新時期如何做好高校檔案管理工作

呂小良

（山東外貿(mào)職業(yè)學院，山東 泰安 271000）

近幾年，國內(nèi)各大高校在教育創(chuàng)新發(fā)展的同時，注重對檔案方面的管理，不僅能夠有效體現(xiàn)學校的發(fā)展歷程、發(fā)展理念、發(fā)展措施等內(nèi)容，還包括學生的學歷信息等高質(zhì)量內(nèi)容，也是學校發(fā)展的重要資料，因此學校管理部門需要加強檔案的專業(yè)化管理，增加現(xiàn)代社會發(fā)展的特點，進而推動高校檔案管理工作的有效進行。通過對國內(nèi)高校檔案工作的調(diào)查，發(fā)現(xiàn)部分學校忽視檔案的重要性，進而導致檔案出現(xiàn)不完整、丟失等情況，所以學校方面需要深化檔案管理的先進理念，加強對檔案資料的有效管理，進而體現(xiàn)檔案管理的重要作用。

1 新時期高校檔案管理工作的推行

1.1 檔案的組成和檔案管理的工作理念介紹

高校檔案資料根據(jù)相關研究具有一定的權威性，主要包括學校在教育建設期間，所收獲的相關科研、教育、教學等方面的材料和獎項，國內(nèi)大部分高校普遍采用文字、信息等形式進行相關儲存和管理。因此高校在教育發(fā)展的進程中，需要意識到檔案管理的重要性，采用專業(yè)化的方式進行重點監(jiān)督和管理，進而保證檔案資料本身的完整性和價值性[1]。

高校檔案管理工作的相關內(nèi)容，主要指的是對學校的檔案資料進行整理、收集、編制和保管，以及包括學校員工和學生的個人檔案。通過對高校檔案管理工作內(nèi)容的調(diào)查，發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理工作普遍進行紙質(zhì)保存，工作內(nèi)容比較簡單，但是隨著是新時期中科技水平的不斷發(fā)展，檔案管理工作缺少先進科學技術的有效輔助，會增加損失和丟失的概率，以及相關檔案信息的錄入和管理，如果沒有專業(yè)的團隊進行正規(guī)負責，會影響檔案內(nèi)容的完整性和真實性，進而不利于檔案的有效管理。因此現(xiàn)代高校需要轉變檔案管理工作理念，加強對檔案的安全管理，利用多元化的途徑提升檔案的利用率，進而實現(xiàn)檔案管理工作的系統(tǒng)化發(fā)展。

1.2 檔案管理工作的應用方式

傳統(tǒng)高校的檔案管理工作，由于檔案資料普遍以紙質(zhì)版為主，以及需要相關領導或負責人員的簽字確認，因此需要一定數(shù)量的人員進行實際管理，由此可以體現(xiàn)管理數(shù)量之多，并且會增加管理錯誤的概率。因此現(xiàn)代高校的檔案管理，主要利用互聯(lián)網(wǎng)和信息化技術，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案資料的數(shù)字化轉化，將檔案資料進行系統(tǒng)化整體和管理，便于相關人員的利用，推動檔案管理工作的有序進行。

1.3 高校檔案管理工作的社會價值

高校檔案管理工作的開展，可以從高校教育教學以及組織管理的各個領域進行展現(xiàn)，在學校教育整體不斷創(chuàng)新發(fā)展的同時，實現(xiàn)對高校運行情況以及軌跡的有效記錄，為學校的未來發(fā)展和戰(zhàn)略確定提供重要作用。由于高校檔案的資料和教育有著密不可分的聯(lián)系，也是高校教育發(fā)展的重要經(jīng)驗，因此在實際發(fā)展過程中，高校需要增加對檔案資料的有效利用，針對檔案信息對當前教育的形式進行優(yōu)化管理，保證高校教育工作的順利進行。

2 關于高校檔案管理工作中容易出現(xiàn)的相關問題

通過對當前高校檔案管理工作發(fā)展情況的調(diào)查，發(fā)現(xiàn)國內(nèi)高校在實際工作中沒有及時進行更新和優(yōu)化工作體系，導致高校的檔案管理遇到阻礙，進而不利于檔案管理工作的高質(zhì)量發(fā)展。當前高校檔案管理工作的推行存在管理理念方面的問題，由于部分高校沒有意識到檔案的重要性，仍然采用傳統(tǒng)管理理念進行發(fā)展，導致工作量增加，以及檔案信息的安全性受到影響，進而影響檔案管理工作的順利開展。同時高校檔案管理工作會受到人員專業(yè)能力的影響，如果檔案管理人員的專業(yè)能力和創(chuàng)新意識比較低，會嚴重影響檔案管理中先進科學技術的應用，導致檔案資料的錄入和發(fā)展方面存在一定的問題，進而不利于高校檔案的有效管理，甚至增加檔案信息管理的安全隱患[2]。

3 針對現(xiàn)代高校檔案管理工作的新時期發(fā)展制定相關措施

3.1 深化學校認識到檔案管理工作的重要性

現(xiàn)代高校檔案管理工作的相關發(fā)展，需要受到學校領導方面的有力支持，因此在檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的前期，需要促使學校認識到檔案的重要性，有助于促進檔案管理工作的現(xiàn)代發(fā)展。在實際發(fā)展過程中可以通過增加宣傳力度，以及相關知識的講座開設等方式。

3.2 加強對高校檔案管理制度的有效優(yōu)化研究

對于高校檔案管理工作的信息化發(fā)展，相關管理部門可以通過完善檔案管理制度，采用專業(yè)合理的手段，加強對高校檔案管理制度的監(jiān)督和管理，從而實現(xiàn)檔案的安全化管理。同時明確檔案管理工作的人員責任，能夠提升管理人員的認真程度和管理工作的有效性。

3.3 注重提升檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)

檔案管理人員的基本實力是檔案管理工作推動的重要組成部分，檔案管理人員的能力決定管理工作的創(chuàng)新質(zhì)量和效率，如果管理人員專業(yè)實力較差，會導致工作長期處于停滯狀態(tài)，因此相關管理部門需要重視工作人員專業(yè)能力和素質(zhì)的培養(yǎng)，進而提高人員的管理水平。

3.4 加強高校檔案管理的信息化建設研究

高校檔案管理工作的開展，會受到新時期發(fā)展的一定影響，促使管理體系增加對信息技術的相關利用，能夠有效提高管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。因此在實際發(fā)展過程中可以采用服務型管理模式，加強對檔案管理工作服務管理的重點優(yōu)化，對于檔案信息的錄入和管理，可以采用信息化計算機技術進行輔助應用，從而推動檔案管理工作的有效發(fā)展，以及增加檔案管理的共享性和網(wǎng)絡性。

4 結語

綜上所述，在社會經(jīng)濟以及時代創(chuàng)新發(fā)展的推動下，國內(nèi)高校增加對先進科學技術的相關利用，注重對教學理念和模式的創(chuàng)新研究，進而推動學生綜合實力的顯著提升，完成高校人才培養(yǎng)的教育發(fā)展目標。對于高校檔案管理工作的研究，了解檔案信息對學校的發(fā)展具有重要聯(lián)系，因此在管理方面需要學校增加監(jiān)督和管理力度，促使學校領導認識到檔案的重要價值，在實際工作中采用專業(yè)合理化的方式進行管理，同時完善高校檔案管理制度，加強對檔案管理人員的專業(yè)和素質(zhì)培訓，能夠有效實現(xiàn)高校檔案管理的信息化建設。