淺談不動產檔案現代化管理

朱志明

（茂名市不動產登記中心，廣東 茂名 525000）

通過科技手段來管理不動產檔案，有利于加強不動產檔案管理的有效性。由于科技的飛速發展，現階段我國的科學技術、網絡技術發展迅速，技術已經十分成熟，所以通過現代化的方式方法來管理不動產檔案會比原來的方法要簡便許多，相關不動產檔案管理部門和相關的工作人員要想提高不動產檔案現代化管理的水平就必須要實施行之有效的舉措。

1 不動產檔案管理中存在的問題

1）工作人員在進行管理檔案時缺乏工作協調性。原來慣用的不動產檔案管理工作方法中有許多不足之處，其中比較突出的問題之一就是不動產檔案管理工作人員在工作時彼此間缺少協調性，由于工作人員在管理檔案過程中缺乏協調性，所以不動產檔案管理工作就無法有效進行，使得工作沒有章法，容易出現棘手問題影響檔案管理工作的有序進行。不動產檔案管理工作人員缺乏工作協調性主要存在以下幾個問題：首先，工作人員與工作人員之間沒有及時進行工作交流，相互之間溝通較少，產生這種現象的原因是社會經濟飛速發展，一些不動產檔案管理單位及相關部門為了跟上社會發展的進程，為了更加高效地運用現代化手段來管理不動產檔案，使管理工作的效率得以提升，所以對自身部門進行了改革重組。因為部門重組，所以不動產檔案管理部門在不動產登記時對其要求也發生了相應的改變，工作人員在改革重組部門后工作觀念沒有轉變過來，還沒適應新的工作要求，加之相關業務溝通交流不足，所以會經常出現現場臨時協商辦理的情況，對應急事件處理的方式方法還不夠熟練。其次，檔案管理工作人員相互之間業務銜接的能力較弱，這就會導致在檔案管理工作中經常會出現工作流程上的失誤，或者出現檔案管理工作流程緩慢甚至在某一個流程節點上停留較長時間等，大大降低了不動產檔案的管理 效率。

2）不動產檔案管理相關工作人員技術水平較弱。社會經濟發展迅速得益于高強度的工作節奏，幾乎所有的企業都會強調高效問題，在發展過程中進行變革，通過改變傳統的工作方式，運用現代化手段進行管理工作，不動產檔案管理就是其涉及領域的工作之一。雖然檔案管理在追求現代化的管理手段，但是在實際利用現代化管理手段進行管理時，相關的檔案管理工作人員的水平不足，由于工作人員技術水平不足降低了現代化管理的工作效率。舉例來說，在進行不動產檔案管理工作的時候，由于技術水平較弱，那么處理工作的時候效果往往會不好，同時也比較容易堆積問題，這樣就會引起群眾對管理人員的不滿情緒。

3）傳統檔案管理制度不夠完善。不動產檔案管理工作還有另外一個較為突出的問題就是傳統的不動產檔案管理制度并不完善。在以往的工作中，政府相關的部門也出臺了一些相關于不動產檔案管理的制度，但是由于不動產檔案管理工作在變革初期，由傳統的管理手段向現代化管理轉變時間較短，所以即便政府出臺了相關規定，但是由于檔案管理制度還不夠完善，所以，在實際工作中不動產檔案管理相關部門無法完全依照相關規定來完善自身的制度，也就導致了工作人員在工作過程中沒有相關制度可遵循，最后導致不動產管理工作出現多樣化的問題，問題嚴重時甚至出現不動產管理工作人員將檔案遺失的情況，致使不動產檔案管理工作更加難以進行。

