淺談不動產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理

朱志明

（茂名市不動產(chǎn)登記中心，廣東 茂名 525000）

通過科技手段來管理不動產(chǎn)檔案，有利于加強(qiáng)不動產(chǎn)檔案管理的有效性。由于科技的飛速發(fā)展，現(xiàn)階段我國的科學(xué)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展迅速，技術(shù)已經(jīng)十分成熟，所以通過現(xiàn)代化的方式方法來管理不動產(chǎn)檔案會比原來的方法要簡便許多，相關(guān)不動產(chǎn)檔案管理部門和相關(guān)的工作人員要想提高不動產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的水平就必須要實(shí)施行之有效的舉措。

1 不動產(chǎn)檔案管理中存在的問題

1）工作人員在進(jìn)行管理檔案時(shí)缺乏工作協(xié)調(diào)性。原來慣用的不動產(chǎn)檔案管理工作方法中有許多不足之處，其中比較突出的問題之一就是不動產(chǎn)檔案管理工作人員在工作時(shí)彼此間缺少協(xié)調(diào)性，由于工作人員在管理檔案過程中缺乏協(xié)調(diào)性，所以不動產(chǎn)檔案管理工作就無法有效進(jìn)行，使得工作沒有章法，容易出現(xiàn)棘手問題影響檔案管理工作的有序進(jìn)行。不動產(chǎn)檔案管理工作人員缺乏工作協(xié)調(diào)性主要存在以下幾個(gè)問題：首先，工作人員與工作人員之間沒有及時(shí)進(jìn)行工作交流，相互之間溝通較少，產(chǎn)生這種現(xiàn)象的原因是社會經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，一些不動產(chǎn)檔案管理單位及相關(guān)部門為了跟上社會發(fā)展的進(jìn)程，為了更加高效地運(yùn)用現(xiàn)代化手段來管理不動產(chǎn)檔案，使管理工作的效率得以提升，所以對自身部門進(jìn)行了改革重組。因?yàn)椴块T重組，所以不動產(chǎn)檔案管理部門在不動產(chǎn)登記時(shí)對其要求也發(fā)生了相應(yīng)的改變，工作人員在改革重組部門后工作觀念沒有轉(zhuǎn)變過來，還沒適應(yīng)新的工作要求，加之相關(guān)業(yè)務(wù)溝通交流不足，所以會經(jīng)常出現(xiàn)現(xiàn)場臨時(shí)協(xié)商辦理的情況，對應(yīng)急事件處理的方式方法還不夠熟練。其次，檔案管理工作人員相互之間業(yè)務(wù)銜接的能力較弱，這就會導(dǎo)致在檔案管理工作中經(jīng)常會出現(xiàn)工作流程上的失誤，或者出現(xiàn)檔案管理工作流程緩慢甚至在某一個(gè)流程節(jié)點(diǎn)上停留較長時(shí)間等，大大降低了不動產(chǎn)檔案的管理 效率。

2）不動產(chǎn)檔案管理相關(guān)工作人員技術(shù)水平較弱。社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速得益于高強(qiáng)度的工作節(jié)奏，幾乎所有的企業(yè)都會強(qiáng)調(diào)高效問題，在發(fā)展過程中進(jìn)行變革，通過改變傳統(tǒng)的工作方式，運(yùn)用現(xiàn)代化手段進(jìn)行管理工作，不動產(chǎn)檔案管理就是其涉及領(lǐng)域的工作之一。雖然檔案管理在追求現(xiàn)代化的管理手段，但是在實(shí)際利用現(xiàn)代化管理手段進(jìn)行管理時(shí)，相關(guān)的檔案管理工作人員的水平不足，由于工作人員技術(shù)水平不足降低了現(xiàn)代化管理的工作效率。舉例來說，在進(jìn)行不動產(chǎn)檔案管理工作的時(shí)候，由于技術(shù)水平較弱，那么處理工作的時(shí)候效果往往會不好，同時(shí)也比較容易堆積問題，這樣就會引起群眾對管理人員的不滿情緒。

3）傳統(tǒng)檔案管理制度不夠完善。不動產(chǎn)檔案管理工作還有另外一個(gè)較為突出的問題就是傳統(tǒng)的不動產(chǎn)檔案管理制度并不完善。在以往的工作中，政府相關(guān)的部門也出臺了一些相關(guān)于不動產(chǎn)檔案管理的制度，但是由于不動產(chǎn)檔案管理工作在變革初期，由傳統(tǒng)的管理手段向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變時(shí)間較短，所以即便政府出臺了相關(guān)規(guī)定，但是由于檔案管理制度還不夠完善，所以，在實(shí)際工作中不動產(chǎn)檔案管理相關(guān)部門無法完全依照相關(guān)規(guī)定來完善自身的制度，也就導(dǎo)致了工作人員在工作過程中沒有相關(guān)制度可遵循，最后導(dǎo)致不動產(chǎn)管理工作出現(xiàn)多樣化的問題，問題嚴(yán)重時(shí)甚至出現(xiàn)不動產(chǎn)管理工作人員將檔案遺失的情況，致使不動產(chǎn)檔案管理工作更加難以進(jìn)行。

