人事檔案材料收集與鑒別工作中的問題與對(duì)策分析

張希蕊

（肇慶市人力資源和社會(huì)保障局，廣東 肇慶 526060）

人事檔案材料收集與鑒別工作是人事檔案管理工作的基礎(chǔ)內(nèi)容，而由于這兩項(xiàng)工作涉及的內(nèi)容較復(fù)雜，且保密性較高，所以需要人事檔案管理人員在實(shí)際工作中加以重視。之所以要做好人事檔案材料收集與鑒別工作，一方面是因?yàn)槠淠鼙ＷC人事檔案材料的完整性和真實(shí)性，可為機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行人才選拔和任用提供完整準(zhǔn)確的信息資料；另一方面是因?yàn)槠淠軌蚋玫貫闄C(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展服務(wù)，通過對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行篩選、分類，既能夠規(guī)范人事檔案材料管理的操作，也能夠更好地發(fā)揮出人事檔案材料管理的作用，為人事部門開展人事考核工作提供鑒別，如此一來可提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位人才運(yùn)用的水平，進(jìn)而更好地為機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展服務(wù)。

1 當(dāng)前人事檔案材料收集與鑒別工作中主要存在的問題

1）重視程度較低。現(xiàn)階段許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層和管理層在管理實(shí)踐中，更多是將工作重心放在人力資源管理上，忽視了人事檔案管理，對(duì)人事檔案管理部門的工作缺乏足夠的資金支持，使得人事檔案管理部門在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中屬于邊緣化部門，其地位和作用未能得到充分的重視，以至于人事檔案材料收集與鑒別工作無(wú)法有效開展，許多具體的措施也無(wú)法有效落實(shí)。而導(dǎo)致這一問題的產(chǎn)生，主要原因是機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層與管理層對(duì)人事檔案管理工作缺乏一個(gè)全面、正確的認(rèn)識(shí)，對(duì)于人事檔案管理和人力資源管理之間的關(guān)系認(rèn)識(shí)不清，所以使得人事檔案材料收集與鑒別工作的開展受到阻礙，更是難以取得理想的工作效果。

2）缺少動(dòng)態(tài)化管理。人事檔案材料具有時(shí)效性的特征，其會(huì)隨著環(huán)境發(fā)生變化，這就需要重視人事檔案材料的動(dòng)態(tài)化管理，及時(shí)進(jìn)行人事檔案材料的更新，確保檔案能夠充分代表檔案人的具體情況。然而目前許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位缺少對(duì)人事檔案材料的動(dòng)態(tài)化管理，使得人事檔案材料更新緩慢，不能及時(shí)根據(jù)檔案人實(shí)際情況進(jìn)行檔案信息的更新，加之人事檔案材料本身涉及內(nèi)容較多且復(fù)雜，需要管理人員結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行信息真實(shí)性的判斷，一定程度上會(huì)增加檔案材料鑒別的難度。也正因?yàn)槿绱耍耸聶n案材料參考價(jià)值難以保證，且會(huì)對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位整體人事管理水平提升產(chǎn)生負(fù)面影響。除此之外，部分檔案管理人員在更新人事檔案材料時(shí)，也未能落實(shí)全面更新的原則，使得更新內(nèi)容局限于某個(gè)具體的模塊，并不能有效發(fā)揮出人事檔案在員工績(jī)效考核、獎(jiǎng)懲等方面的作用。

3）專業(yè)化隊(duì)伍還未形成。由于人事檔案材料收集與鑒別是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，且涉及的內(nèi)容多、繁雜，這需要人事檔案管理人員具備高超的專業(yè)能力和專業(yè)素養(yǎng)。然而現(xiàn)實(shí)情況卻是許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的人事檔案管理人員專業(yè)水平較低，存在技術(shù)操作不規(guī)范、工作態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)葐栴}，加之有的機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案材料管理崗位兼職的現(xiàn)象較普遍，不僅使得人事檔案材料收集與鑒別工作難以落實(shí)到位，而且嚴(yán)重降低了人事檔案材料的準(zhǔn)確性。

4）信息技術(shù)應(yīng)用水平較低。隨著信息時(shí)代的到來，人事檔案材料收集與鑒別工作也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流作出改變，應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)及現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高效性的優(yōu)勢(shì)，提高人事檔案材料收集與鑒別工作效率的同時(shí)，保證人事檔案材料的真實(shí)性和可靠性。然而目前許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位的信息技術(shù)應(yīng)用水平較低，主要因?yàn)槿狈?duì)信息技術(shù)應(yīng)用重要性的認(rèn)識(shí)，且現(xiàn)有的人事檔案管理人員信息素養(yǎng)也不高，對(duì)計(jì)算機(jī)操作還不夠熟練，從而導(dǎo)致人事檔案材料收集與鑒別的信息化工作無(wú)法高效開展，也很大程度上制約了機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理信息化的進(jìn)程。

