機(jī)關(guān)單位檔案管理的網(wǎng)格化建設(shè)思考

于亞弘

（山東省煙臺(tái)生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)中心，山東 煙臺(tái) 264010）

自從90年代以來(lái)，諸多機(jī)關(guān)單位逐漸應(yīng)用了計(jì)算機(jī)技術(shù)，并且與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行接軌，到了2000年以后，計(jì)算機(jī)辦公得到了普遍應(yīng)用，各單位也逐漸接受了局域網(wǎng)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)迅速崛起，這就對(duì)檔案管理工作提供了良好的發(fā)展前景。對(duì)于機(jī)關(guān)單位來(lái)說(shuō)，要想做好檔案管理工作，需要進(jìn)行網(wǎng)格化建設(shè)。對(duì)自身的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和完善。通過(guò)計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)格化管理這種管理方法，比傳統(tǒng)管理具有諸多優(yōu)勢(shì)，既可以提升檔案管理整體水平，也能夠方便信息檢索，成本比較低，提升了信息共享。不過(guò)，由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位在網(wǎng)格化建設(shè)方面起步比較晚，還需要對(duì)此進(jìn)行深入的研究。

1 機(jī)關(guān)單位檔案管理進(jìn)行網(wǎng)格化建設(shè)的必要性

1）有利于保證檔案信息安全。在機(jī)關(guān)單位中，對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，主要針對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，在溫度、濕度的影響下很容易導(dǎo)致檔案內(nèi)容破壞，一旦檔案遭到損毀，很難恢復(fù)到原來(lái)面貌[1]。由于紙質(zhì)檔案安全性受到了嚴(yán)重的威脅，所以需要進(jìn)行創(chuàng)新管理。通過(guò)網(wǎng)格化建設(shè)，在很大程度上能夠減少傳統(tǒng)檔案管理，所消耗的人力和物力也進(jìn)一步提升了檔案管理，信息化水平為檔案信息的真實(shí)性奠定了基礎(chǔ)。

2）有利于方便檔案查詢。在機(jī)關(guān)單位中，檔案查詢頻率比較高。為了能夠提升工作效率，需要加大信息管理系統(tǒng)建設(shè)力度，這樣可以提升檔案信息的查詢效率，為工作人員也提供了諸多便利。不僅如此，通過(guò)與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行連接，各部門之間也能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源共享，有利于檔案利用率的提升，對(duì)相關(guān)信息資料進(jìn)行查閱的過(guò)程中利用檔案管理平臺(tái)，能夠快速地獲取相關(guān)信息，并且不需要查閱紙質(zhì)版檔案，操作起來(lái)也比較簡(jiǎn)單。

3）有利于提升檔案信息傳輸速度。在傳統(tǒng)的檔案管理方式下，審閱權(quán)限往往集中于機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，而普通職工查閱檔案信息具有一定的困難，需要得到領(lǐng)導(dǎo)的同意，通過(guò)檔案管理網(wǎng)格化建設(shè)，檔案查詢可以不受時(shí)間的約束，借助于互聯(lián)網(wǎng)就能夠檢索相關(guān)信息，在發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的情況下也可以進(jìn)行糾正，大大提升了檔案信息準(zhǔn)確性、完整性。不僅如此，在檔案網(wǎng)格建設(shè)的推動(dòng)下，不需要領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)，就能夠完成檔案檢索，只要相關(guān)人員具有一定權(quán)限，就可以自主下載相關(guān)資料，信息傳輸速度也得到了大大的提升。

2 機(jī)關(guān)單位檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)存在的相關(guān)問題

1）建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)比較低。對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)方面由于受到了歷史因素的影響，檔案網(wǎng)格化建設(shè)往往是采取各自為政的發(fā)展路線，有機(jī)關(guān)單位自給自足，由于受到技術(shù)、經(jīng)濟(jì)的制約，在硬件設(shè)備方面往往比較落后，所制作出來(lái)的檔案系統(tǒng)也是不統(tǒng)一的。根據(jù)現(xiàn)今的實(shí)際現(xiàn)狀來(lái)看，在檔案管理系統(tǒng)方面的功能比較單一，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)也比較低，還會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)不完整的現(xiàn)象，檔案信息共享也比較差，不少檔案缺少主題，這就導(dǎo)致檔案建設(shè)沒有盲目，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)也比較低。

2）數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)比較滯后。在多年努力下，不少機(jī)關(guān)單位均建設(shè)了相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，各個(gè)檔案館往往各自為政，數(shù)據(jù)庫(kù)采用自建自用的方式，有的機(jī)關(guān)單位數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模比較大，而有的機(jī)關(guān)單位數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模比較小，重復(fù)建設(shè)現(xiàn)象比較嚴(yán)重，數(shù)據(jù)管理不夠規(guī)范，整體服務(wù)質(zhì)量比較差[2]。大多數(shù)的情況下，數(shù)據(jù)庫(kù)往往提供本單位使用，降低了檔案信息的利用率，整體的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)具有較強(qiáng)的滯后性。

