人事檔案材料收集與鑒別工作中的問題與對策分析

張希蕊

（肇慶市人力資源和社會保障局，廣東 肇慶 526060）

人事檔案材料收集與鑒別工作是人事檔案管理工作的基礎(chǔ)內(nèi)容，而由于這兩項工作涉及的內(nèi)容較復(fù)雜，且保密性較高，所以需要人事檔案管理人員在實際工作中加以重視。之所以要做好人事檔案材料收集與鑒別工作，一方面是因為其能保證人事檔案材料的完整性和真實性，可為機關(guān)事業(yè)單位進行人才選拔和任用提供完整準確的信息資料；另一方面是因為其能夠更好地為機關(guān)事業(yè)單位發(fā)展服務(wù)，通過對相關(guān)信息進行篩選、分類，既能夠規(guī)范人事檔案材料管理的操作，也能夠更好地發(fā)揮出人事檔案材料管理的作用，為人事部門開展人事考核工作提供鑒別，如此一來可提高機關(guān)事業(yè)單位人才運用的水平，進而更好地為機關(guān)事業(yè)單位發(fā)展服務(wù)。

1 當前人事檔案材料收集與鑒別工作中主要存在的問題

1）重視程度較低。現(xiàn)階段許多機關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層和管理層在管理實踐中，更多是將工作重心放在人力資源管理上，忽視了人事檔案管理，對人事檔案管理部門的工作缺乏足夠的資金支持，使得人事檔案管理部門在機關(guān)事業(yè)單位中屬于邊緣化部門，其地位和作用未能得到充分的重視，以至于人事檔案材料收集與鑒別工作無法有效開展，許多具體的措施也無法有效落實。而導(dǎo)致這一問題的產(chǎn)生，主要原因是機關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層與管理層對人事檔案管理工作缺乏一個全面、正確的認識，對于人事檔案管理和人力資源管理之間的關(guān)系認識不清，所以使得人事檔案材料收集與鑒別工作的開展受到阻礙，更是難以取得理想的工作效果。

2）缺少動態(tài)化管理。人事檔案材料具有時效性的特征，其會隨著環(huán)境發(fā)生變化，這就需要重視人事檔案材料的動態(tài)化管理，及時進行人事檔案材料的更新，確保檔案能夠充分代表檔案人的具體情況。然而目前許多機關(guān)事業(yè)單位缺少對人事檔案材料的動態(tài)化管理，使得人事檔案材料更新緩慢，不能及時根據(jù)檔案人實際情況進行檔案信息的更新，加之人事檔案材料本身涉及內(nèi)容較多且復(fù)雜，需要管理人員結(jié)合實際情況進行信息真實性的判斷，一定程度上會增加檔案材料鑒別的難度。也正因為如此，人事檔案材料參考價值難以保證，且會對機關(guān)事業(yè)單位整體人事管理水平提升產(chǎn)生負面影響。除此之外，部分檔案管理人員在更新人事檔案材料時，也未能落實全面更新的原則，使得更新內(nèi)容局限于某個具體的模塊，并不能有效發(fā)揮出人事檔案在員工績效考核、獎懲等方面的作用。

3）專業(yè)化隊伍還未形成。由于人事檔案材料收集與鑒別是一項復(fù)雜的工作，且涉及的內(nèi)容多、繁雜，這需要人事檔案管理人員具備高超的專業(yè)能力和專業(yè)素養(yǎng)。然而現(xiàn)實情況卻是許多機關(guān)事業(yè)單位中的人事檔案管理人員專業(yè)水平較低，存在技術(shù)操作不規(guī)范、工作態(tài)度不嚴謹?shù)葐栴}，加之有的機關(guān)事業(yè)單位人事檔案材料管理崗位兼職的現(xiàn)象較普遍，不僅使得人事檔案材料收集與鑒別工作難以落實到位，而且嚴重降低了人事檔案材料的準確性。

4）信息技術(shù)應(yīng)用水平較低。隨著信息時代的到來，人事檔案材料收集與鑒別工作也應(yīng)順應(yīng)時代發(fā)展的潮流作出改變，應(yīng)加強計算機及現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用，充分發(fā)揮計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高效性的優(yōu)勢，提高人事檔案材料收集與鑒別工作效率的同時，保證人事檔案材料的真實性和可靠性。然而目前許多機關(guān)事業(yè)單位的信息技術(shù)應(yīng)用水平較低，主要因為缺乏對信息技術(shù)應(yīng)用重要性的認識，且現(xiàn)有的人事檔案管理人員信息素養(yǎng)也不高，對計算機操作還不夠熟練，從而導(dǎo)致人事檔案材料收集與鑒別的信息化工作無法高效開展，也很大程度上制約了機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理信息化的進程。