4）不動產檔案管理過程中缺乏對檔案的規劃性。在進行檔案管理變革前，還沒有運用現代化管理手段之前，不動產檔案管理工作基本上還是在使用紙質檔案進行管理，所以在檔案管理過程中出現各種各樣無法挽救的問題。同時因為不動產檔案管理體量較大、種類繁多，并且紙質檔案的管理工作缺乏有效的規劃，增加了不動產檔案管理工作的難度。還有一點，傳統的紙質的檔案在管理過程中不能同相現代化手段般于計算機網絡上存放檔案，而是需要將檔案存放在檔案室之內，那么隨著檔案逐漸變多，工作人員在找尋檔案和查閱的時候就會非常困難，也降低了檔案的存放安全性，

2 不動產檔案現代化管理的特點

不動產檔案管理工作在我國社會主義經濟發展中占有重要地位，通過現代化的管理手段對不動產檔案進行管理，在提高不動產檔案管理工作的全面性和有效性的同時，還起到了提高不動產檔案管理質量的作用，對提高不動產管理相關工作人員的效率有重要意義。不動產檔案現代化管理主要有以下幾個特點：

1）時效性。通過現代化的手段管理不動產檔案具有時效性特點。主要原因在于不動產檔案現代化管理手段主要是通過計算機技術來進行的，并且由于計算機技術時效性較強，所以連帶不動產檔案現代化管理過程也具有較強的時效性。要想利用現代化手段進行管理必然離不開電子技術，不動產檔案現代化管理整個管理流程都有賴于電子系統，由于電子系統的介入，大大減少了檔案管理過程中人力物力和財力的消耗。與傳統的不動產檔案管理相比較，不動產檔案現代化管理手段的效率極高。

2）共享性。不動產檔案通過現代化的方法來管理還具有共享性的特點。正如大家所知曉的，社會發展越來越快，不動產買賣的交易率也越來越高，與此同時，需要管理的不動產檔案的數目也會也越來越多。不動產檔案在通過現代化手段進行管理的時候可以通過電子技術將檔案壓縮管理，將其數據內容保存在電腦上，因為電子信息只占據很小的內存，有利于檔案查閱存儲，也方便傳輸，所以具有很強的共享性。

3 不動產檔案現代化管理的措施

1）相關不動產檔案工作人員在工作中提高不動產檔案服務質量。首先，提高檔案管理工作人員溝通力。要想提高不動產檔案管理工作效率，加強不動產檔案的現代化管理，提高不動產檔案管理部門內部工作人員相互之間的溝通交流是至關重要的。特別是如今互聯網技術十分發達，人們溝通交流意見的效率得以提高，部門和部門之間的溝通也非常方便，不再像以往一樣受到空間限制，人們可以在任何時間、任何地點相互溝通交流，那么在解決問題的時候就可以提高效率，減少出錯率。其次，提高檔案管理工作人員的技術水準。第一點，相關檔案管理部門要增加對檔案管理工作人員的培訓課程，通過定期進行培訓教學的方式提高相關人員的專業知識和技術能力。第二點，不動產檔案管理工作人員要相互學習、相互借鑒好的工作方式，取長補短。相關檔案管理工作人員通過學習別人的優秀的工作方式來改進自己工作中存在的不足之處，從而提高自身的工作水平。第三點，除了加強自身內部員工的技術水平之外，同時也應該多多引進高技術水平的工作人員，在拉升全體工作人員水平的同時也解決了以往不動產檔案管理工作中缺乏高素質人才的問題。

2）加強不動產檔案信息化管理建設。加強不動產檔案的數字化建設是實現不動產檔案現代化管理的有效措施。不動產檔案的信息化建設是進行不動產檔案現代化管理的準備工作。要想使檔案數字化建設過程更加高效，加強不動產檔案管理的數字化建設是必然之路。之后，通過計算機的有效查詢，就可以查閱不動產檔案，更便捷的對檔案進行管理。從而使不動產檔案現代化管理的效率得到提升。

4 結語

總而言之，不動產檔案作為現代化社會經濟發展中的重要組成部分，管理手段變革是社會歷史發展的必然趨勢，只有通過現代化的方式去管理，才能使不動產檔案管理工作適應社會發展的速度，使不動產檔案管理工作更加高效且更有質量。