關于完善最低生活保障檔案管理的思索

胡文娟

（河北省社會救助家庭經濟狀況核對中心，河北 石家莊 050001）

對由于各種原因而陷入生存困境的公民，國家給予財物接濟和生活扶助，以保障其最低生活需要，最低生活保障已成為社會保障體系的一個重要組成部分。國家對共同生活的家庭成員人均收入低于當地最低生活保障標準，且符合當地最低生活保障家庭財產狀況規定的家庭，給予最低生活保障。截至2020年12月底，河北省最低生活保障對象179.5萬人，隨著全面強化“六穩”“六保”措施，發展壯大縣域經濟，鞏固脫貧攻堅成果，兜牢民生底線，最低生活保障成為民生保障中一項重要的社會救助制度。為了加強以改善民生為重點的社會建設，滿足最低生活保障工作的內在需要，更好確保最低生活保障工作順利開展，我們就要做好最低生活保障檔案工作，為社會救助工作提供有力的憑證支撐。

根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》規定，按照民政部辦公廳 國家檔案局辦公室聯合下發的《關于加強最低生活保障檔案管理的通知》、《機關檔案管理規定》要求，結合河北省最低生活保障工作實際情況，對于完善最低生活保障檔案（以下簡稱為“低保檔案”）管理工作與大家共同學習和探索。

1 明確低保檔案管理內容，完善規范化管理制度

低保檔案是國家檔案的重要組成部分，是涉及城鄉困難群眾切身利益的重要信息資源，民政部門和公民都有保護低保檔案的義務。最低生活保障（以下簡稱為“低保”）工作中越明確低保檔案管理內容，越能更加規范工作中檔案資料存儲的管理。低保檔案是指在低保工作中形成的具有保存和考查利用價值的文字、圖表、聲像、電子數據等不同形式和載體的歷史記錄。低保工作包括審核、審批、日常管理和服務工作。

2 明確低保檔案管理原則，分級負責、基層為主

低保檔案管理實行分級負責、基層為主的原則。按照各級民政部門職責分工，省級民政部門負責對各級低保檔案工作進行指導和監督；縣級人民政府民政部門、鄉鎮人民政府和街道辦事處以及居（村）民委員會（社區）具體負責受理低保工作，為便于檔案資料管理，由縣級人民政府民政部門、街道辦事處、鄉鎮人民政府負責低保文件材料的歸檔和低保檔案的管理工作，居（村）民委員會（社區）應協助做好職責范圍內的低保檔案工作。各級檔案行政管理部門負責對低保檔案工作進行監督和指導。

3 明確低保檔案分類和保管期限，統一制度管理

檔案分類是檔案歸檔的重要組成內容，依據分類合理性、科學性、邏輯性和實用性原則進行分類，有利于檔案的保存、管理和利用。根據低保審核、審批的流程和工作實際內容，依照文件材料形成時間和不同特點的原則，為便于歸檔管理和查閱，將低保文件材料分為審批類、日常管理類和其他類。

1）審批類檔案。審批類檔案包括最低生活保障申請及授權書；低保對象的戶口簿或身份證的復印件，戶籍證明；申請家庭經濟狀況信息表；低保管理機構要求提供的材料（家庭收入證明、下崗證、離退休證、結婚證、離婚證或判決書、殘疾證、優待證、就業狀況證明、勞動能力狀況證明、失業狀況證明、下崗職工基本生活費證明、縣級以上醫院出具的重、大疾病病歷及醫藥費憑證、遺贈撫養協議書、子女在校證明等調查證明材料）；居民家庭經濟狀況核對報告；最低生活保障審核審批表；入戶調查表；申請最低生活保障不予批準告知書；最低生活保障金調整（停發）告知書等。

2）日常管理類。新增最低生活保障對象審核公示；審批公示單；城鄉居民最低生活保障對象動態管理記錄表；縣（市）區級民政部門停發、增發、減發低保金的審批表和有關審核材料；保障資金撥付通知、發放領取名冊等材料；研究低保工作的會議記錄；定期入戶調查材料等。

3）其他類。低保資金的預算和決算文件；低保對象分類統計表、低保資金統計表等統計材料；信訪相關材料；低保工作中形成的影像、錄音、實物檔案材料；低保信息平臺所形成的電子數據文件等。