2 做好人事檔案材料收集與鑒別工作的對策

1）提高重視程度。機關(guān)事業(yè)單位只有從意識上提高對人事檔案材料收集與鑒別工作的重視程度，才能夠有效提高人事檔案材料收集與鑒別工作的質(zhì)量。這需要機關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層和管理層正確認識人事檔案材料收集與鑒別的重要性及作用，將其放在機關(guān)事業(yè)單位管理工作中重點任務(wù)進行，并加大資金、技術(shù)、人員等方面的支持，完善具體的工作流程及制度，配備齊全軟件硬件設(shè)施，配置專業(yè)的人事檔案管理人員，營造良好的工作環(huán)境，確保人事檔案材料收集與鑒別工作順利開展。除此之外，應(yīng)加大宣傳力度，形成全員參與的意識，通過人事檔案管理制度要求工作人員在日常工作中要形成檔案管理的意識，從而為保障人事檔案材料真實性和完整性奠定良好的基礎(chǔ)。

2）實現(xiàn)動態(tài)化管理。機關(guān)事業(yè)單位要想做好人事檔案材料收集與鑒別工作，實現(xiàn)動態(tài)化管理是必不可少的內(nèi)容，動態(tài)化管理就是要求機關(guān)事業(yè)單位要及時根據(jù)環(huán)境的變化進行人事檔案材料的更新和完善，確保人事檔案材料的完整性和準確性，從而為機關(guān)事業(yè)單位進行相關(guān)決策提供必要支持。為此，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)建立完善的人事檔案材料動態(tài)化管理制度，通過制度的方式要求工作人員定期進行人事檔案材料的更新，保證材料信息的時效性，能夠全面反映出檔案人員的最新情況。另外，人事檔案管理部門也要加強與其他部門的聯(lián)系與溝通，通過溝通了解檔案人的最新工作動態(tài)，包括績效考核、職位變動等信息，以更好地完成人事檔案材料的更新與鑒別，如此一來，便能夠有效發(fā)揮出人事檔案在人力資源管理決策中的作用。

3）加強專業(yè)化隊伍建設(shè)。要想做好人事檔案材料收集與鑒別工作，也需要一支高素質(zhì)、高水平的專業(yè)化隊伍支撐。這需要機關(guān)事業(yè)單位加強人事檔案管理人員的培訓(xùn)，通過專業(yè)化的培訓(xùn)，使其能夠正確認識人事檔案材料收集與鑒別工作的基礎(chǔ)上，掌握科學(xué)的方法，同時能夠熟練運用計算機操作技術(shù)，提高人事檔案材料收集與鑒別工作的效率與質(zhì)量。除此之外，機關(guān)事業(yè)單位也要重視認識檔案管理人才的引入，并通過科學(xué)合理的考核監(jiān)督機制，增強工作人員的工作積極性和責任意識，確保人事檔案材料收集與鑒別工作高效開展的同時，進一步提升人事檔案材料的真實性和可靠性。

4）提高信息技術(shù)應(yīng)用水平。在信息時代背景下，機關(guān)事業(yè)單位要想做好人事檔案材料收集與鑒別工作，還需要積極引入先進信息技術(shù)，并提高信息技術(shù)的應(yīng)用水平，促使信息技術(shù)與人事檔案管理工作高度融合，進而為人事檔案材料收集與鑒別工作高效開展提供強有力的技術(shù)支持。比如，機關(guān)事業(yè)單位可利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的數(shù)據(jù)分析和處理能力，進行人事檔案材料全方位的鑒別，可減少主觀因素的影響，更能保證檔案材料的真實性和可靠性。

3 結(jié)語

總而言之，人事檔案材料收集與鑒別是人事檔案管理的基礎(chǔ)，而人事檔案管理對機關(guān)事業(yè)單位的人力資源管理、機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展有著重要的意義。因此機關(guān)事業(yè)單位必須要重視人事檔案材料收集鑒別工作的開展，要及時轉(zhuǎn)變落后的管理觀念，實現(xiàn)對人事檔案材料的動態(tài)化管理，加強人事檔案專業(yè)化隊伍建設(shè)，同時要積極引進信息技術(shù)，從而不斷完善人事檔案材料收集與鑒別工作，進而有效推動機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理水平的提升。