人事檔案如何為人力資源開發(fā)服務(wù)探討

張 晶

（齊齊哈爾市新聞傳媒中心，黑龍江 齊齊哈爾 161005）

所謂的人事檔案，是指在對(duì)人力資源進(jìn)行管理的過程中，對(duì)職工的工作經(jīng)歷、個(gè)人經(jīng)歷、品質(zhì)、德能等進(jìn)行記錄，并且將這些材料進(jìn)行集中的保存與管理。人事檔案具有重要的價(jià)值，反應(yīng)了個(gè)人成長(zhǎng)軌跡，學(xué)歷、過往職務(wù)、社會(huì)關(guān)系、政治面貌等被記錄在檔案中。人事檔案與人力資源管理工作相互依賴，相互依存，人事檔案中的個(gè)人履歷、學(xué)歷、入黨情況、政治資料、干部任免等具有重要的參考價(jià)值，將一個(gè)人學(xué)習(xí)、生活、工作經(jīng)歷全面反映出來。人事檔案是人力資源考察的重要依據(jù)，具有十分重要的作用。

1 人事檔案管理對(duì)于人力資源開發(fā)的作用

首先，通過人事檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)分析，觀察職工的生活軌跡，預(yù)測(cè)其未來的發(fā)展?jié)摿Γ畲蟪潭韧诰蚱錆撃埽皶r(shí)地發(fā)現(xiàn)人才，不要壓制人才，讓人才被埋沒，找到有利于單位發(fā)展的人才，將他們安排在適合的崗位上，讓各類人才都發(fā)揮出作用，各司其職，揚(yáng)長(zhǎng)避短，綜合起來發(fā)揮作用；第二，可以促進(jìn)人力資源的合理配置，人事檔案可以精準(zhǔn)了解職工的各類信息，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理與合理的利用，找到不同類型人才的能力與潛力，在單位內(nèi)部進(jìn)行配置，依據(jù)工作類型的不同配置不同的人才，讓每個(gè)人才都發(fā)揮出自身的作用，讓企業(yè)內(nèi)部不同部門之間、不同系統(tǒng)之間、不同組織之間合理的溝通，讓人才流動(dòng)，不要讓人才被埋沒，讓人力資源得到合理的配置；第三，預(yù)測(cè)人力資源的需求。人力資源主要受組織內(nèi)部的影響，科學(xué)合理的人事檔案管理可以對(duì)單位內(nèi)部人力資源的狀況進(jìn)行分析，人力資源是否適應(yīng)單位發(fā)展的要求，需要制定科學(xué)學(xué)合理的人力資源計(jì)劃，給單位發(fā)展帶來新的機(jī)遇，因此必須制定科學(xué)合理的人事檔案管理體系，滿足人力資源管理的需要。

2 發(fā)揮人事檔案對(duì)人力資源的開發(fā)作用

2.1 建立科學(xué)合理的人事檔案管理制度

為了適應(yīng)新形勢(shì)下社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)，必須要對(duì)人事檔案進(jìn)行改革，建立科學(xué)合理的人事管理制度，依據(jù)人力資源的需要，建立檔案庫，對(duì)檔案進(jìn)行鑒別，在檔案收集的時(shí)候要做到及時(shí)完整，按照不同人才的特色，建立不同類型的檔案庫，人力資源的相關(guān)檔案要與其他部門有所不同，要依據(jù)人才隊(duì)伍的轉(zhuǎn)變，及時(shí)準(zhǔn)確地更改檔案，滿足人力資源部門發(fā)展的要求。

2.2 認(rèn)識(shí)到人事檔案在人力資源開發(fā)中的作用

人事檔案是人力資源工作的重要組成部分，當(dāng)前人事檔案管理工作要貫徹黨的相關(guān)方針路線，加強(qiáng)相關(guān)隊(duì)伍建設(shè)，將人事檔案管理工作納入日常議事的日程中，有關(guān)檔案的重大問題，都要領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)決策，確保人事檔案工作在資金、設(shè)備、人員上齊全，讓人事檔案管理工作人員具有較高的學(xué)識(shí)與眼界，認(rèn)識(shí)到人事檔案在人力資源上的重要價(jià)值。