按照民政部辦公廳 國家檔案局辦公室聯合下發的《關于加強最低生活保障檔案管理的通知》規定，審批類檔案的保管期限為該低保戶停保后不少于3年。日常管理類檔案的保管期限不少于5年。

根據工作實際檔案保管年限分為永久、30年、10年；低保對象審批類檔案自建檔之日起保管至該家庭退出低保，期間按照低保家庭不同原因而陷入生存困境的家庭經濟狀況分為一年或半年進行復審，復審時被替換的原申請審批材料可另行保管，并自復審當月算起保管3年；低保戶停保注銷之日起的檔案保管期限一般為3年。

低保日常管理類和其他類檔案（其中低保資金的預算和決算、發放領取名冊等可歸為會計類檔案）保管期限應按照相關檔案管理規定，按年度歸檔整理后，移交本單位檔案室統一進行保管。具有永久保存價值的電子文本、圖形、數據表格歸檔時，應同時生成紙質文件一并歸檔保存。

4 明確低保檔案的整理和管理，便于查詢和利用

檔案按照不同類別、載體或形式分類方法協調統一，建立檔案實體的管理秩序，使歸檔檔案有序、規范，保障整個檔案管理工作秩序化、標準化、規范化。

低保是以家庭為申請單位，低保審批類檔案以戶為單位進行立卷整理、編目、歸檔，以社區（村）為冊，以街道（鄉鎮）為單元分類存檔。立卷時間要在審批和復審工作完成后一個月內完成立卷整理工作。低保日常類和其他類檔案按照相應檔案規定要求進行整理。應同時建立《低保檔案管理登記本》、《低保檔案查閱登記本》、《低保檔案交接登記本》、《低保檔案銷毀清冊》等臺賬。

各級民政部門、鄉鎮人民政府和街道辦事處應重視低保檔案工作，要配備專（兼）職人員負責整理、保管低保檔案，確保低保對象全部建檔，同時應根據低保檔案工作要求,采取必要的保管和保護措施，確保低保檔案的安全。

5 明確低保檔案利用程序，保護低保對象信息安全

上級單位、監察機關、審計機關、法院和檢察院等因公需要可以查閱低保檔案。其他單位和個人確因工作需要查閱低保檔案，必須憑單位介紹信、單位證明或個人有效證件（身份證）等證明材料，并經低保檔案管理單位的分管領導批準，辦理登記手續后填寫《低保檔案查閱登記本》后才能提供查閱。

查閱者或使用者不得違反相關保密規定，不得丟失、銷毀、涂改檔案。尊重低保對象隱私權，不得泄露或擅自對外公布檔案內容。

6 明確低保檔案鑒定銷毀程序，保持低保檔案信息不泄密

低保檔案保管期滿后，應經低保業務部門會同檔案管理部門共同鑒定，準確判定檔案是否具有保存價值，對已確定銷毀檔案逐件清點并編制檔案銷毀清冊。由單位負責人在檔案銷毀清冊審核簽署意見。銷毀檔案由兩人以上共同監督銷毀，監銷人應在檔案銷毀清冊上簽字，防止檔案遺失和泄密。檔案銷毀清冊歸檔應永久保存，并將已銷毀檔案在歸檔文件目錄備注中注明。

7 結語

堅持聚焦脫貧攻堅、聚焦特殊群體、聚焦群眾關切，堅持保基本、兜底線、補短板、建機制，最低生活保障在全力保障改善民生、打贏脫貧攻堅戰、全面建成小康社會等方面發揮了積極作用。低保檔案是享受最低生活保障的重要憑證，是最低生活保障家庭成員信息和家庭經濟狀況的真實、準確反映，是審核、審批、發放標準各個環節的如實記錄，也是低保資金預算、決算、發放的重要依據，完善低保檔案規范化具有重要意義。制定全省統一標準的低保檔案管理制度和規范，對實現低保檔案真實、完整、規范有現實重大意義，增強低保檔案人員素質，進一步做好低保檔案管理工作，為低保工作夯實材料信息基礎，提升低保工作效率。