2 做好人事檔案材料收集與鑒別工作的對(duì)策

1）提高重視程度。機(jī)關(guān)事業(yè)單位只有從意識(shí)上提高對(duì)人事檔案材料收集與鑒別工作的重視程度，才能夠有效提高人事檔案材料收集與鑒別工作的質(zhì)量。這需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層和管理層正確認(rèn)識(shí)人事檔案材料收集與鑒別的重要性及作用，將其放在機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作中重點(diǎn)任務(wù)進(jìn)行，并加大資金、技術(shù)、人員等方面的支持，完善具體的工作流程及制度，配備齊全軟件硬件設(shè)施，配置專業(yè)的人事檔案管理人員，營(yíng)造良好的工作環(huán)境，確保人事檔案材料收集與鑒別工作順利開展。除此之外，應(yīng)加大宣傳力度，形成全員參與的意識(shí)，通過人事檔案管理制度要求工作人員在日常工作中要形成檔案管理的意識(shí)，從而為保障人事檔案材料真實(shí)性和完整性奠定良好的基礎(chǔ)。

2）實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要想做好人事檔案材料收集與鑒別工作，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理是必不可少的內(nèi)容，動(dòng)態(tài)化管理就是要求機(jī)關(guān)事業(yè)單位要及時(shí)根據(jù)環(huán)境的變化進(jìn)行人事檔案材料的更新和完善，確保人事檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性，從而為機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行相關(guān)決策提供必要支持。為此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)建立完善的人事檔案材料動(dòng)態(tài)化管理制度，通過制度的方式要求工作人員定期進(jìn)行人事檔案材料的更新，保證材料信息的時(shí)效性，能夠全面反映出檔案人員的最新情況。另外，人事檔案管理部門也要加強(qiáng)與其他部門的聯(lián)系與溝通，通過溝通了解檔案人的最新工作動(dòng)態(tài)，包括績(jī)效考核、職位變動(dòng)等信息，以更好地完成人事檔案材料的更新與鑒別，如此一來，便能夠有效發(fā)揮出人事檔案在人力資源管理決策中的作用。

3）加強(qiáng)專業(yè)化隊(duì)伍建設(shè)。要想做好人事檔案材料收集與鑒別工作，也需要一支高素質(zhì)、高水平的專業(yè)化隊(duì)伍支撐。這需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位加強(qiáng)人事檔案管理人員的培訓(xùn)，通過專業(yè)化的培訓(xùn)，使其能夠正確認(rèn)識(shí)人事檔案材料收集與鑒別工作的基礎(chǔ)上，掌握科學(xué)的方法，同時(shí)能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，提高人事檔案材料收集與鑒別工作的效率與質(zhì)量。除此之外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位也要重視認(rèn)識(shí)檔案管理人才的引入，并通過科學(xué)合理的考核監(jiān)督機(jī)制，增強(qiáng)工作人員的工作積極性和責(zé)任意識(shí)，確保人事檔案材料收集與鑒別工作高效開展的同時(shí)，進(jìn)一步提升人事檔案材料的真實(shí)性和可靠性。

4）提高信息技術(shù)應(yīng)用水平。在信息時(shí)代背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要想做好人事檔案材料收集與鑒別工作，還需要積極引入先進(jìn)信息技術(shù)，并提高信息技術(shù)的應(yīng)用水平，促使信息技術(shù)與人事檔案管理工作高度融合，進(jìn)而為人事檔案材料收集與鑒別工作高效開展提供強(qiáng)有力的技術(shù)支持。比如，機(jī)關(guān)事業(yè)單位可利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的數(shù)據(jù)分析和處理能力，進(jìn)行人事檔案材料全方位的鑒別，可減少主觀因素的影響，更能保證檔案材料的真實(shí)性和可靠性。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，人事檔案材料收集與鑒別是人事檔案管理的基礎(chǔ)，而人事檔案管理對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人力資源管理、機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展有著重要的意義。因此機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須要重視人事檔案材料收集鑒別工作的開展，要及時(shí)轉(zhuǎn)變落后的管理觀念，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案材料的動(dòng)態(tài)化管理，加強(qiáng)人事檔案專業(yè)化隊(duì)伍建設(shè)，同時(shí)要積極引進(jìn)信息技術(shù)，從而不斷完善人事檔案材料收集與鑒別工作，進(jìn)而有效推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理水平的提升。