2.3 樹立正確的人事管理理念

做好人事檔案管理工作的前提就是樹立正確的檔案管理理念，人力資源工作人員不僅僅要具備了解人才、選擇人才、任用人才、留住人才的素養(yǎng)，還要根據(jù)實(shí)際的需要提出合適的人才方案，人事檔案管理人員要具有服務(wù)意識(shí)，傳統(tǒng)的方式是坐等上門，比較被動(dòng)，現(xiàn)在要深入基層，與職工進(jìn)行交流，主動(dòng)了解情況，收集職工的相關(guān)資料，看看是否有變化然后填寫到履歷表上，客觀、準(zhǔn)確地將職工的情況反映出來，引導(dǎo)職工寫自我評(píng)估、自我認(rèn)識(shí)，讓檔案資料具有每個(gè)員工的自身特色，要留住不同的人才，也要為人力資源管理提供人才 信息。

2.4 加強(qiáng)人事檔案管理的現(xiàn)代化水平

以往的人事檔案是以紙質(zhì)材料為基礎(chǔ)的，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與科技的進(jìn)步，傳統(tǒng)的人工、紙質(zhì)的檔案管理不適應(yīng)新形勢(shì)下的發(fā)展要求，在查找資料的時(shí)候會(huì)出現(xiàn)很多不便之處，出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率也比較高，因此，加強(qiáng)人事檔案管理的現(xiàn)代化已經(jīng)勢(shì)在必行，建立人事檔案管理的信息系統(tǒng)，讓個(gè)人信息在互聯(lián)網(wǎng)上可以查詢，豐富人事檔案的內(nèi)涵，用現(xiàn)代化的手段管理檔案，為人力資源選擇人才發(fā)揮積極 作用。

2.5 利用人事檔案為人力資源管理服務(wù)

當(dāng)前單位人力資源具有不同的功能，人事檔案在其中都發(fā)揮著重要的用，具體來說，體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，在人力資源規(guī)劃上，人力資源規(guī)劃依據(jù)組織的需要確定人力資源的數(shù)量，提升人力資源質(zhì)量，完善人力資源結(jié)構(gòu)，在職位交替、人員變動(dòng)的時(shí)候，查閱檔案資料可以快速了解情況，了解該部門的發(fā)展情況，該部門曾經(jīng)的組織結(jié)構(gòu)、人員情況，通過檔案對(duì)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行分析 研究，對(duì)未來人力規(guī)劃提供資料；第二，在招聘人才的時(shí)候，人事檔案為人力資源管理部門提供職工的學(xué)歷、知識(shí)技能、工作履歷等，在招聘人才的時(shí)候可以找到合適的人才，找到專業(yè)對(duì)口的職工，將不符合要求的員工剔除，簡(jiǎn)化環(huán)節(jié)、節(jié)省成本；第三，在薪酬與福利上，員工入職那天開始，薪酬福利與個(gè)人信息之間就密切關(guān)系，例如職工入職定薪、職工社會(huì)保險(xiǎn)的參保、勞動(dòng)保險(xiǎn)待遇等，與人事檔案管理都有著非常密切的聯(lián)系；第四，在績(jī)效考核的時(shí)候，人事檔案對(duì)績(jī)效考核具有十分重要的價(jià)值，績(jī)效考核是對(duì)工作質(zhì)量、工作效率的評(píng)價(jià)，關(guān)乎到職工的個(gè)人利益，人事檔案是否完整與考核是否公平密切相關(guān)，考核的時(shí)候需要完整的資料，這些資料需要相關(guān)負(fù)責(zé)人蓋章，結(jié)束的時(shí)候要將這些材料納入人事檔案中，確保考核有跡可尋，避免不必要的爭(zhēng)議。

總而言之，科學(xué)合理的人事檔案管理可以提升人力資源管理水平，發(fā)揮好人事檔案管理可以為人力資源管理服務(wù)，將人事檔案管理與人力資源開發(fā)結(jié)合起來，為單位選拔任用合適的人才，促進(jìn)單位的進(jìn)步與發(fā)展，讓每個(gè)人才都得到合理地利用，完善人力資源管理。