國有企業檔案管理的重要性與優化措施分析

郭 輝

（新疆兵團勘測設計院（集團）有限責任公司，新疆 烏魯木齊 830002）

1 國有企業檔案管理的重要性

當前環境下，信息已成為國有企業生存和發展的重要工具，檔案資料也是國有企業發展的一個重要工具，創新國有企業檔案管理工作，有利于將檔案資源轉化為國有企業的生產力。國有企業檔案管理工作，在制定符合國有企業文化戰略、提高國有企業軟實力方面起著重要的作用，創新國有企業檔案管理，不僅可以保證檔案管理工作的準確率，滿足檔案管理的基本需求，還可以降低人力和資源等方面的消耗，從而最大限度地提高檔案管理工作的質量和效率，促進國有企業的長遠發展。

2 當前國有企業檔案管理工作現狀

1）國有企業檔案管理理念較封閉。在現階段國有企業管理過程中，對檔案管理工作缺乏認識、思考和探索。許多國有企業不能正確認識到檔案的價值以及檔案管理對生產經營的重要性，沒有把檔案管理列為國有企業管理的重要內容之一，沒有專門的檔案管理機構，沒有明確的檔案管理計劃，沒有配備基礎的硬件設施，這導致檔案管理在思想上和工作上缺乏必要的引導、支持和幫助，大大影響了檔案的有效管理，嚴重限制了檔案發揮其獨特的價值和作用。

2）國有企業檔案管理制度不完善。現代國有企業制度的不斷發展需要對國有企業檔案工作進行更加科學的規范，這主要體現在國有企業檔案管理體制的逐步建立和完善上。但在國企改革實踐中，普遍沒有對檔案管理給予足夠的重視，有的還未建立與自身國有企業發展相適應的檔案管理程序，有的制定檔案管理制度后不能根據國家政策的變化、國有企業管理的需要，及時對檔案管理制度進行調整和優化。檔案作為現代國有企業的一種重要資產，是國有企業研發、生產、經營和管理活動等基礎性管理工作的重要內容，如果不能建立并及時完善檔案管理制度，就會導致檔案管理工作缺乏科學、系統、嚴謹的工作流程，影響了檔案的保護和利用，違背了新修訂的《中華人民共和國檔案法》精神。

3）國有企業檔案信息化進程緩慢。隨著現代社會的快速發展，各級各類檔案機構都在如火如荼地開展檔案信息化建設，但與此同時也存在相當一部分國有企業仍然沒有將檔案信息化納入國有企業信息化建設整體規劃中去，對檔案管理方面投入的資源較少，檔案管理信息化建設進程緩慢，文件管理方式仍然選擇采取傳統的手工整理方式，檔案管理服務質量和工作效率受到制約。與電子檔案的高效相比，傳統的手工收集模式，容易出現文件缺失和時間滯后等情況，同時這也導致檔案利用人員因為不能夠及時找到所需要的文件對工作的正常運營產生消極的影響，從而降低國有企業經濟效益。除此之外，國有企業需要通過大量的資源來查找丟失的文件，不僅增加了文件管理成本，還增加了管理人員的壓力和難度。

4）國有企業檔案人員素質有差距。新修訂《中華人民共和國檔案法》強調了檔案工作是一項專業性很強的工作，檔案整理、保護、鑒定、編研等工作都需要有先進的科學技術和一支高素質的專業人才隊伍作為支撐。而在檔案管理的實際中，很多國有企業檔案管理崗位通常是兼職或者一線轉崗安置人員，加之國有企業對檔案管理人員的崗前培訓重視度不夠，導致工作人員缺乏檔案管理的經驗和素養，崗位責任感和崗位使命感同樣大打折扣。同時，部分國有企業不能對檔案管理人員及時進行后續業務培訓和職業生涯規劃，導致檔案管理人員出現工作能力局限、流動頻繁等問題，檔案管理工作缺乏持續性，檔案價值不能被進一步挖掘。

3 國有企業檔案管理的優化措施

隨著現代信息技術在日常生活中的普及，傳統的文件管理模式已不能滿足當今社會的需求。為了與國企改革相適應，國有企業檔案管理改革創新已成為一種趨勢，可以從以下幾個方面進一步優化國有企業的檔案管理工作。

1）建立創新檔案管理理念。在社會發展的新的時期，為確保國有企業在檔案管理工作中的創新性水平，國有企業檔案管理工作首先需要改變檔案舊觀念，確立改革、開放、整合、融合的檔案發展新理念。第一，要提高管理人員和普通員工對檔案管理的重視程度，重視檔案資源建設工作，樹立“大檔案”觀念，科學整合檔案信息資源。第二，要轉變以往的“重視收藏、忽視使用”的觀念，檔案管理工作不僅需要注重檔案資料的收納整理工作，還要重視檔案資源開發工作，找準檔案工作服務國有企業發展的切入點、結合點，將檔案資料提供給生產部門與其他部門，全面提升檔案資料的利用率，確保國有企業各方面工作的有效實施。第三，檔案管理人員應當樹立創新性管理理念，在實際工作中要勤于思考，不能只局限于以往的工作理念，應當多思考怎樣能夠對檔案管理方法、思路與措施進行創新，爭取突破國有企業原有的檔案管理內容和體制，全面增強國有企業檔案管理創新效果。

2）健全檔案管理相關制度。要想確保國有企業檔案管理工作的有效開展，就需要系統分析總結經驗，根據時代發展的要求來不斷創新，建立檔案工作責任制，依法制定切合實際需求的檔案管理制度。首先，檔案管理制度的內容應當充實完善，要覆蓋檔案管理的基礎工作和開發利用工作，制度種類可以根據需要分為具體的管理規定、實施辦法和細則等。其次，檔案管理制度的制定應當符合實際，要總結以往的檔案管理經驗，要征求各相關單位和部門意見，切忌閉門造車，從而提高檔案管理制度落實的可執行性和可操作性。最后，檔案管理制度的修訂要與時俱進，要符合國家相關法律及政策的新要求，要適應國有企業新發展需求。只有這樣，國有企業檔案管理工作在現代化信息社會的大背景下，才能夠實現更加優化的管理模式，將檔案管理工作的價值最大化發揮出來。

3）構建創新檔案管理模式。科學合理的檔案管理模式是檔案管理發展的關鍵。檔案工作要創新，一是檔案管理流程要創新，由事后搜集材料變為事前介入、事中參與；二是檔案管理部門角色定位要創新，要從“倉庫管理員”變成“文化傳播者”，協同其他業務部門積極開展宣傳教育工作，堅定國有企業文化自信。

4）提高檔案人員綜合素養。檔案管理需要很強的實用性和專業性，檔案管理人員是國有企業檔案管理的執行者和操作者，其綜合素養在很大程度上決定了國有企業的檔案管理水平。在國有企業人力資源管理中培養一支穩定的、專業的檔案管理隊伍，一是應當強化檔案工作人員的思想意識，思想上要積極組織政治理論學習，提高政治覺悟；二是應當加強檔案工作人員的培養力度；三是應當培養檔案工作人員的崗位自豪感和事業心。

4 結束語

總之，隨著社會的不斷發展、信息技術的不斷完善、國企改革的不斷深入，國有企業檔案管理也需要可持續發展和創新。我們要進一步探索國有企業檔案管理工作的開展方向和技術創新需要，不斷加強和優化檔案管理技術水平，提高國有企業檔案管理效率，從而提高國有企業檔案管理的重要性和社會價值。