外事檔案收集工作高質量開展思考

徐 濤

（綏濱縣人民政府外事辦公室，黑龍江 鶴崗 156200）

1 外事檔案

外事檔案是在外事活動中所形成的歷史資料，是外事活動的歷史憑證和現實憑證。隨著一帶一路建設及全球一體化的新發展態勢，國家之間的合作日益增多，區域經濟合作日益加強，在這個過程中形成了越來越多的外事檔案。充分發揮外事檔案的歷史憑證與現實憑證屬性，更好地記錄歷史和為當前外事工作提供有益的決策參考。外事檔案涉及內容眾多，包括經濟、科研、人才等經濟社會發展的各個領域中的各類資料與憑證，通過對外事檔案中的影音資料、圖片資料、文字資料的有效管理，不單能夠體現外事工作的成效，保存好歷史憑證，同時也能夠為后續開展外事工作提供相應的決策參考文獻和參考數據。在外事檔案管理工作中，應明確以下幾個方面的內容。一是外事檔案的管理崗位與職責設定應當明確。隨著外事活動的增多，外事檔案作為檔案管理工作中的分支，已經獨立成為一項重要的檔案管理內容，這就要求在外事檔案管理工作中設立相應崗位和明確崗位職責，使外事檔案管理工作能夠合法合規的開展。二是外事檔案管理信息化程度應不斷提升，隨著外事活動的增多，相應的檔案資料不斷增加，應依托于現代化的信息技術不斷提升檔案管理的水平，使外事檔案能夠合規、有效、安全的保存和開發利用，更好的服務外事工作。三是外事檔案管理的紀律要求應嚴格。外事檔案與其他普通檔案有著安全性要求更高的特點。因此，外事檔案管理工作中除按照檔案管理法律法規的要求，還應按照外事工作相關規定，設定外事檔案管理制度，使外事檔案管理工作符合外事管理工作規范。

2 外事檔案收集工作高質量開展路徑

新時代外事檔案在區域經濟社會發展中發揮著越來越突出的作用，尤其是對于邊境區域，通過外事檔案的收集、整理、鑒定、保管、開發利用能夠更好地服務相關領域工作。從當前外事檔案收集工作的實際看，努力實現外事檔案收集高質量開展應從收集的范圍、收集的原則、收集的程序、崗位職責的明確等方面進行探索與嘗試。具體言之，一是新時代外事檔案收集的范圍確定。外事檔案是在外事活動中所形成的檔案內容，在外事檔案收集工作中，明確外事檔案的收集范圍是外事檔案收集工作的基礎和前提，在具體工作開展中，應從區域、部門工作的實際出發，制定和明確外事檔案的收集范圍，即不擴大收集范圍，也不能縮小收集的范圍，應按照國家法律法規，結合工作實際盡可能得清晰、精準明確外事檔案的收集范圍。二是新時代外事檔案收集的原則。對于新時代外事檔案收集的原則，各個區域、各個部門應結合自身實際進行確定，一般而言，應包括價值原則、規范準確原則、信息安全等方面的原則，也就是說外事檔案收集應保證外事檔案具有歷史價值與現實價值，并保證檔案收集的規范化、準確化原則，最為重要的是從外事檔案的實際出發，保證外事檔案在收集、保管等全過程的信息安全原則。三是新時代外事檔案收集的程序。外事檔案收集工作是外事檔案管理工作的一項起步工作，也是外事檔案管理的基礎性工作，在具體工作中應從工作實際出發制定檔案收集的程序，以程序的嚴謹保證檔案收集的規范性，通過程序的設定，明確檔案收集的發起、檔案收集的責任人，以及相關的步驟，使外事檔案收集工作能夠符合國家法律法規規范，也能夠符合外事工作的規范，進而保證外事檔案收集工作的合法合規性。四是新時代外事檔案的崗位職責。外事檔案管理工作涉及內容眾多，對于外事檔案管理工作中的每一項工作內容應根據實際情況在具備條件下應設立專門崗位，對尚不具備條件的部門也應明確崗位職責，通過崗位設置和崗位職責的明確確保檔案收集工作不越位、不缺位，真正履行和發揮好外事檔案收集工作的職責，為后續外事檔案編研工作、信息資源開發利用工作等提供有力支持，更好地發揮外事檔案的歷史憑證作用和決策參考作用。

3 外事檔案收集工作建議

外事檔案是新時代外事檔案管理工作的基礎性工作，在外事檔案收集工作中，應從區域、部門外事工作的實際出發，充分學習和掌握新時代檔案管理工作的理論，加強外事檔案收集的業務總結，更好的運用信息技術提升外事檔案收集的效率和實效，使外事檔案管理工作從收集工作做起，起好步、開好頭。對于外事檔案收集工作高質量開展而言，結合工作實踐，本文提出以下三個方面的工作建議。一是新時代外事檔案收集工作應加強新時代檔案管理創新理論的學習。外事檔案是檔案管理工作中的具體工作，在外事檔案管理工作中應加強對于新時代檔案管理創新理論的學習，以理論指導實踐工作，通過創新理論與實踐工作的深度融合，提升外事檔案管理工作的水平和質量，尤其是在外事檔案收集工作中的收集范圍、收集原則等方面的創新理解，對于實踐工作具有更強的指導意義。二是新時代外事檔案收集工作應加強工作總結和業務交流。隨著國內、國外雙循環的新格局構建，外事檔案收集工作與以往相比較具有了新內容、新特點，這就需要外事檔案管理工作人員加強業務總結、業務交流，動態修正、完善外事檔案收集工作的內容、程序、規范，使外事檔案收集工作能夠符合外事管理工作的需求，更好地發揮外事檔案的憑證價值和參考價值，為外事工作提供更加有力的文獻支持。三是新時代外事檔案收集工作應更好的運用信息技術提升外事檔案收集以及管理的全過程。信息技術的發展為檔案管理提供了強有力的技術支持，在外事檔案管理工作中應充分發揮信息技術所帶來的新科技、新成果，將信息技術的最新應用與外事檔案收集及相關工作進行深度的融合，形成外事檔案收集信息技術支撐體系，特別是從外事檔案信息安全的角度出發，更好的保證外事檔案收集及管理全過程的信息安全。