工作的溝通與交流提供充分的信息數據資料。

2.2 對檔案管理人員實施培訓

檔案信息化管理可以說是一種非常有效的管理方式，但這對于傳統的管理方式而言可以說是一個巨大的挑戰，早已無法滿足當前檔案電子信息化管理的基本需求，像一些老牌國有企業，在企業自身的檔案管理工作中，就需要有先進的技術工作人員來進行負責，這樣才能夠推進企業信息化管理工作的開展，對此，各企事業單位一定要在確保當管理人員技術水平的基礎上，要做到與檔案電子化管理技術的同步進行，定期做好對檔案管理工作人員的技術培訓，這樣才能夠更好地來開展日常的檔案管理工作，滿足企業發展的管理需求。

2.3 提高信息化檔案管理重視度

在很長的一段時間當中，檔案管理工作并不是企業管理的主要內容，企業對于信息多元化管理更不注重，像在企業的檔案管理部門，無論是工作流程還是薪資待遇可以說一直處于無人問津的狀態，為此，像高素質的信息技術人員并不愿意在這個部門任職。有很大一部分的企業檔案管理方面的規章制度一直不完善，針對這一現狀企業需要通過利用信息技術來強化對檔案的專業化管理，同時，創建完善的檔案管理機制，用制度來確保企業內部檔案管理工作的有效開展。對此，企業領導、各職能部門一定要注重檔案管理工作開展的重要作用，最短時間內實現檔案管理工作的交接，必須做到有章可循、有據可依，這樣才能夠促使企業檔案管理工作在最短時間內完成。

3 現代信息技術對企業檔案管理的影響

3.1 實現了對傳統企業檔案管理模式的改革

從目前信息化社會當中可以分析，企業過去落后的檔案管理方式顯然已經無法徹底的滿足社會主義市場經濟發展、企業發展的各方面需求。在企業檔案管理工作中將信息技術合理的運用進來，能夠幫助企業檔案管理工作開展的順利，并且推動現代化企業的未來快速變革與創新。企業在發展過程當中，若想要強化檔案管理力度，就需要企業管理者具有先進的管理思想觀念，把握好企業發展的主要方向，這樣才能夠在提高企業檔案管理水平的同時，推動整個企業的前進與可持續發展。

3.2 使得檔案管理工作人員的綜合素質得到進一步提高

在企業檔案管理工作當中，檔案管理工作人員可以說是執行的主體，為此，檔案管理工作人員的思想觀念、行為意識、各方面素質等都會影響著最終檔案管理工作的落實情況。在企業過去的檔案管理工作中，檔案管理工作人員的管理水平落后，還停留在傳統檔案管理模式，并且應用現代信息技術對檔案管理知識比較匱乏，根本無法做到利用信息技術來開展日常的檔案管理工作，這無疑阻礙了整個企業各項工作的有序進行。大家都知道，任何一種新科學技術的誕生都將促使現代社會的發展發生翻天覆地的變化，同樣的，先進信息技術的出現，則要求現代化企業在異常檔案管理工作中要學習新知識、掌握新技術，從思想認知上摒棄過去的檔案管理理念，努力提高自身專業素質，快速掌握現代化信息技術，這樣才能夠將信息技術成功地運用到日常檔案管理中來。

3.3 使得企業檔案信息化管理技術水平得到提高

要加強企業在信息化建設方面的投入力度，制定企業信息系統規劃方案，使用無紙化辦公軟件，對過去落后的檔案管理模式進行改進，投入檔案管理工作中所需的應用軟件，加強網絡安全管理。將企業辦公自動化和檔案信息化管理進行資源整合。除此之外，企業領導及相關部門的管理者要重視檔案信息化安全管理，認真做好各方面防護措施，做到檔案信息各方面數據的及時備份與更新，并且要定時的做好計算機設備的殺毒工作，通過身份認證來確認每一位工作人員的身份，最大限度上確保企業檔案信息的整體安全。

3.4 為企業檔案信息化管理目標的實現奠定了堅實的基礎

在企業檔案管理工作當中，軟硬件設備是檔案信息化管理基本構成要素。企業檔案信息化管理過程中一定要不斷地增加在檔案管理方面的成本投入，這樣才能夠為企業檔案信息化管理的實現提供強有力的資金支持。從硬件的角度來看，企業要建立檔案室、檔案庫房、檔案查閱室，購買計算機、復印機、掃描儀、照片打印機、刻錄機、文件檔案消毒柜等現代化辦公設備；從軟件角度來看，企業要購買正版的計算機殺毒軟件、設置防火強，防止病毒入侵、黑客攻擊，加強網絡安全、檔案數據安全，從而為企業檔案信息化管理工作提供安全的環境。

4 結語

在企業管理當中檔案管理是其中十分重要的構成部分，將信息技術運用在檔案管理工作中來可以說是提高檔案管理水平的有效途徑。企業在發展過程當中一定要遵循市場變化規律，將更多新的檔案管理技術、管理理念運用進來，不斷提高檔案管理工作人員的技術水平和專業素養，最大限度上提高檔案信息化管理水平，從而推動整個企業的進步與快速發展。