機關單位檔案管理的網格化建設思考

于亞弘

（山東省煙臺生態環境監測中心，山東 煙臺 264010）

自從90年代以來，諸多機關單位逐漸應用了計算機技術，并且與互聯網進行接軌，到了2000年以后，計算機辦公得到了普遍應用，各單位也逐漸接受了局域網。計算機網絡建設迅速崛起，這就對檔案管理工作提供了良好的發展前景。對于機關單位來說，要想做好檔案管理工作，需要進行網格化建設。對自身的檔案管理系統進行升級和完善。通過計算機實現網格化管理這種管理方法，比傳統管理具有諸多優勢，既可以提升檔案管理整體水平，也能夠方便信息檢索，成本比較低，提升了信息共享。不過，由于機關事業單位在網格化建設方面起步比較晚，還需要對此進行深入的研究。

1 機關單位檔案管理進行網格化建設的必要性

1）有利于保證檔案信息安全。在機關單位中，對檔案進行管理時，主要針對紙質檔案進行管理，在溫度、濕度的影響下很容易導致檔案內容破壞，一旦檔案遭到損毀，很難恢復到原來面貌[1]。由于紙質檔案安全性受到了嚴重的威脅，所以需要進行創新管理。通過網格化建設，在很大程度上能夠減少傳統檔案管理，所消耗的人力和物力也進一步提升了檔案管理，信息化水平為檔案信息的真實性奠定了基礎。

2）有利于方便檔案查詢。在機關單位中，檔案查詢頻率比較高。為了能夠提升工作效率，需要加大信息管理系統建設力度，這樣可以提升檔案信息的查詢效率，為工作人員也提供了諸多便利。不僅如此，通過與互聯網進行連接，各部門之間也能夠實現信息資源共享，有利于檔案利用率的提升，對相關信息資料進行查閱的過程中利用檔案管理平臺，能夠快速地獲取相關信息，并且不需要查閱紙質版檔案，操作起來也比較簡單。

3）有利于提升檔案信息傳輸速度。在傳統的檔案管理方式下，審閱權限往往集中于機關領導，而普通職工查閱檔案信息具有一定的困難，需要得到領導的同意，通過檔案管理網格化建設，檔案查詢可以不受時間的約束，借助于互聯網就能夠檢索相關信息，在發現錯誤的情況下也可以進行糾正，大大提升了檔案信息準確性、完整性。不僅如此，在檔案網格建設的推動下，不需要領導授權，就能夠完成檔案檢索，只要相關人員具有一定權限，就可以自主下載相關資料，信息傳輸速度也得到了大大的提升。

2 機關單位檔案網絡化建設存在的相關問題

1）建設標準比較低。對于機關事業單位來說，檔案網絡化建設方面由于受到了歷史因素的影響，檔案網格化建設往往是采取各自為政的發展路線，有機關單位自給自足，由于受到技術、經濟的制約，在硬件設備方面往往比較落后，所制作出來的檔案系統也是不統一的。根據現今的實際現狀來看，在檔案管理系統方面的功能比較單一，建設標準也比較低，還會出現數據不完整的現象，檔案信息共享也比較差，不少檔案缺少主題，這就導致檔案建設沒有盲目，建設標準也比較低。

2）數據庫建設比較滯后。在多年努力下，不少機關單位均建設了相應的檔案數據庫，各個檔案館往往各自為政，數據庫采用自建自用的方式，有的機關單位數據庫規模比較大，而有的機關單位數據庫規模比較小，重復建設現象比較嚴重，數據管理不夠規范，整體服務質量比較差[2]。大多數的情況下，數據庫往往提供本單位使用，降低了檔案信息的利用率，整體的數據庫建設具有較強的滯后性。

3）人員素質比較低。對檔案管理進行網絡化建設中，人員仍然是關鍵的影響因素。根據現階段實際現狀來看，在檔案管理人員方面還需要進一步培訓，他們雖然能夠精通傳統的檔案管理業務，不過，對網絡技術信息技術的掌握水平還有待提升，這樣就無法利用先進的技術以及設備，降低了檔案管理水平尤其在計算機環境下，對檔案管理人員提出了較高要求。由于缺少復合型人才，從而影響了網絡化建設進程。

3 機關單位檔案管理的網絡化建設策略

1）建立網絡化協調機構。在機關單位中，對于檔案進行網絡化建設的過程中需要建設網絡化協調機構，使其能夠充分發揮牽頭組織作用，既要協調行政方面的工作，也要協調技術方面的工作，使得機關單位檔案管理工作能夠實現網格化建設目標。不僅如此，也需要對建設標準進行規范，尤其要對不同階段的發展目標進行明確，既要具有長期的戰略目標，也要有短期的建設目標，確保檔案管理工作能夠得到實質性的引導。除此之外，在思想方面要統一，針對應用軟件進行積極地開發，加大人力物力的投入力度，對數據庫進行大力建設，打破傳統系統的約束，尤其要對各自為政的局面進行有效破除，使得各個單位之間能夠發揮聯動作用，建設大型數據庫。

2）標準化建設。對于檔案管理工作來說，進行網絡化建設的前提需要明確建設標準。作為網絡化協調機構應該積極的邀請相關專家參與該項工作，共同制定可行的建設方案，選擇適合的技術以及方法，積極引進先進設備，原則以及規范方面進行統一，結合國際以及國內標準，分析行業發展趨勢，在此基礎上遵循所制定的標準進行網絡化建設，比如說，針對網絡通信，又或者是計算機硬件等等都要說明相關的建設標準，避免走彎路，這樣能夠節約成本。通過協調組織，合理地應用高質量軟件，能夠實現數據庫標準化建設目標。

3）開發館藏資源。對于檔案管理工作來說，需要針對檔案館網絡建設進行高度關注，尤其要加大數據庫建設力度，對網絡信息資源進行整合。根據相關國家標準以及國際標準等等，對人力、物力以及資金進行合理分配。所構建的數據庫要具有良好的性能，不管是文件條目，又或者是全文都要清晰完整，機關單位還應該揚長避短，充分地發揮自身的優勢，將信息資源利用率最大化，打造自己特色數據庫，避免重復建設。除此之外，對于小型數據庫也要進行標準化升級和改造，不斷的擴充數據庫的容量，提升數據的傳輸效率，安排專門的人員進行維護，確保網絡檔案管理工作的服務質量。

4）培養網絡化人才。在機關單位中，對于檔案管理工作來說，為了能夠全面推進網格化建設進程，需要針對人才進行培養，既要懂技術，也要具有良好的職業素養。對檔案管理人員進行培養時，需要讓他們掌握先進的信息技術、計算機技術，并且做好繼續教育工作，使其自身的知識體系能夠不斷地更新，與時俱進，從而合理地利用現代技術，提升檔案管理水平[3]。除此之外，也可以引進復合型人才，為他們安排相應的崗位，使其能夠對檔案管理人員提供必要的指導和幫助，這樣也能夠推進檔案管理的網格化建設進程。

4 結語

綜上所述，在當今社會中，隨著信息技術的不斷發展，機關單位的檔案管理工作也需要與時俱進，為了能夠全面實現網絡化建設目標，機關單位需要充分認識到自身的實際現狀，采取有效的措施解決自身的實際問題，不僅要構建網格化協調機構，也需要明確建設標準，針對館藏資源需要加大開發力度，同時，做好人才培養工作，只有各項工作準備充分，才能夠與互聯網接軌，真正的實現資源共享，提升機關單位的檔案管理水平，為用戶提供優質服務。