人事檔案信息化建設的初步探討

王欣愷

（黑龍江省綏化市綏棱縣勞動人事爭議仲裁院，黑龍江 綏化 152200）

1 前言

人事檔案主要用于對干部進行選拔任用、教育培養及管理監督及對人才進行評鑒等方面具有基礎性作用，是對干部人才權益進行合法維護的有效依據。中共中央頒布的《干部人事檔案工作條例》中對檔案信息化建設與規劃信息資源及其開發管理等方面的要求進行了明確，提高采集傳輸及處理利用檔案信息的能力，建立的人事檔案信息化管理體系健全便捷、安全高效。應特別關注，構建人事數字化檔案網絡，促進業務與檔案管理的共同發展，逐步建設與人事檔案發展相適應的信息化系統，使人事檔案工作水平不斷提高。人事檔案中主要存有履歷、學歷學位、職稱材料、思想類、教育培訓類、鑒定考核類及自傳材料等各類個人材料。一體化檔案信息化服務可提供快捷利用人事檔案的有效途徑及空間，在檔案管理方面，人事檔案信息化可在線管理日常收集零散材料、整理審核、轉遞、查（借）閱管理等整個業務過程，對最初形成檔案直至保存的整個過程進行展示。

2 人事檔案信息化建設的主要優點

一是實現信息化的人事檔案可對使用的原件進行代替，使人事檔案原件得到一定程度的保護，即便發生導致原件毀損的意外意見，不同介質保存的信息化檔案可避免受到損壞。

另外，還能采用技術手段在數字化人事檔案上高清處理修復檔案材料中存在的發黃紙張及模糊字跡等問題，對于檔案查閱及持續保存具有重要作用。二是實現信息化后的人事檔案，人事檔案管理可統一標準及工作過程，對管理存在復雜層級的單位，可在管理上采用多維立體模式的構建。通過信息平臺上級單位可對下級單位人事檔案管理工作實時進行在線檢查和監控，對各級人員直接調閱其人事檔案，使人事檔案管理提高效率及規范性。三是利用信息化管理系統可對待辦事項設置提醒。諸如數字化制作檔案、轉遞、查（借）閱及轉遞歸檔材料等工作，可在操作界面中利用智能引導方式處理相關任務。系統可實時提醒未及時反饋轉遞回執、超時借閱未歸還、審核將退休人員檔案等有關信息。四是對系統功能科學合理設置，提高系統界面的便捷性，使檔案管理整個過程聯系緊密，使紙質檔案管理中比較常見的碎片化、繁瑣化及離散化等問題得到妥善解決。歸檔材料新形成后可隨時進行歸檔，使人事檔案確保的全面性、準確性及實時性，進而使人事檔案提高規范化管理水平。五是在系統功能模塊中為相關業務之間建立關聯關系，結合工作需要及主要節點之間的關系，在模塊間開發相應的數據接口，產生自前端節點的數據，相關工作及業務報表可生成在后端，管理人員審核操作后可將檔案內容更新。另外，可利用模塊之間數據的迅速推送，建立穿透式業務管理體系，使人事檔案實現一鍵式操作管理，進而使檔案提高管理效率。諸如工資變動審批表由前端移交，相關人員檔案目錄信息可自動產生在系統中，經管理人員審核沒有問題進行歸檔后可對新的目錄進行生成，對歸檔直接進行打印，明顯減少重新制作紙質檔案、目錄打印的工作量。六是在人事管理中可提供便捷的檔案信息化管理平臺，實現統一調度資源、一鍵查詢及多維印證等功能，使人事檔案明顯提高查閱信息利用的效率及審核信息的準確性，在選拔任用干部、調配人員、評價考核等工作中，使人事檔案充分發揮重要支撐作用。諸如采用創建采集關鍵信息功能，建立對評優評先、援疆援藏及交流掛職等關鍵信息字庫進行建立，提高定位查詢的及時性，使圖像檢索難題得到徹底破解，人事檔案信息充分發揮出重要價值。

3 人事檔案信息化建設中的常見問題

一是由于人事檔案具有一定的特殊性，數字化標準較高，應確保檔案原件及電子文件具有較高的安全性。大部分單位采用服務外包方式完成人事檔案數字化工作，確保信息安全具有關鍵性作用，因操作人員存在不同的業務水平及責任心，容易使檔案材料掃描后產生無清晰順序、裝訂目錄不正確等問題。二是人事檔案應遵循涉密檔案管理要求，檔案管理及存儲服務系統應與外界保持物理隔絕，配備存儲服務器只能連接局域網，避免泄露人事檔案信息。因此，檔案信息化安全方面的不確定因素較多。應基于檔案法律法規及政策標準、信息安全管理等方面綜合考慮，在信息化環境、基礎設施及信息網絡等方面提出嚴格要求。三是建立檔案信息化體系，檔案基本使用原則及方法較為復雜也非常嚴格，各環節之間存在比較緊密的關系，在采集數據、操作及統計扥各方面有很多亟待解決的問題，應在財力方面提供相應的投入支持力度。四是電子檔案信息存在很多問題，在檔案信息服務、信息共享及信息公開等方面深入分析構建的信息化服務指標。

4 人事檔案信息化建設的主要對策

一是在管理機制的建立方面應規范，的約束管理制度應嚴格。諸如，在人事檔案信息化管理方面制定管理辦法、人員崗位職責、出入庫交接辦法、信息化保密協議、信息化應急預案等與信息化建設相適應的管理制度。二是對人事檔案信息化健全管理流程并在應用中不斷完善，嚴格遵循相關技術標準對工作環節進行細化，提供操作規范性，將紙質人事檔案采用掃描等技術方法向數字圖像和文本進行轉化。數字化工作應對檔案目錄建庫、掃描、處理圖像、存儲數據、數據交換、備份及驗收數據、等整個過程提高規范性，確保數字檔案完整性及真實可用性，與紙質檔案保持一致提供重要保證。三是檔案管理人員應提高信息化意識。對規范管理電子文檔及其狀態特征深入了解，對計算機及網絡安全專業知識加強學習。從事人事檔案管理的人員應為黨員，具有較高的政治素質、較強的專業能力及正派作風，加強業務知識培訓，提高工作水平。將檔案管理工作有效結合信息技術，提高人事檔案管理效率。

5 總結

綜上所述，人事檔案信息化建設優勢明顯，應嚴格按照中央對干部人事檔案管理的總體部署要求，與人事檔案信息化發展趨勢相適應。針對檔案信息化工作中的常見問題，深入思考應對措施，推進人事檔案信息化建設，對檔案信息有機整合其他資源進行有效利用，使檔案功能與人事數據庫實現實時聯動，提高檔案信息的充分利用 成效。