4）不動產(chǎn)檔案管理過程中缺乏對檔案的規(guī)劃性。在進(jìn)行檔案管理變革前，還沒有運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段之前，不動產(chǎn)檔案管理工作基本上還是在使用紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，所以在檔案管理過程中出現(xiàn)各種各樣無法挽救的問題。同時(shí)因?yàn)椴粍赢a(chǎn)檔案管理體量較大、種類繁多，并且紙質(zhì)檔案的管理工作缺乏有效的規(guī)劃，增加了不動產(chǎn)檔案管理工作的難度。還有一點(diǎn)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)的檔案在管理過程中不能同相現(xiàn)代化手段般于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上存放檔案，而是需要將檔案存放在檔案室之內(nèi)，那么隨著檔案逐漸變多，工作人員在找尋檔案和查閱的時(shí)候就會非常困難，也降低了檔案的存放安全性，

2 不動產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的特點(diǎn)

不動產(chǎn)檔案管理工作在我國社會主義經(jīng)濟(jì)發(fā)展中占有重要地位，通過現(xiàn)代化的管理手段對不動產(chǎn)檔案進(jìn)行管理，在提高不動產(chǎn)檔案管理工作的全面性和有效性的同時(shí)，還起到了提高不動產(chǎn)檔案管理質(zhì)量的作用，對提高不動產(chǎn)管理相關(guān)工作人員的效率有重要意義。不動產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理主要有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

1）時(shí)效性。通過現(xiàn)代化的手段管理不動產(chǎn)檔案具有時(shí)效性特點(diǎn)。主要原因在于不動產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理手段主要是通過計(jì)算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行的，并且由于計(jì)算機(jī)技術(shù)時(shí)效性較強(qiáng)，所以連帶不動產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理過程也具有較強(qiáng)的時(shí)效性。要想利用現(xiàn)代化手段進(jìn)行管理必然離不開電子技術(shù)，不動產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理整個(gè)管理流程都有賴于電子系統(tǒng)，由于電子系統(tǒng)的介入，大大減少了檔案管理過程中人力物力和財(cái)力的消耗。與傳統(tǒng)的不動產(chǎn)檔案管理相比較，不動產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理手段的效率極高。

2）共享性。不動產(chǎn)檔案通過現(xiàn)代化的方法來管理還具有共享性的特點(diǎn)。正如大家所知曉的，社會發(fā)展越來越快，不動產(chǎn)買賣的交易率也越來越高，與此同時(shí)，需要管理的不動產(chǎn)檔案的數(shù)目也會也越來越多。不動產(chǎn)檔案在通過現(xiàn)代化手段進(jìn)行管理的時(shí)候可以通過電子技術(shù)將檔案壓縮管理，將其數(shù)據(jù)內(nèi)容保存在電腦上，因?yàn)殡娮有畔⒅徽紦?jù)很小的內(nèi)存，有利于檔案查閱存儲，也方便傳輸，所以具有很強(qiáng)的共享性。

3 不動產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的措施

1）相關(guān)不動產(chǎn)檔案工作人員在工作中提高不動產(chǎn)檔案服務(wù)質(zhì)量。首先，提高檔案管理工作人員溝通力。要想提高不動產(chǎn)檔案管理工作效率，加強(qiáng)不動產(chǎn)檔案的現(xiàn)代化管理，提高不動產(chǎn)檔案管理部門內(nèi)部工作人員相互之間的溝通交流是至關(guān)重要的。特別是如今互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)十分發(fā)達(dá)，人們溝通交流意見的效率得以提高，部門和部門之間的溝通也非常方便，不再像以往一樣受到空間限制，人們可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)相互溝通交流，那么在解決問題的時(shí)候就可以提高效率，減少出錯(cuò)率。其次，提高檔案管理工作人員的技術(shù)水準(zhǔn)。第一點(diǎn)，相關(guān)檔案管理部門要增加對檔案管理工作人員的培訓(xùn)課程，通過定期進(jìn)行培訓(xùn)教學(xué)的方式提高相關(guān)人員的專業(yè)知識和技術(shù)能力。第二點(diǎn)，不動產(chǎn)檔案管理工作人員要相互學(xué)習(xí)、相互借鑒好的工作方式，取長補(bǔ)短。相關(guān)檔案管理工作人員通過學(xué)習(xí)別人的優(yōu)秀的工作方式來改進(jìn)自己工作中存在的不足之處，從而提高自身的工作水平。第三點(diǎn)，除了加強(qiáng)自身內(nèi)部員工的技術(shù)水平之外，同時(shí)也應(yīng)該多多引進(jìn)高技術(shù)水平的工作人員，在拉升全體工作人員水平的同時(shí)也解決了以往不動產(chǎn)檔案管理工作中缺乏高素質(zhì)人才的問題。

2）加強(qiáng)不動產(chǎn)檔案信息化管理建設(shè)。加強(qiáng)不動產(chǎn)檔案的數(shù)字化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)不動產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的有效措施。不動產(chǎn)檔案的信息化建設(shè)是進(jìn)行不動產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的準(zhǔn)備工作。要想使檔案數(shù)字化建設(shè)過程更加高效，加強(qiáng)不動產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)是必然之路。之后，通過計(jì)算機(jī)的有效查詢，就可以查閱不動產(chǎn)檔案，更便捷的對檔案進(jìn)行管理。從而使不動產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的效率得到提升。

4 結(jié)語

總而言之，不動產(chǎn)檔案作為現(xiàn)代化社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的重要組成部分，管理手段變革是社會歷史發(fā)展的必然趨勢，只有通過現(xiàn)代化的方式去管理，才能使不動產(chǎn)檔案管理工作適應(yīng)社會發(fā)展的速度，使不動產(chǎn)檔案管理工作更加高效且更有質(zhì)量。