關(guān)于現(xiàn)代水利工程檔案管理工作的思考

劉海英

（山西省水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院有限公司，山西 太原 030024）

水利工程檔案的含義是水利工程在竣工驗(yàn)收、施工階段與前期策劃等階段中產(chǎn)生的圖表、影像以及文字等記錄，水利工程檔案工作就是整理以及管理這些歷史記錄，是整個(gè)水利工程管理工作的核心構(gòu)成部分[1]。水利工程建設(shè)應(yīng)該與檔案管理同時(shí)開展，且確定責(zé)任單位以及管理制度、責(zé)任人，以保證水利檔案管理工作的深入開展。

1 檔案管理在水利工程建設(shè)中的核心作用

1.1 水利工程建設(shè)和水利工程檔案屬于一個(gè)有機(jī)整體

一個(gè)水利項(xiàng)目的執(zhí)行以及策劃、竣工，起初就是從書面文檔以及影像資料開始，工程檔案的創(chuàng)建比工程施工建設(shè)早，同時(shí)，各種工程資料又組成了整個(gè)工程檔案的主體，這些檔案主要在于整理早期資料，以確保整個(gè)檔案資料的統(tǒng)一性與完整性，為未來水利工程的相關(guān)維保工作進(jìn)一步提供有效的技術(shù)依據(jù)[2]。由此看來，水利工程建設(shè)和檔案工作屬于一個(gè)有機(jī)整體。

1.2 檔案記錄能夠反映出整個(gè)工程品質(zhì)的好壞

現(xiàn)在，各項(xiàng)水利工程都十分重視精細(xì)化管理，且創(chuàng)建各項(xiàng)目的評(píng)價(jià)體系時(shí)都以檔案資料為基礎(chǔ)。于是，水利工程檔案能夠?qū)⒄麄€(gè)工程品質(zhì)的好壞反映出來。假如某項(xiàng)工程的檔案資料不太完整與詳細(xì)，會(huì)對(duì)這個(gè)工程的有效評(píng)定產(chǎn)生極大的影響。部分公司只關(guān)注水利工程的執(zhí)行過程以及結(jié)果，而忽略了檔案的相關(guān)記錄。其實(shí)這些檔案里面的圖表以及文字也是判定工程的核心標(biāo)準(zhǔn)之一，它極大地影響了整個(gè)工程的品質(zhì)。可見，在記錄檔案的過程中查證事故原因與評(píng)定工程品質(zhì)就是責(zé)任的核心依據(jù)。

1.3 檔案記錄是水利工程建設(shè)質(zhì)量控制的核心步驟

水利檔案記錄與工程品質(zhì)的好壞具有直接關(guān)系，更是確保整個(gè)工程質(zhì)量的核心步驟。唯有在施工時(shí)記錄完整與詳細(xì)的施工過程，才能夠在施工現(xiàn)場(chǎng)充分控制各個(gè)步驟，才能夠確保工程的綜合品質(zhì)[3]。經(jīng)過以上論述，我們認(rèn)識(shí)到檔案記錄的核心意義，第一，檔案記錄進(jìn)一步關(guān)系到工程建設(shè)，第二，檔案記錄還能夠?qū)⒐こ唐焚|(zhì)的好壞更好地反映出來，第三，檔案記錄是確保水利工程品質(zhì)的核心步驟。現(xiàn)在我們重點(diǎn)分析水利工程檔案管理工作的優(yōu)化策略，以供參考。

2 現(xiàn)代水利工程檔案管理工作的優(yōu)化策略

2.1 充分注重檔案管理工作

充分注重檔案管理工作，特別是重視水利工程檔案資料的相關(guān)整理以及歸檔工作。為了實(shí)現(xiàn)檔案整理不及時(shí)以及歸檔混亂等問題的科學(xué)處理，在采集相關(guān)檔案資料時(shí)，一定要從水利工程的現(xiàn)實(shí)情況入手，有效調(diào)整檔案采集方式[4]。第一，將追蹤采集方法運(yùn)用于施工周期很短的水利工程中，能夠更好地提升信息的采集速度，保證檔案工作的綜合品質(zhì)。第二，將分段采集方法運(yùn)用于施工周期很長的水利工程中，不但能夠很好地確保檔案資料的完善性，而且能夠針對(duì)檔案采集內(nèi)容以及時(shí)間的差異進(jìn)行劃分，防止出現(xiàn)資料混亂的情況。第三，在對(duì)資料進(jìn)行歸檔的過程中，還應(yīng)該重視對(duì)資料開展工程代碼與編制分類號(hào)等，對(duì)電子文檔開展分類管理，便于后期的有效查閱。