3）人員素質(zhì)比較低。對(duì)檔案管理進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中，人員仍然是關(guān)鍵的影響因素。根據(jù)現(xiàn)階段實(shí)際現(xiàn)狀來(lái)看，在檔案管理人員方面還需要進(jìn)一步培訓(xùn)，他們雖然能夠精通傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)，不過(guò)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)信息技術(shù)的掌握水平還有待提升，這樣就無(wú)法利用先進(jìn)的技術(shù)以及設(shè)備，降低了檔案管理水平尤其在計(jì)算機(jī)環(huán)境下，對(duì)檔案管理人員提出了較高要求。由于缺少?gòu)?fù)合型人才，從而影響了網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)進(jìn)程。

3 機(jī)關(guān)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)策略

1）建立網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。在機(jī)關(guān)單位中，對(duì)于檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的過(guò)程中需要建設(shè)網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，使其能夠充分發(fā)揮牽頭組織作用，既要協(xié)調(diào)行政方面的工作，也要協(xié)調(diào)技術(shù)方面的工作，使得機(jī)關(guān)單位檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)格化建設(shè)目標(biāo)。不僅如此，也需要對(duì)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范，尤其要對(duì)不同階段的發(fā)展目標(biāo)進(jìn)行明確，既要具有長(zhǎng)期的戰(zhàn)略目標(biāo)，也要有短期的建設(shè)目標(biāo)，確保檔案管理工作能夠得到實(shí)質(zhì)性的引導(dǎo)。除此之外，在思想方面要統(tǒng)一，針對(duì)應(yīng)用軟件進(jìn)行積極地開發(fā)，加大人力物力的投入力度，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行大力建設(shè)，打破傳統(tǒng)系統(tǒng)的約束，尤其要對(duì)各自為政的局面進(jìn)行有效破除，使得各個(gè)單位之間能夠發(fā)揮聯(lián)動(dòng)作用，建設(shè)大型數(shù)據(jù)庫(kù)。

2）標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的前提需要明確建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。作為網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)應(yīng)該積極的邀請(qǐng)相關(guān)專家參與該項(xiàng)工作，共同制定可行的建設(shè)方案，選擇適合的技術(shù)以及方法，積極引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，原則以及規(guī)范方面進(jìn)行統(tǒng)一，結(jié)合國(guó)際以及國(guó)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)，分析行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，在此基礎(chǔ)上遵循所制定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，比如說(shuō)，針對(duì)網(wǎng)絡(luò)通信，又或者是計(jì)算機(jī)硬件等等都要說(shuō)明相關(guān)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，避免走彎路，這樣能夠節(jié)約成本。通過(guò)協(xié)調(diào)組織，合理地應(yīng)用高質(zhì)量軟件，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)目標(biāo)。

3）開發(fā)館藏資源。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，需要針對(duì)檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)進(jìn)行高度關(guān)注，尤其要加大數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)力度，對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息資源進(jìn)行整合。根據(jù)相關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)以及國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)等等，對(duì)人力、物力以及資金進(jìn)行合理分配。所構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫(kù)要具有良好的性能，不管是文件條目，又或者是全文都要清晰完整，機(jī)關(guān)單位還應(yīng)該揚(yáng)長(zhǎng)避短，充分地發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)，將信息資源利用率最大化，打造自己特色數(shù)據(jù)庫(kù)，避免重復(fù)建設(shè)。除此之外，對(duì)于小型數(shù)據(jù)庫(kù)也要進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化升級(jí)和改造，不斷的擴(kuò)充數(shù)據(jù)庫(kù)的容量，提升數(shù)據(jù)的傳輸效率，安排專門的人員進(jìn)行維護(hù)，確保網(wǎng)絡(luò)檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。

4）培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)化人才。在機(jī)關(guān)單位中，對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，為了能夠全面推進(jìn)網(wǎng)格化建設(shè)進(jìn)程，需要針對(duì)人才進(jìn)行培養(yǎng)，既要懂技術(shù)，也要具有良好的職業(yè)素養(yǎng)。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)時(shí)，需要讓他們掌握先進(jìn)的信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)，并且做好繼續(xù)教育工作，使其自身的知識(shí)體系能夠不斷地更新，與時(shí)俱進(jìn)，從而合理地利用現(xiàn)代技術(shù)，提升檔案管理水平[3]。除此之外，也可以引進(jìn)復(fù)合型人才，為他們安排相應(yīng)的崗位，使其能夠?qū)n案管理人員提供必要的指導(dǎo)和幫助，這樣也能夠推進(jìn)檔案管理的網(wǎng)格化建設(shè)進(jìn)程。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在當(dāng)今社會(huì)中，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作也需要與時(shí)俱進(jìn)，為了能夠全面實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)目標(biāo)，機(jī)關(guān)單位需要充分認(rèn)識(shí)到自身的實(shí)際現(xiàn)狀，采取有效的措施解決自身的實(shí)際問題，不僅要構(gòu)建網(wǎng)格化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，也需要明確建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，針對(duì)館藏資源需要加大開發(fā)力度，同時(shí)，做好人才培養(yǎng)工作，只有各項(xiàng)工作準(zhǔn)備充分，才能夠與互聯(lián)網(wǎng)接軌，真正的實(shí)現(xiàn)資源共享，提升機(jī)關(guān)單位的檔案管理水平，為用戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。