人事檔案如何為人力資源開發服務探討

張 晶

（齊齊哈爾市新聞傳媒中心，黑龍江 齊齊哈爾 161005）

所謂的人事檔案，是指在對人力資源進行管理的過程中，對職工的工作經歷、個人經歷、品質、德能等進行記錄，并且將這些材料進行集中的保存與管理。人事檔案具有重要的價值，反應了個人成長軌跡，學歷、過往職務、社會關系、政治面貌等被記錄在檔案中。人事檔案與人力資源管理工作相互依賴，相互依存，人事檔案中的個人履歷、學歷、入黨情況、政治資料、干部任免等具有重要的參考價值，將一個人學習、生活、工作經歷全面反映出來。人事檔案是人力資源考察的重要依據，具有十分重要的作用。

1 人事檔案管理對于人力資源開發的作用

首先，通過人事檔案進行動態分析，觀察職工的生活軌跡，預測其未來的發展潛力，最大程度挖掘其潛能，要及時地發現人才，不要壓制人才，讓人才被埋沒，找到有利于單位發展的人才，將他們安排在適合的崗位上，讓各類人才都發揮出作用，各司其職，揚長避短，綜合起來發揮作用；第二，可以促進人力資源的合理配置，人事檔案可以精準了解職工的各類信息，對檔案進行科學的管理與合理的利用，找到不同類型人才的能力與潛力，在單位內部進行配置，依據工作類型的不同配置不同的人才，讓每個人才都發揮出自身的作用，讓企業內部不同部門之間、不同系統之間、不同組織之間合理的溝通，讓人才流動，不要讓人才被埋沒，讓人力資源得到合理的配置；第三，預測人力資源的需求。人力資源主要受組織內部的影響，科學合理的人事檔案管理可以對單位內部人力資源的狀況進行分析，人力資源是否適應單位發展的要求，需要制定科學學合理的人力資源計劃，給單位發展帶來新的機遇，因此必須制定科學合理的人事檔案管理體系，滿足人力資源管理的需要。

2 發揮人事檔案對人力資源的開發作用

2.1 建立科學合理的人事檔案管理制度

為了適應新形勢下社會經濟發展形勢，必須要對人事檔案進行改革，建立科學合理的人事管理制度，依據人力資源的需要，建立檔案庫，對檔案進行鑒別，在檔案收集的時候要做到及時完整，按照不同人才的特色，建立不同類型的檔案庫，人力資源的相關檔案要與其他部門有所不同，要依據人才隊伍的轉變，及時準確地更改檔案，滿足人力資源部門發展的要求。

2.2 認識到人事檔案在人力資源開發中的作用

人事檔案是人力資源工作的重要組成部分，當前人事檔案管理工作要貫徹黨的相關方針路線，加強相關隊伍建設，將人事檔案管理工作納入日常議事的日程中，有關檔案的重大問題，都要領導開會決策，確保人事檔案工作在資金、設備、人員上齊全，讓人事檔案管理工作人員具有較高的學識與眼界，認識到人事檔案在人力資源上的重要價值。

2.3 樹立正確的人事管理理念

做好人事檔案管理工作的前提就是樹立正確的檔案管理理念，人力資源工作人員不僅僅要具備了解人才、選擇人才、任用人才、留住人才的素養，還要根據實際的需要提出合適的人才方案，人事檔案管理人員要具有服務意識，傳統的方式是坐等上門，比較被動，現在要深入基層，與職工進行交流，主動了解情況，收集職工的相關資料，看看是否有變化然后填寫到履歷表上，客觀、準確地將職工的情況反映出來，引導職工寫自我評估、自我認識，讓檔案資料具有每個員工的自身特色，要留住不同的人才，也要為人力資源管理提供人才 信息。

2.4 加強人事檔案管理的現代化水平

以往的人事檔案是以紙質材料為基礎的，隨著社會經濟的發展與科技的進步，傳統的人工、紙質的檔案管理不適應新形勢下的發展要求，在查找資料的時候會出現很多不便之處，出現錯誤的概率也比較高，因此，加強人事檔案管理的現代化已經勢在必行，建立人事檔案管理的信息系統，讓個人信息在互聯網上可以查詢，豐富人事檔案的內涵，用現代化的手段管理檔案，為人力資源選擇人才發揮積極 作用。

2.5 利用人事檔案為人力資源管理服務

當前單位人力資源具有不同的功能，人事檔案在其中都發揮著重要的用，具體來說，體現在以下幾個方面：首先，在人力資源規劃上，人力資源規劃依據組織的需要確定人力資源的數量，提升人力資源質量，完善人力資源結構，在職位交替、人員變動的時候，查閱檔案資料可以快速了解情況，了解該部門的發展情況，該部門曾經的組織結構、人員情況，通過檔案對歷史數據進行分析 研究，對未來人力規劃提供資料；第二，在招聘人才的時候，人事檔案為人力資源管理部門提供職工的學歷、知識技能、工作履歷等，在招聘人才的時候可以找到合適的人才，找到專業對口的職工，將不符合要求的員工剔除，簡化環節、節省成本；第三，在薪酬與福利上，員工入職那天開始，薪酬福利與個人信息之間就密切關系，例如職工入職定薪、職工社會保險的參保、勞動保險待遇等，與人事檔案管理都有著非常密切的聯系；第四，在績效考核的時候，人事檔案對績效考核具有十分重要的價值，績效考核是對工作質量、工作效率的評價，關乎到職工的個人利益，人事檔案是否完整與考核是否公平密切相關，考核的時候需要完整的資料，這些資料需要相關負責人蓋章，結束的時候要將這些材料納入人事檔案中，確保考核有跡可尋，避免不必要的爭議。

總而言之，科學合理的人事檔案管理可以提升人力資源管理水平，發揮好人事檔案管理可以為人力資源管理服務，將人事檔案管理與人力資源開發結合起來，為單位選拔任用合適的人才，促進單位的進步與發展，讓每個人才都得到合理地利用，完善人力資源管理。