2.2 規(guī)范檔案管理工作制度

一定要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)有效、可行的制度對(duì)各單位的核心義務(wù)以及責(zé)任進(jìn)行規(guī)范，便于梳理好水利在建單位與工程咨詢單位、工程建設(shè)單位、項(xiàng)目監(jiān)理單位以及設(shè)計(jì)單位的關(guān)系，從而確保水利檔案資料的完整收集與及時(shí)歸檔。具體內(nèi)容如下：第一，明確文件存檔備案體制，每個(gè)時(shí)期的設(shè)計(jì)以及建設(shè)等需要按照合同來明確，文件一定要由檔案部門進(jìn)行備案和歸檔。第二，各部門有效建立歸檔體制，確定歸檔責(zé)任人、歸檔內(nèi)容與歸檔時(shí)間等。第三，創(chuàng)建審查獎(jiǎng)懲制度，以項(xiàng)目為基本單位，充分確定檔案管理員[5]。并且確定每個(gè)部門員工的核心責(zé)任以及義務(wù)，獎(jiǎng)罰分明，以調(diào)動(dòng)每個(gè)部門的工作積極性，使每一位員工都了解到水利檔案管理工作的核心意義，使其管理效率獲得提高。第四，優(yōu)化水利檔案管理的場(chǎng)所以及設(shè)備，如在野外施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)一步創(chuàng)建檔案整理盒與檔案資料防盜柜等。

2.3 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

要深入了解檔案管理工作的核心意義，強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的思想教育，建立水利檔案人員隊(duì)伍，將其主動(dòng)性與創(chuàng)造性全面調(diào)動(dòng)起來。大力投入檔案工作硬件，實(shí)現(xiàn)工作環(huán)境的優(yōu)化，進(jìn)一步培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才，提高檔案管理員的專業(yè)素質(zhì)，全面激發(fā)檔案管理員的工作主動(dòng)性，充分挖掘其智慧以及潛能，如此，才可以有效實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，檔案工作才可以為水利管理工作提供更好的服務(wù)。

2.4 延伸檔案服務(wù)途徑

檔案管理人員應(yīng)該將檔案資料與信息優(yōu)勢(shì)、檔案現(xiàn)有設(shè)備全面利用起來，采取若干個(gè)途徑為水利工程進(jìn)一步提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，探索有償服務(wù)和無償服務(wù)相聯(lián)系的服務(wù)方式，對(duì)服務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行拓展，擴(kuò)增經(jīng)濟(jì)收入。經(jīng)過有償服務(wù)這一渠道，讓檔案不斷邁向社會(huì)，為經(jīng)濟(jì)進(jìn)一步服務(wù)，使檔案管理工作不但有助于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，而且有助于檔案事業(yè)本身的深入優(yōu)化，將檔案的社會(huì)效益以及經(jīng)濟(jì)效益充分施展出來[6]。讓檔案管理人員全面了解到個(gè)人與公司的內(nèi)在關(guān)聯(lián)以及個(gè)人在公司檔案發(fā)展過程中的重要作用，以最旺盛的精力以及熱情投入到檔案工作中，建立檔案管理人員隊(duì)伍，激發(fā)檔案管理人員的工作 信心。

2.5 在水利檔案管理工作中使用信息技術(shù)

伴隨信息技術(shù)的飛速發(fā)展以及普及，針對(duì)水利工程檔案管理工作來說，其要對(duì)以前的檔案管理手段進(jìn)行轉(zhuǎn)變，采取先進(jìn)、有效的信息技術(shù)開展管理，借助于計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)檔案管理的具體工作流程進(jìn)行規(guī)范，將水利公司的信息化管理情況充分結(jié)合起來，對(duì)檔案管理軟件進(jìn)行研制以及開發(fā)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理、分類檢索以及微機(jī)儲(chǔ)存，使水利工程檔案充分實(shí)現(xiàn)信息化管理，搜集整理以及歸檔保管電子檔案，創(chuàng)建電子檔案數(shù)據(jù)庫，使水利檔案管理工作的綜合品質(zhì)以及效率獲得提升。

3 結(jié)語

綜上所述，在水利工程建設(shè)過程中檔案管理工作占有很關(guān)鍵的地位，為水利工程建設(shè)進(jìn)一步提供核心依據(jù)的同時(shí)，能夠?qū)⒚總€(gè)施工步驟充分反映出來，實(shí)現(xiàn)有跡可尋與有理可依。檔案管理工作的綜合品質(zhì)對(duì)水利工程施工的整體質(zhì)量以及進(jìn)度產(chǎn)生了極大的影響，因此，一定要充分注重檔案管理工作；規(guī)范檔案管理工作制度；提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)；延伸檔案服務(wù)途徑；在水利檔案管理工作中使用信息技術(shù)，更好地提升檔案管理水平，為國內(nèi)水利工程的可持續(xù)建設(shè)充分施展社會(huì)核心價(jià)值。